《太阳能光伏产业基建项目文件立卷归档管理办法》由会员分享，可在线阅读，更多相关《太阳能光伏产业基建项目文件立卷归档管理办法（47页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、汉能集团管理制度太太阳阳能能光光伏伏产产业业项项目目文文件件立立卷卷归归档档管管理理办办法法制度代码版本实施日期主编单位批准人HNKG-ZD-(XZ-03)-04V22010 年 12 月 16 日行政管理中心李河君说明：目目 录录第一章 总 则 .1第二章 主要内容与适用范围 .1第三章 项目档案管理 .1第四章 项目文件收集、整理、编制的主要职责 .2第五章 项目各阶段文件资料收集归档范围 .3第六章 项目档案的质量要求 .3第七章 项目文件整理立卷 .6第八章 归档 .9第九章 项目档案的移交 .10第十章 档案管理 .10附件 1：建设工程档案归档审签单及附表 .12附件 2：太阳能光
2、伏产业档案分类及档号编制原则 .14附件 3：太阳能光伏产业档案分类归档范围保管期限参照表 .19汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法 （HNKG-ZD-(XZ-03)-04） V21第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为了保证集团太阳能光伏产业档案的完整、准确、系统性，使档案管理工作规范化，根据国家颁布的有关档案整理、编制规范规则，结合集团太阳能光伏产业项目建设的具体情况，特制订本办法。第二条第二条 项目文件是指项目决策、研发到建成投产、销售全过程形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对工程建设项目进行管理、验收及运行、维护
3、、改造等的重要依据。第三条第三条 各项目公司作为项目业主单位，负责组织、协调、指导、检查和验收各参建单位项目文件编制及立卷归档工作。监理单位负责指导、审查和验收参加工程项目施工单位的项目文件编制和归档工作。第四条第四条 项目公司在重大项目招标及与勘察、设计、施工、监理、质量监督、调试等单位签订协议、合同时，需设置具体条款明确要求承接（包）单位向业主单位及时提交合格的档案资料，明确规定有关资料及工程文件（含竣工图及其它特殊载体）的套数、质量、费用、移交时间等。第二章第二章 主要内容与适用范围主要内容与适用范围第五条第五条 引用标准：档案分类标引规则（GB/T15418-1994） ，科学技术档案
4、案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000） ，建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001），国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002） 。第六条第六条 本办法重点规定了集团太阳能光伏产业基建项目文件及竣工文件的编制及整理归档的要求和方法。第七条第七条 本办法适用于汉能集团太阳能光伏产业项目文件的收集、整理及归档管理。第三章第三章 项目档案管理项目档案管理第八条第八条 项目档案采用以项目为单元的管理办法。各项目公司负责人必须把汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法 （HNKG-ZD-(XZ-03)-04） V22档案工作列入项目工作计划
5、，明确该项目的档案责任人，采取有效措施，开展档案工作。项目公司档案室负责集中统一管理有关工程建设的全部档案，其中的机要档案专人专柜管理。项目公司基建职能部门和档案室对各现场建设单位档案工作履行监督、检查、指导职责。第九条第九条 项目档案管理是项目管理的重要组成部分。在检查工作进度、工程质量与年度考核时，要同时检查项目档案的收集、编制、归案情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，同时验收应归档文件材料的完整程度和编制质量。第十条第十条 参建各单位应按承包合同，国家、行业现行规程、规范规定以及汉能集团档案管理相关规定提交合格的档案资料，凡未向公司提交完整、
6、真实、系统的档案资料（或不符合档案管理规定）的工程（项目） ，不能通过验收。没有公司档案室签字不能结算最后一笔进度款和进行合同清算。第十一条第十一条 为保证工程建设项目档案的完整性、系统性和准确性，监理单位应按国家、行业现行规程、规范规定以及汉能集团档案管理相关规定制订相应的档案工作监理细则，交公司总工会同有关部门审批后，作为档案监理工作的检查依据。第十二条第十二条 声像档案是纸制载体档案的必要补充,参建单位和项目公司应指定专人，负责各自按合同和相关规定要求应提供的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段
7、、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。第四章第四章 项目文件收集、整理、编制的主要职责项目文件收集、整理、编制的主要职责第十三条第十三条 光伏项目公司：负责基本建设项目前期立项和设计文件的收集归档；负责设备、工艺、涉外和竣工、验收文件的收集、编制；负责工程管理文件收集、编制；负责工程咨询文件的收集、编制；负责审查和接收全部工程档案；负责项目科研、生产、销售各阶段文件的收集、整理、编制工作。第十四条第十四条 集团总部各相关部门：在职能范围内获取、收集的项目相关资料应定期移交档案管理部，由档案管理部进行集中整理、编制。汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法 （HNKG-Z
