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1、共 11 页 第 1 页公司销售环节中的财务管理制度公司销售环节中的财务管理制度1 总则总则为了加强公司销售产品的实物管理，加速应收货款的回收，提高资金周转效率，确保公司资产的安全完整，特制订本制度。2 销售业务员收款处理程序销售业务员收款处理程序2.1 销售业务员从客户收取的货款，必须以最快速度交给公司销售部门，从客户收取的现金货款，要就近选择银行或邮局汇入公司，不得以任何理由截留、挪用、坐支。2.2 每一个销售业务员要序时逐笔填报收款日报表。日报表内容：销售业务员姓名、收款日期、客户名称、收款金额、收款方式（现金、支票、汇票、银行承兑汇票） 、证明人签字（对方客户或销售点其他销售人员） 、
2、收款交给公司日期、以何种方式交给公司（直接交款、银行汇出、邮局汇出、由何人转交）等。从银行、邮局汇出的回执要序时贴在收款月报表上作附件，以便查证。“销售业务员收款日报表”见附表（一） 。2.3 对于从客户处取得现金、银行汇票的日期与交（寄）回公司之间有较长间隔时间的（特别是现金收入） ，销售业务员要陈述原因，并由其他销售人员或销售点负责人证明，否则作为不正当挪用资金处理。2.4 收款报表统计时间为当月 26 日至次月 25 止，于每季度 30 日前交（寄）回（以邮戳为准）公司销售部门财务科。 （由销售业务员填报经销售点负责人审核签字后） 。2.5 销售部门财务科要采取对帐、发函求证等方式与客户
3、取得联系，证实销售业务员收款金额、日期与本人所述无误。每月抽查笔数的比例不得低于10%，公司财务部门对销售部门财务科此项工作负有监督检查职责，并据此作为对销售部门财务科核算员业绩考评内容。2.6 各销售点、办事处对收到的销售货款及发生的支出要严格执行收支两条线的规定。各项收入应及时交公司入帐，各类支出按公司规定的审批权限办理手续，不得以任何理由截留、挪用，以收抵支。一经发现，经办人员和销售点负责人承担全部责任（具体办法由销售部门制订） 。共 11 页 第 2 页2.7 公司审计部门应将检查上述收款规定的执行情况，作为审计工作的重要内容予以反映。3 票据管理票据管理3.1 销售业务员从客户手中收
4、取的财务票据指：支票、汇票、银行承兑汇票。为保证票据的真实可靠，并能够及时入帐，必须注意以下几个方面：3.1.1 支票签发日期必须大写，付款期限为 10 天。3.1.2 汇票收款人名称书写正确无误。3.1.3 银行承兑汇票签发日期、单位名称、帐号等不得更改。票面必须盖有出票人的印章、承兑银行的汇票专用章及经办人盖章。银行承兑汇票的付款期限最长不得超过 6 个月。另外，农业银行的汇票专用章应为钢印，并且票据要加编密押密码。四川省农业银行签发的银行承兑汇票只限四川省内通用。3.1.4 以背书转让的票据，背书应当连续，背书栏不敷背书的，可以使用统一格式的粘连单，粘附于票据的粘接处。粘连单上的第一记载
5、人应当在票据和粘连单的粘接处盖章。3.1.5 票据出票人在票面记载“不得转让”字样的，票据不得转让，因此，公司在收到第一收款人转让的盖有“不得转让”字样的票据或者“限在其他省内背书转让”的票据，我公司不应受理。3.2 发票、运单、三包索赔单的传递。3.2.1 凡有我公司常驻人员的客户单位，其发票、运单由销售部门财务科、业务科直接寄给我公司常驻人员，我公司常驻人员收到发票、运单后，登记后请对方有关人员签收，签收依据请我公司常驻人员妥善保管，待年未、或离任时交销售部门财务科保管。其所发生的三包、质量索赔单由我公司常驻人员统一签收，并交给销售部门技术服务科，由技术服务科落实专人登记备查帐。3.2.2
