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1、 城 建 档 案 专 版 !赵 康如 何 做 好 城 建 档 案 整 理 工 作城市建设档案在城市规划、建设、管理中产生，记载 了城市建设活动状况和城市发展的历史， 是城市建设经验 的 积 累 ， 是 城 市 规 划 工 作 的 基 础 ， 是 城 市 建 设 管 理 工 作 、 防灾减灾和灾后恢复重建工作的重要依据， 是城市科学研 究的重要资源。 而城建档案整理工作， 是城建档案业务基 础建设的中心环节。 通过科学的整编工作， 使收集的城建 档案达到条理化、 系统化， 为城建档案的保管和利用创造 有利条件，为城市建设各项活动提供有效的服务和利用。一、城建档案整理工作的原则城建档案整理工作的基
2、本原则是： 遵循城建档案的自 然形成规律， 保持城建文件材料之间的有机联系和档案材 料的成套性，按照同一保管期限固定城建档案案卷的顺序， 做到有利于城建档案的保管和利用。二、城建档案整理工作的内容城建 档 案 整 理 工 作 一 般 分 为 两 个 阶 段 ， 一 是 归 档 前 的 立 卷 整 理 工 作 ， 二 是 归 档 后 对 案 卷 的 分 类 、 排 列 编 目 工 作 。 立 卷 工 作 主 要 由 城 建 文 件 材 料 的 形 成 单 位 负 责 ， 分 类 编 目 工 作 由 城 建 档 案 馆 （ 室 ） 负 责 完 成 。 整 理 与 编 目 是 城 建 档 案 整 个
3、 整 理 工 作 相 互 联 系 、 不 可 缺 少 的 两 个 方 面 。 整 理 工 作 ， 是 对 城 建 档 案 进 行 合 理 分 类 ， 有 序 排 列 ， 使 之 条 理 化 和 系 统 化 ， 充 分 反 映 城 建 档 案 的 自 然 形 成 规 律 ， 保 持 城 建 档 案 内 在 的 有 机 联 系 。 组 成 一 组 具 有 有 机 联 系 价 值 大 体 相 同 的 城 建 文 件 材 料 组 合 体 ， 形 成 以 卷 、 册 、 袋 、 盒 等 为 城 建 档 案 管 理 的 最 基 本 单 位 保 管单位 （ 案 卷 ） 。组织保管单位， 就是将一组有机联系价
4、值大体相同的 城 建 文 件 材 料 以 卷 、 册 、 袋 、 盒 等 不 同 形 式 组 织 在 一 起 ， 称之为组卷式立卷。（一）组织保管单位方法城建文件材料组成保管单位， 应根据城建文件材料的 种内容，选择比较适宜的方法。通常有以下方法： !“按结构组织保管单位。 单项建 筑 工 程 ， 一 般 都 按 不 同部位或专业结构组卷。#“按专业性质组织保管单位， 即把 同 一 专 业 的 城 建 文件材料组成一卷或数卷。$“按生产工序组织保管单位， 就 是 把 同 一 生 产 工 序 或 同一工作过程的城建文件材料组成一卷或数卷。%“按问题或专题组织保管单位 ， 即 把 涉 及 同 一
5、问 题 的 城建文件材料组成一卷或数卷。&“按时间组织保管单位， 把针 对 同 一 时 间 的 城 建 文 件 材料组成一卷或数卷。 “按文件名称组织保管单位， 就 是 把 同 一 名 称 的 城 建 文件材料组成一卷或数卷。 (“按地区组织保管单位， 就 是 把 涉 及 同 一 地 区 ， 某 一 方面的城建文件材料组成一卷或数卷。 )“按作者组织保管单位， 就是 将 同 一 作 者 的 全 部 或 部 分城建文件材料组成一卷或数卷。究竟选用哪种方法， 要从城建档案材料的内容， 特点 等实际出发，去正确地选择和运用。（二）组卷要求组卷要求，即组织保管单位，应符合以下要求： !“一个保管单位必
6、须是一组有机联系的城建文件材料， 并保持它的完整和系统。#“不同价值和密级的城建文件 材 料 ， 应 在 保 持 有 机 联 系的原则下分别组成保管单位。$“一个保管单位内的文件材料 ， 必 须 属 于 已 制 定 的 城 建档案分类大纲中同一小类的城建档案材料。%“保管单位内的城建文件材 料 必 须 齐 全 、 完 整 、 准 确 地反映城市规划、 建设、 管理等活动的真实内容。 而且有 完备的签章手续。卷内文件材料书写字迹工整、图样整洁、 线条清晰。&“保管单位内城建文件材料的制 作 和 书 写 材 料 必 须 益 于长期保存。 “移交进城建档案馆 （ 室）的文件材料应为原件。 (“保管单
7、位应便于保管和利用，并应装订整齐。 （三）案卷内城建文件材料的排列城建文件材料划分成保管单位后， 将保管单位内的全 部文件、图纸材料进行顺序排列、以固定其位置。 !“科研课题文件材料按形成时间排列， 即按准备阶段、 科研阶段、 总结鉴定阶段、 成果申报奖励和推广应用阶段 “云南档案! !“# 年第 # 期城 建 档 案 专 版 等排列。 !“建设工程文件材料大体按基本建设程序依次排列，即 综合依据性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。#“建筑工程竣工图按建筑 、 结 构 、 水 、 电 、 气 等 顺 序 排列。$“设备文件材料按依据性材料 ， 设 备 开 箱 验 收 ， 随 机 图样、
