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1、中国 3000 万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区文件控制程序修订修订 日期日期修订修订 单号单号修订内容摘要修订内容摘要页次页次 版次版次修订修订审核审核批准批准2011/03/302011/03/30/ /系统文件新制定系统文件新制定4 4A/0A/0/ / / /批准：批准：审核：审核：编制：编制：中国 3000 万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区文件控制程序1 目的 对与组织食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 范围适用于与食品安全管理体系有关的文件控制。 3 职责 31 总经理负责批准
2、发布食品安全管理手册。32 办公室负责相关文件的编制、使用和保管。33 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。34 办公室负责有关的文件的收集、整理和归档等。4 程序 41 文件分类及保管411 食品安全管理手册(包含了所有过程控制的程序文件)，由办公室保存。412 公司第二级食品安全管理体系文件分为两类：a)部门工作手册，作为各部门运行食品安全管理体系的常用实施细则：包括管理标准 (部门管理制度等)；工作标准(岗位责任和任职要求等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门食品安全管理记录文件等，由各相关部门自行保存。b)其他食品安全管理文件：是针对特定产品、
3、产品或合同编制的食品安全管理计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式，由各相应的部门保存、使用。413 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与食品安全管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。 42 文件的编号421 食品安全管理体系文件的编号 a)食品安全管理手册：公司名称代号食品安全管理手册代号编制年份版本号中国 3000 万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区WM-FSMM-2006-01，表示公司食品安全管理手册 2006 年第 l 版文件。b)程序文件编号：食品安全管理程序文件代号-顺序号FS
4、MP-c)食品安全管理记录：食品安全管理记录代号部门代号记录编号FSR-d)GMP 文件编号：食品安全管理体系良好操作规范代号编制年份版本号；FSMS-GMP-2006-01e)SSOP 文件编号：食品安全管理体系卫生标准操作程序代号编制年份版本号；FSMS-SSOP-2006-01相关程序文件编号：食品安全管理体系卫生标准操作程序代号顺序号；FSMS-SSOP-f)HACCP 计划编号： 食品安全管理体系危害分析与关键控制点计划代号编制年份版本号；FSMS-HACCP-2006-01g)各部门其他食品安全管理文件：部门代号一文件顺序号一年号；422 各部门代号规定如下：业务部：YW，品管部：
5、PG，办公室：BG，生产部：SC，采购部：CG，财务部：CW43 文件的编写、审核、批准、发放431 食品安全管理手册（含相关程序及 GMP 文件、SSOP 文件、HACCP 计划）由办公室负责组织编写，食品安全小组组长审核，总经理审批，办公室负责登记、发放。432 各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，食品安全小组长审批，办公室负责登记、发放。433 文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录 。中国 3000 万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区44 文件的受控状况本
6、组织食品安全管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与食品安全管理体系运行紧密相关的文件为受控，受控文件必须加盖表明受控状态的印章，并注明分发号。45 文件的更改与换版451 更改文件由该文件产生部门填写文件更改申请单说明更改理由，必要时还应附文件更改的依据，以原文件审批人审批，由该部门实施更改，并到文件存档部门备案。452 更改文件应注明更改标记和更改时间，按原发放范围发放，同时收回作废旧文件。453 文件少量更改可采取划改或换页的方式，文件经多次更改或文件进行了大幅修改应换版，原版文件作废，换发新版本。46 文件的发放461 各部门文件管理人员按签发范围发放文件，文件领用人须在文件发
7、放、回收记录上签名。462 公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，并形成受控文件清单 ；向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。463 当文件破损严重影响使用时，文件使用人应到原文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。破损文件由原文件管理人员负责销毁。464 文件丢失，文件使用人须重新办理文件领用手续，并予以说明。原文件管理人员补发文件应重新编分发号，注明丢失文件分发号作废。 47 文件的保存、作废与销毁471 文件的保存a)办公室统一保管所有文件的原稿及其文件发放、回收记录 ，并分类存放在干燥通风，安全的地方；b)各部门文件由本部门资料员保管，办公室不定
8、时检查文件保管情况；c)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索。472 文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请 ，经总经理批准后，由办公中国 3000 万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区室统一销毁或授权相关部门销毁。473 文件的借阅、复制借阅、复制与食品安全管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录 ，由相关部门负责人按规定
9、权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。48 外来文件的控制481 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。482 办公室负责收集相关国家、行业标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。49 每年由办公室组织对现有食品安全管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行 45 条款规定。410 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。411 为食品安全管理提供证据的记录应执行记录控制程序 。5 相关文件记录控制程序6 相关记录文件发放、回收记录文件借阅、复制记录受控文件清单文件更改申请文件销毁申请