6、 凡无我公司常驻人员的客户单位，由办事处、分公司负责人通知，由销售部门财务科、业务科将发票、运单指定寄给我公司销售人员或直接寄给客户，登记后请对方有关人员签收依据请我公司常驻人员妥善保管，待年末、或离任时交销售部门财务科保管。其所发生的三包、质量索赔单由我公司办事处、分公司统一签收，并交给销售部门技术服务科，或通知业务单位寄给销售部技术服务科，由技术服务科落实专人登记备查帐。共 11 页 第 3 页3.2.3 发票、运单、三包索赔单备查帐要素：发票、运单、三包索赔单号码、时间、金额、签收人。签收人因常驻在外，可以补签，该帐本年底要落实清理，由销售部门财务领导签注核实意见。4 应收帐款管理应收帐
7、款管理4.1 客户信用等级管理。各销售点对授权范围内的应收帐款要建立“客户信用等级”管理制度，具体要求：4.1.1 每一个销售业务员在收款的同时，要随时了解客户的经营状况及信用变化，并根据所了解的客户情况，提出对客户应采取的收帐政策，要求每季度一次，对所负责的客户填报“客户信用分析表” ，内容：客户名称、经营状况（从好到差依此列入 A、B、C、D 四类） 、建议收帐政策（正常发货、控制发货、款到发货、折价收款、折价比例）等。“客户信用分析表”见附表（二） 。4.1.2 销售点负责人要对各业务员作出的“客户信用分析”作出汇总，认真研究并提出主观意见。于每季 5 日前将上一季度销售点作出的“客户信
8、用汇总表”和销售业务员作的“客户信用汇总表”返回公司销售部门财务科。“客户信用汇总表”见附表（三） 。4.1.3 销售部门对销售业务员及销售点负责人所进行的客户信用分析及措施建议要定期研究，并作出书面明确答复，以便销售业务员采取相应的收款政策。4.1.4 销售部门财务科应对上述信息以客户为单位建立微机档案管理。4.1.5 财务部门对此项客户信用档案跟踪管理工作负有监督检查职责，并据此作为对销售部门财务科核算员业绩考评内容。4.1.6 销售业务员要在公司销售部门的授权范围内进行应收款的赊销，超过规定赊销的最高限额造成公司损失的，由销售业务员赔偿损失。4.1.7 销售点负责人和销售部门责任人员同样
9、要对应收帐款的风险管理高度重视，由于判断失误、工作不细致造成公司损失的，按责任大小赔偿。4.2 应收帐款定期确认工作。4.2.1 应收帐款要定期与客户对帐，取得客户的认可。应收帐款的对帐职能属于销售部门财务科，根据工作需要，可以建议财务部门组织力量协助对帐。4.2.2. 对帐可以采取以下方式：共 11 页 第 4 页4.2.2.1 发函。将截止某一时点上我公司应收帐款余额通过邮局寄至对方，请对方盖章（财务章或公章）确认，邮戳日期作为原始依据，由销售部门财务科专人妥善保管。4.2.2.2 将对帐单交于销售业务员，请客户确认。4.2.2.3 邀请客户来公司对帐。 （根据需要，经过批准可以承诺差旅费
10、由我公司承担）4.2.2.4 财务人员定期上门对帐。通过以上方式，对每一个客户欠款余额均应取得书面确认证明。4.2.3 下列情况必须及时组织人员上门对帐：4.2.3.1 从客户最后一笔收款业务起，2 年内未取得客户的确认证明。4.2.3.2 通过邮局寄出的对帐单已由邮局退回，客户未收到。4.2.3.3 双方帐面余额有较大出入。4.2.4 对帐单内容：截止某一时点我公司帐面余额、客户帐面余额、双方差额，未达帐原因（逐笔陈述） ，对未达帐因素调整后我公司余额、客户余额、双方对帐人员签名、对帐日期、双方盖章（财务章或公章） 。如果经未达帐调整后，双方余额仍有较大出入的，则表明本次对帐工作未结束，仍要
11、继续查找原因，直至对平或差额较小为止。“对帐单”见附表（四） 。4.2.5 每次对帐结束，对帐人员要提供书面报告，向销售部门领导报告需要协调处理的问题，同时向财务部门报告需要作调帐处理的会计事项，使销售环节和财务环节问题处理完毕。4.2.6 销售部门财务科对对帐单及确认结果的原始依据要建立档案妥善保管，同时，将历次对帐情况、差额情况、事后处理情况都列入客户档案进行微机管理。4.2.7 通过各种方式取得客户的书面对帐证明是销售部门财务科核算员的重要工作。对由于工作失误，在 2 年之内未对帐而超过法律时效给公司造成经济损失的，销售部门财务人员要作出赔偿。财务部门对销售部门财务科对帐工作负有指导、监