8、 设备安装调试、 设备运转、 维修等排列， 随机图样 也可以单独组卷。%“城建管理性文件材料按问题 、 时 间 顺 序 、 地 区 或 重 要程度排列。&“图样材料的排列， 如果有目录 或 明 细 表 的 就 按 其 顺 序排列； 如果没有目录就根据图样所反映的对象在结构上 的隶属关系或工作程序上的衔接关系排列。 “文字材料的排列， 可以按照文 件 材 料 的 重 要 程 度 排 列， 也可以按时间的先后顺序排列。 密不可分的文件材料 应排列在一起。 即批复、 批示在前， 请示、 报告在后； 正 件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 (“文图混合的排列， 应将文字 材 料 加 内 封 画 、
9、 封 底 进 行装订， 图纸装袋后一同装入卷壳； 如果文字材料只是对 图样的补充或说明的，而且图纸大小为)$的就可将文字材 料和图纸混合排列。（四）案卷的编目城 建 文 件 材 料 组 成 保 管 单 位 ， 卷 内 文 件 材 料 排 列 后 ， 就要进行编目， 以固定卷内文件的次序， 提示卷内文件材 料内容，便于管理和利用。*“编页号。就是给案卷卷内每一页城建文件材料编号。 页号一律用阿拉伯数字， 每卷页号从 “*” 开始累计标注， 卷与卷之间页号不能连续； 页号编写在右上角， 背面编在 左上角有书写内容的城建文件材料才编写页号，案卷封面、 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 !“案卷封面的
10、编制。 案卷封面可 采 用 外 封 面 和 内 封 面 两种形式。 外封面印在卷壳的正面， 内封面排列在卷内目 录之前。案卷封面的构成，包括档号、档案馆号、缩微号、 案卷题名、 保管期限、 密级、 编制单位、 编制日期、 移交 单位、移交日期、移交号。档号：就是档案号。填写档案的分类号和案卷顺序号。 档案馆号：填写国家给定的档案馆的编号。案卷题名： 即案卷名称。 案卷名称应简明、 准确地揭 示卷内城建文件材料的内容， 在结构上一般是由三个部分 组成。 第一部分， 城建档案记录和反映对象的名称； 第二 部分， 卷内文件材料针对部分的内容； 第三部分， 卷内文 件材料的名称。保管期限： 依据城建档
11、案密级划分规定， 确定案卷的 密级。编制单位： 填写案卷内城建文件材料的形成单位或主 要责任者。注意要填写单位全称。编制日期：填写案卷内城建文件材料形成的起止日期。 注意日期一律用阿拉伯数字，并要书写完整。如*+“+“!,。#“卷内目录的编制卷内目录是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录。 主 要 项 目 有 序 号 、 文 件 编 号 、 文 件 材 料 题 名 、 编 制 日 期 、 页次、 备注等， 卷内目录排列在案卷内封面之后， 卷内文 件材料的前面。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 “*”依 次 标注。文件编号： 填写城建文件材料的文号或图号。 注意书 写完整。文件材料题名：填
12、写城建文件材料标题的全称。责任人： 填写城建文件材料的直接形成的单位或主要 责任者。起止页号： 填写某一文件材料或图纸所在卷内的首页 页号和尾页页号，用阿拉伯数字标注。如*%-!,。$“卷内备考表的编制卷内备考表是用以记载和说明归档前、 后案卷内文件 材料基本情况的表格。 主要内容有总页数、 立卷单位对本 案卷完整、 准确情况的说明、 立卷人、 审核人、 接收单位 意见、 以及日后变更情况记载等。 卷内备考中接收单位的 意见和变更情况记载， 由接收档案的档案馆 （ 室 ） 人员负 责填写， 其它栏目由立档单位人员填写、 签字。 卷内备考 表排列在卷内城建文件材料的尾页之后。%“案卷脊背的编制
13、为了便于城建档案的管理和利用， 在案卷脊背上把案 卷 名 称 、 档 案 号 、 编 制 时 间 、 保 管 期 限 等 内 容 标 注 出 来 。 一般的方法可以直接在案卷脊背上标注， 也可以采用统一 印制的脊背标签， 把要标注的内容先填写好以后， 再将标 签粘贴于案卷脊背上。&“案卷装订要求城建档案案卷采用装订与不装订两种形式。 一般进入 城建档案馆 （ 室 ） 的案卷采用装订形式为宜。 不管装订与 否， 案卷内不同幅面的文件材料要折叠整理成!+.!*,/（)$纸 ） 的 统 一 幅 面 ， 且 必 须 除 去 文 件 材 料 上 的 金 属 物 ，图纸采用手风琴式方法折叠，图标外露。装订时应加垫条， 采用白线绳三孔一线左侧装订，线结扎在后面以达到整齐、 美观、牢固，便于保管和利用的目的。 “卷壳、表格的规格及其制成材质的要求城建档案案卷皮一般采用盒的形式。 盒式卷壳的外表 尺寸皆为#*,.!,/， 厚 度!,-%,/， 采 用 无 酸 黄 纸 板 制 作，封面和脊背统一印 “ 城建档案”字样。案卷内封面、封底采用无酸黄卡纸制作卷 内 目 录 、 卷 内 备 考 表 用,-(,0的 白 色 书 写 纸 制 作 ， 其规格为!+.!*,/。 !作者单位：云南省城镇档案工作办公室）云南档案 !“# 年第 # 期 !#
