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1、秘书人员工作准则秘书人员工作准则1 秘书资质的条件 对于秘书资质之要求，基本上有下列几点： 必须健康 必须明朗 能随机应变采取措施 是人际关系之润滑油 必须热衷工作2 秘书立场之自觉贯彻助理任务不要脱离权限保守秘密狐假虎威之敌吧！不要失去温柔、亲切的态度3 秘书的职务与形态 附属于小组(team)之秘书 附属于个人之秘书 附属于复数的秘书 附属于部门之秘书 兼任秘书 临时秘书4 理解上司 上司的地位与权限 上司之职务内容 上司之公司内关系 上司之对外关系 上司个人之特性 （经历、性格、特殊技能、兴趣、 嗜好、运动、著作、得奖、社交活动）5 了解本身之性格 诚实（能设身处地、举手投足都是由衷而发
2、吗？） 机智、灵敏（偶发情况，能迅速采取随机应变措施吗？） 积极性（有主动、努力解决问题之意欲吗？） 致密性（即使是细微的事情，也能够建立系统、好好思考、正确地进行吗？） 秘密保持力 （能够注意、不胡言乱语地将自己所得知工作岗位上 的情报向别人诉说吗？协调性（能够不固执自己的判断、行动，也采纳别人之意见吗？）5 了解本身之性格 正确性（自己的判断、行动、措施是否正确？） 创造力（可以主动地采取新的做法与想法吗？） 责任感（可以任重致远、坚持到最后吗？） 明朗（可以开朗地、以微笑待人接物吗？） 计划性 （可以订立计划而实行吗？） 礼仪（能够注意礼节、规范吗？） 修饰边幅（有无予人不快之感的化妆、
3、服饰吗？）6 如何予人好印象 必需健康 过规则正常的生活（饮食、休息、睡眠、过度的运动） 。 保持清洁。 无论何时不要闷闷不乐。 必要时会懂得谋求转换情绪。 注意态度、表情 伸直背脊。 不要失去表情（特别是微笑） 。 注意口臭。 近视的人，面对对方时要注意视线。6 如何予人好印象 留意服饰 服装、发型、化妆等，不要有损公司之形象。 穿着制服时，要整齐地穿好。 不要胡乱追求流行。 注意修饰边幅。 使用温柔的、爽快的说法与言语措词。7 和讨厌的人接触时 研究一下讨厌感的原因 了解其私生活 了解其兴趣、嗜好 试试看缩短心理距离 侧面交往8 学习幽默感 客观地看待自己 学习一般的常识 持有同情心 不要
4、失去微笑9 应该经常放在手边之书籍 国语辞典、英汉（汉英）辞典。 六法全书。 本公司各种历年统计资料。 同业名录、顾客名录。 本公司上下游公司及卫星工厂名录。 有关金融机构名录。 有关英文、中文书信写法之书。 有关邮政、电信的书，国际电信电话之介绍。9 应该经常放在手边之书籍 国内地图、主要道路图、外国旅行导游。 有关婚、丧之书，有关礼仪之书。 电话簿。 电话、地址摘录簿。 情报源、资料源之记载。 来客簿。 上司所参加社团之名簿。10 秘书之工作 上司之时间管理 作成预定表。 调整、确认预定表 上司工作之辅助业务 出差手续、出差后之善后事宜。 外出之送行、出迎。 饮食之照料。 有关贺、喜、丧事
5、宜；赠答、损赠事宜。 会计、经理事务、物品购入、筹措、供应事宜。 集会之准备、营运。 公司内各种联络。10 秘书之工作 文书、资料、情报管理 收发文书之处理。 资料之分类处理。 情报之分析、报告、处理。 文书、资料、情报之处理、追踪、归档。 访问者、电话之接待 访问、会面预约、取消、变更等之操作、联络。 代理会面。 电话之接收、应对。 接待后续工作之记录、报告、处理。 室内之情报整理。 其他业务。11 上司之时间管理 制作几个预定表 每日预定表 每周预定表 每月预定表 全年预定表 经常不断地编入、变更新的预定表。 已成定例之会议与行事，最先记入年间预定表、月间预定表。 制作每周预定表时，把本周