8、D-(XZ-03)-04） V23第十五条第十五条 设计单位：负责按合同提交工程各阶段完整的勘测设计文件，以及按规定提交各验收阶段、各专题验收的文件和设计报告。第十六条第十六条 施工单位（含设备安装单位）：负责按合同和现行规范要求收集、编制、整理、提交全部施工文件、竣工文件（含竣工图） 。施工单位应在完工后按规定将自检合格的档案资料交监理工程师审查并签署意见（凡项目实行总承包的，由总承包单位负责其分包项目全部文件的汇编、整理，并提交总包单位档案汇总） ，审查合格的档案移交公司档案室。第十七条第十七条 监理单位：应在工程开工前建立监理档案资料管理制度，指定专人在工程进行中收集、整理、编制，按相关
9、规定提交工程监理档案文件、各验收阶段验收专题监理报告；负责督促、检查施工单位工程资料的收集、整编，对施工（安装、制造）单位移交档案的编制形式、资料准确性、完整性进行审查并签署意见，提交光伏公司总工会同相关部门复审合格后移交公司档案室归档保存。第十八条第十八条 质量监督单位（部门）：按国家、主管部门规定和质量监督合同规定提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件，各验收阶段的工程质量评价文件。质监文件由光伏公司收集归档。第十九条第十九条 调试单位（由安装单位承担调试工作的由安装单位负责）：按合同或主管部门现行规范规定负责收集、整理、编制、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的各
10、种记录、各种实验报告、设备缺陷处理记录、质量等级评价表、设计变更资料、调试工作总结，并按规定向光伏公司提交完整的调试档案。第五章第五章 项目各阶段文件资料收集归档范围项目各阶段文件资料收集归档范围第二十条第二十条 凡是反映与工程、项目有关具有查考价值的各种载体的文件材料（含图纸、照片、录音、磁盘、光盘等） ，都应收集齐全归入项目档案。归档范围参照国家有关规定由集团统一制定，各项目公司按汉能集团太阳能光伏产业项目文件归档范围收集归档，但不限于此范围。汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法 （HNKG-ZD-(XZ-03)-04） V24第六章第六章 项目档案的质量要求项目档案的
11、质量要求第二十一条第二十一条 项目档案质量是衡量工程建设与管理工作质量的重要内容，必须将其纳入工程质量管理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。 第二十二条第二十二条 项目档案整理质量必须符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求 （GB/T 11822-2000）的质量要求，财务档案整理质量应符合会计档案管理办法 （财会199832 号）的要求，照片档案整理质量应符合照片档案管理规范 （GB/T 11821-2002）的要求，电子档案应符合电子文件归档与管理规范 （GB/T 188942002）的要求。具体应做到：（一）档案材料必须完整、准确、系统，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续
12、完备。（二）工程档案应为原件，如有特殊原因原件份数不够或不能作用原件的，应在复印件或抄件上盖章并注明原件存放处。（三）永久、长期保存的文件材料不得用易褪色的书写材料（圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）书写、修改、绘制（包括拟写、补充及注释和签名） ；如有不耐久字迹的文件材料，需复印附在原件后再存档。（四）复印、打印文件材料及照片字迹、线条和影像要清晰。（五）录音、录像、照片文件材料应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。（六）电子文件材料应以光盘为长期介质。（七）案卷装订要整齐牢固。第二十三条第二十三条 竣工文件是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、系统、修改规范、签字手续
13、完备。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核，监理单位要对所监工程竣工资料进行认真审查并签署意见。施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件（单独立卷） ，对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上，要按规定及时编制好竣工图。竣工图应按以下要求编制：（一）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目文件立卷归档管理办法 （HNKG-ZD-(XZ-03)-04） V25（二）与施工图有关的设计更改，现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，集中放在案卷最后。（三）凡按一般性图纸变更及符合杠改或划改（文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制）要求的变更，可在原图上修改（必须是新蓝图） ，在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号，无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明，并加盖签署竣工图章。（四）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过 1/3 的，应重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，并在说