12、督职责，由于工作不力，造成的失误，由财务部门责任人负连带责任。4.3 呆帐管理。4.3.1 列入呆帐管理的标准：共 11 页 第 5 页4.3.1.1 二年以上无往来。4.3.1.2 客户经营状况不好，已产生财务危机。4.3.2 列入呆帐的客户要重点加强管理，责任到人，措施到位，销售部要对列入呆帐的资产提出年度内资产管理与奖惩考核措施，待公司领导批准后实施。4.3.3 销售部门应落实专人，每季度对呆滞资产的清理情况进行分析研究相应的措施并作出书面报告。4.3.4 各销售业务员除了一个季度一次对客户状况作出书面分析报告外，对可能出现的收款风险要及时报告，书面填写“有风险应收帐款报告书” ，详细陈
13、述客户情况，并附有关资料。否则，此类应收帐款因未及时掌握情况、未采取措施而成为呆帐或死帐时，销售业务员要承担赔偿责任。4.4 坏帐管理。4.4.1 坏帐确认的条件：4.4.1.1 由于债务单位破产、撤销或债务人死亡，依照法律清偿后确实无法收回的应收帐款。4.4.1.2 债务人逾期未履行清偿义务，超过三年仍不能收回的应收帐款。4.4.1.3 债务人发生长期性财务困难，毫无转机，事实上无能力清偿债务的。4.4.2 坏帐核销由销售部门提出书面报告，内容：单位名称、欠款金额、最后一笔业务发生的时间、坏帐形成的原因、对帐情况及对帐人员、对方态度、历次催讨情况及经办人和责任人、经办人失误应承担的经济责任。
14、“坏帐核销审批表”见附表（五） 。4.4.3 书面报告由销售部门负责人签字后交财务审核，单笔金额在 20 万元以下的，由分管销售和财务的副总经理会签后核销，20 万元以上的由总经理批准核销。4.4.4 对于核销后的应收帐款公司仍保留债权，因此销售部财务科要指定专人建立辅助台帐，对于核销后仍收回的应收款项，作增加公司利润处理，同时，对催回该款项的销售业务员另行奖励。4.5 贴息转车损失审批及管理。4.5.1 在应收帐款回笼中所发生的转车业务、贴息业务，如果要公司承担损失的，经办人必须事前请示报告，事后审核批准后方能给予报帐。共 11 页 第 6 页4.5.2 贴息损失核定年度总额指标后，由销售部
15、门严格控制。 4.5.3 在控制指标内的贴息损失，事先经销售部门负责人同意，销售业务员方可操作。4.5.4 贴息损失事后作财务核销应收帐款处理时，应逐笔经公司分管销售领导审批，财务方能核销相应帐务。 4.5.5 下列情况的贴息损失要事先经分管销售和财务的副总经理同意（有争议时，由总经理决定） ，销售业务员方可操作：4.5.5.1 客户首次提出贴息要求的。4.5.5.2 同一客户贴息比例大于以往比例的。4.5.5.3 大额的贴息转帐回笼（转帐 1000 万元以上的） 。4.5.5.4 本条事项作财务核销应收帐款时，应同时经分管销售和财务的领导审批。 4.5.6 对于贴息业务，销售部门要指定专人登
16、帐，月底编制汇总报表交财务部门审查核对。报表内容如下：日期、从何单位转进贴息、核销应收帐款金额、承担贴息金额、贴息比例、收进的现金或其他票据形式、经办人、销售部门负责人意见、财务审核意见、公司领导意见。“贴息审批表”见附表（六） 。4.5.7 对于转车业务中需要核销的费用和损失，并入贴息指标一并控制、考核。核销的事前、事后审批手续视同贴息损失处理。4.5.8 转车业务销售部门同样要指定专人建立台帐，月底编制汇总报表交财务部门审查核对。报表内容如下：从何单位转进实物、实物名称及数量、单价及总额、转给何单位、损失的费用、经办人、销售部门负责人意见、财务审核意见、公司领导意见。“转车损失审批表”见附表（七） 。4.6 退货实物管理及财务处理4.6.1 由于客户经营状况不好或质量等原因我公司同意收回的退货产品（主机厂改型等正常的返修除外） ，单独设立“退货产品库”管理与核算，其性质属于公司一级仓库。4.6.2 该库产品的产权属于我公司，管理职能及费用支出由销售部门归口。实物退回公司时，由销售部门负责清点实物，提供实物明细清单(包括缺件清单)，质量部门负责清单确认及费