6、四或周五订为目标来调整次周之预定表，并让上司确认。 作每月预定表在上月月底前；每周预定表在上周末前；每日预定表在前一日下班前，变要完成并让上司过目。11 上司之时间管理 制作每月、每周、每日之预定表时，特别是会议或与公司内外之人的面谈，不仅要直接与上司商洽，还必须与其他的高级干部或其秘书连络，决定日程及并记入预定表中。 要确认会议、集会、会面接见之场合，能否使用必要之房间，并决定是否使用。 上司之预定，要与公司内有关之部门连络。 星期日、国定假日之预定也要记入预定表中。 预定表中，经常使用之词语。 突发的、临时的日程要与上司商洽，必要变更、调整时，要提早与各有关部门连络。12 上司出差日程管理
7、 订立出差日程时，应考虑事项： 应办之事为何？ 期间多久？ 何日、何时应到达目的地？何时该出发？ 应选择何种交通工具与路径？ 住宿于何处？ 到达目的地后之日程安排为何？ 要携带何物？（资料、货样、会议记录等） 上司之意见、希望为何？12 上司出差日程管理 作成日程表时之工作： 作成明细之日程表、旅程表。 调查出差规程、旅费规程。 预约并确保交通工具、旅馆。 确认会面及会合之约定。 复检必要携带品。 日程表、旅程表无庸置疑应递交上司及有关单位，而最好上司之家人也发布一份。 准备旅费概算一下出差必要之旅费，事先向经办单位申请并领取现金或旅行支票。 考虑上司之健康状况，不要勉强消化日程。13 上司出
8、差时秘书应注意事项 出差当日 安排车子（视情形，到住宅处迎接） 。 事先确认交通工具。 处理出发前已决裁批准之事、留守中之注意事项等。 记录前来送行之公司、个人名称。 出差中留守中之偶发事件、经过情形等，作成简明记录。留守中若有紧急事态发生，要向出差地连络。上司不在期间，确知谁是担负责任者。无论上司何时回公司，都可立即开始处理公务。13 上司出差时秘书应注意事项 出差后 回公司之前一日就要先确认乘坐交通工具到达时间、航空公司之名称等。 。 将此连络有关单位、安排车辆，必要时间安排机场接室。 回公司后，通知有关单位上司回来消息。 对于紧急事件，马上取得决裁。 提出留守中之报告。 整理带回来的文件
9、、资料。 细算旅费。 发送感谢函。14 贺、吊业务 请贴之制作及送发不可有所失误。 若收到请贴，要与上司商量，尽早决定出席与否， 并写回信。 注意服装，特别留意喜庆或吊丧之场合。 不同场合须注意礼物封面之写法。 担任受礼、招待时 该准备的东西不要疏忽遗漏。 招呼、寒暄、问候、记录、引导等主要的工作，要感觉敏锐，不要弄错失误。 因为要应对接待多人，所以要特别注意不要犯了漏记、错记、弄错金钱与贵重物品等错误。15 捐赠业务 有空的时候，散步到百货公司、专门店等，研究学习一下可成为赠品之商品的种类、品质、价格等。 上司所递交之赠礼对象，将之作为一览表。 把赠与对象一览表分出等级。 对于能配合相称赠礼
10、之种类与目的之物品，日常生活中即要下功夫研究。 了解捐款或赠礼之性质。 捐款必须取得收据。16 物品购入与管理事务 经常用心于事前准备工作上 秘书自己也得决定日期，亲自盘点存货或盘检 作成秘书室关系预算 根据公司之购物制度来实施 执行小批（零星）现金之事务。17 上司参加外部聚会之准备 研究上司之日程预定表，必要的话，也请教上司之意见，连络对方出席与否之回信。 回复邀请函中出缺席之写法 要安排车辆，使能在正确的时间、毫无失误地到达目的地出席。 除了在聚会日之前事先连络准备车辆单位，使用者、时间、目的地等外，当天还得再一次确认。 确认聚会目的与旨趣，若为会议，则确认议会之议题为何？17 上司参加
