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1、Introduction of Business correspondence Unit One Lecturer：Tang Mengmeng Aims it stresses specificity and accuracy. This distinction does not make business writing superior or inferior to other styles. Rather, it reflects the unique purpose and considerations involved when writing in a business conte
2、xt. When you write a business document, you must assume that your audience has limited time in which to read it and is likely to skim. Your readers have an interest in what you say insofar as it affects their working world. They want to know the “bottom line“: the point you are making about a situat
3、ion or problem and how they should respond. Business writing varies from the conversational style often found in email messages to the more formal, legalistic style found in contracts. A style between these two extremes is appropriate for the majority of memos, emails, and letters. Writing that is t
4、oo formal can alienate readers, and an attempt to be overly casual may come across as insincere or unprofessional. In business writing, as in all writing, you must know your audience. In most cases, the business letter will be the first impression that you make on someone. Though business writing ha
5、s become less formal over time, you should still take great care that your letters content is clear and that you have proofread it carefully. 课程简介课程简介 本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课 程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。 通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电传和 传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种 不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的 具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练 掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表
6、达技能， 培养和提高他们的外贸业务工作能力 本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了 解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何 进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用 付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信 用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有 利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。 学习内容： 本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节 中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业 务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订 单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改 和展期、索赔和解决索赔等。 学习方法： 外贸函电是一门实践操作性很强的课程。也就 是说
7、，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有 理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中 有一定代表性的信函，深入体会何为七个“CS”写 作的基础理论知识，更重要的是通过学习信例，熟 悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、 短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量 的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并 熟练使用的目的。 Unit 1 Business Letter Writing Turn to page 1 Read the four forms of business letter and try to illustrate the differences of them.
8、 Unit 1 Business Letter Writing I. Form 1) Full Block Form 完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字， 包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左 边的空白边缘打起。 2)Modified Block Form with Indented Style 混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平 头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的 混合采用所以称之为混合式。 3)Modified Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签 名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。 4) Simplified For
9、m 简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、 结尾礼词等。 II. Structure 1)信头(letterhead) 2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址 (inside address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词(complimentary) 9）签名(signature) 10）附件 (enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript) 1)Letterhead 外贸商号的信笺，一般都印有信
10、头，包括发信人的 姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有 些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等 姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺 上中央或右上方。 2)Reference and Date 参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号， 为避免混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期注意事项： A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994) B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以 用缩写。 C. 日期最好用基数字。 3)Inside name and Address 受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页 边线写起。
11、封内地址与信封地址写法相同。信内把收信 人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有 二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封 时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。 对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发 现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入 信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函 分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材) 4)Attention Line 如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经 办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或 Attention of 例1 Richard Thomas & Baldwi
12、ns Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 5)The Salutation 这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内 地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称 呼语有： Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx 称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来 信中Gentlemen后用冒号： 6)Subject Lin
13、e or Caption Line 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置， 事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或 合同号等即可。 7)Body of the Letter 这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头 有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上 是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查 号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了 然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信 也可以利用开头语作必要的自我介绍。 在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一 般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，
14、如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明 等。另起一段。如 We hope to receive your early reply. 8)Complimentary Close 结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应， 后面加逗号。如： Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours, Gentlemen: Truly yours,or Yours trully, Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours, 9)The Signature 结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须
15、由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的 姓名、职位，可以打字注明。例见教材 外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该 信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。 10)Enclosure 如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附 件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如 下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 11)The Carbon Copy Notation 如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道 已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明 “CC to xxx” o
16、r “CC xxx” 12)Postscript 信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末 加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔 签名(本人姓名的第一个字母)。 III.Writing Principles of business Letters 7 “C” 1) Courtesy 礼貌礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 2) Consideration 体谅体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。 3) Completeness 完整完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信 应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。 4) Clarity 清楚清楚 意思表达明确，要