11、外部聚会之准备 准备携带物品 准备致辞、寒暄语之稿子 秘书随行时因有时聚会当日，秘书须随上司同行做些杂务；此时，除了与有关单位预作连络外，不在时各工作之分配、打来电话之应对要领、来信之处理等，必须交待清楚；而秘书本身之服装要考虑聚会目的，也不可疏忽怠慢。 日后，寄出谢函（或电话致谢） 。18 上司举办聚会之准备 招待函、通知函等最迟要在 2 周前就送抵对方。 如须对方回复来参加或不来参加时，使用回邮明信片，或在信函中附上回信用明信片。 选定场所 预先检查场所当日千万不要有不必要之混乱或琐碎杂事发生19 由上司主办会议之准备招请外人来开会时，必须准备下列事情： 选定会场 制作会议通知函，在开会前
12、二周就要发送并抵达对方，此时，文案中要书写以下事项： 会议名称。 开会时日、预定结束时间。地点（地址、电话号码、简图） 。 议题（目的） 。 是否出席及最迟回函日期。 主办者之联络处。 对于特别希望他出席的人，希望他扮演特别之职务分配的人，要添写这项旨意。19 由上司主办会议之准备 准备资料 作成原稿，得到上司之修庆与承认。 比所需之份数，多准备几份。 准备规约、上次之记录（会议记录） 、参考资料。 议题（目的） 。 作成出席者名单。 通知函里要求出缺席之回复时，根据收到之回复，事前与名单对照一下。 备有餐宴者，邀请函应予交代；必要时，并可在回函中请受邀者注明是否参加。20 会议当中主办者应注
13、意事项不管在公司内、外，会议当日电必须检讨下列项目： 一一检查会议室 会议进行中之注意事项 茶水、点心、午餐（晚餐）之招待。 经常不断地留意扮演一个上司之联络人。 注意换气、照明、噪音、面巾及水壶。 如会议时间较长，于中间休息时，必须添换茶水、烟灰缸及擦拭黑白板。 会议中有电话打来，应以字条记录对方身份、电话号码及通话内容送交受话人，如属紧急要事，则应递字条请示受话人。 不要随便地离席。20 会议当中主办者应注意事项 作会议记录 会议之前，先把前两次，会议记录过目一下。 必要时，取得许可后，使用录音机来录音。 记录时，有不明白的地方，通知主席，再三询问。 赞成者、反对者之姓名也要记录。 会议终
14、了后，应将会议记录送请上司过目确认。 如果不清楚出席者之性名，可以用不会混淆之号码、姓氏、或自己想出的符号等记之，事后再改正过来。21 会议之善后工作 迅速地执行回收工作转告之留言要无误地转达到资料、纪念品、寄存物等，要尽早转交对方或以寄存券交换物品。向出席者表示感谢作会场之善后工作 确认遗失物。 撤去揭示牌。 清理使用器物（烟灰缸、茶杯、水壶） 。 关掉冷暖气、电灯之开关。 与会场人员招呼寒暄。21 会议之善后工作 作成会议记录及其他 若有规定之式样，则按照规定填写。 让上司过目后保管好。 尽快发布出席者与缺席者。 公布后之剩余资料，除了保管起来外，其他的要焚毁。 分析整理问卷调查后提出报告。 整理保管出缺席名单。 向出席者、讲演者、与帮忙的人发出谢函或道谢。 尽早作成会场费、茶点费、杂费、未收取之费用等收支计算书。22 公司内之各种联络 正确地听取传达之内容。 把握要点（5W 1H 法）when（何时） who（何人）where（何处）what（何事）why（何因）how（如何）以不失礼为原则了解上司与公司同仁的人际关系23 转达消息注意事项 不要自以为是 不要昌然判断 不要使上司误会你话中之意 不要离题 不要歪曲 不要有暖味之表现24 来信文书之处理（递交上司前之处理） 了解权限范围 收到时，马上拆开 记人受信簿中（特
