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1、版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司 德 精 密 五 有 限 公 司 ERP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁 次: 第 1 頁 共 7 頁 1.0 目的 1.1 幫助采購員控制并完成從采購詢價、供應商選定、采購單制定、采購訂單跟蹤等處的全過 程。 1.2 可有效地監控整個采購過程的實施,采購成本的變動及供應商交貨約情況。 1.3 幫助采購員選擇最佳供應商及采購策,使 ERP 作成方法實規范、標準化。 2.0 適用范圍 2.1 適用與采購有關的所有采購作業。 3.0 職責 3.1 工程師對詢價單、客戶/廠商資維護。 3.2 采購秘書對采購政
2、策維護。 3.3 采購員根据 PMC 物申購需求制作采購單、根據外協加工單制作托外加工單。 3.4 採購主管依照公司採購審批程序審批採購單。 3.5 採購員跟進已到交貨期而未交貨的採購單。 3.6 采購員維護采購未交反應(或托工未交反應)表,及時清過時資。 3.7 采購員跟進采購退回單明細表中未及時退回的部份。 4.0 資和培訓 4.1 需經過 ERP 采購維護表作成指引培訓. 5.0 工作程 5.1 工作程圖 無 5.2 採購資維護種與作業程明 5.2.1 維護資種 A.客戶/廠商資維護 B.詢價單維護 C.采購政策維護 D 采購單、托外加工單維護 5.2.2 作業程明 A.主採購單:制作-
3、審批-跟單-結單 B.配件採購單:制作-審批-跟單-結單 C.包裝採購單:制作-審批-跟單-結單 D.外發採購單:制作-審批-跟單-結單 E.外協採購單:制作-審批-跟單-結單 F.其它非生產采購單:制作-審批-跟單-結單 5.3 資維護操作明 5.3.1 客戶/廠商資維護 5.3.1.1 功能簡介 入所有已開發出的供應商(包括:合格供應商、風險供應商等)的詳細資, 包括:基礎資、帳款管、交方式、營業資、海關資等,及對應查詢、 修改功能,供采購員下單時挑選合適供應商及查詢供應商資。 5.3.1.2 操作界面 版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司
4、德 精 密 五 有 限 公 司 ERP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁 次: 第 2 頁 共 7 頁 5.3.1.3 操作步驟明 A.系統總控畫面 基礎資 客戶/廠商資 進入操作畫面(專人 入并維護) B.基礎資:先按別編編號,再入供應商絡信息(包括財務絡 信息)、等級。 C.帳款管:入帳方式、扣稅別、帳務歸屬、信用管制、 開戶銀等. D.交方式:交方式的設定及交日與結帳日的規定。 E.特色資:主要擅長哪些項目及詳細描述。 F.營業資:主要體現經營及產品方面信息:經營項目、主要產品、營業性質、營 業額、資本總額、員工人、公司成時間等。 G.貿資:主要產生交時相關資:如到港絡人、報關、裝
5、(卸)貨港、 產地、國家等。 H.海關貿:主要報關資:企業注冊號、主管海關、主報關員、企業型等。 5.3.2 詢價單維護 5.3.2.1 功能簡介 詢價時,可同時入三家供應商的詢價信息供考作詢價比較。 選定供應商后可在此畫面直接轉換成訂單。 (注:可在選定的詢價期限內以“詢價單號、“廠商作查詢。) 5.3.2.2 操作界面 版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司 德 精 密 五 有 限 公 司 ERP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁 次: 第 3 頁 共 7 頁 5.3.2.3 操作步驟明 A.系統總控畫面 A 受訂采購 詢價單畫面 B.依
6、序入詢價日期、ERP 自動生產詢價單號、入比價的三間廠商名稱、請購 單號、單價有效期、詢價詳細記等。 C.用“詢價單或“廠商可進頁面查詢。 D.對查找已定位記,直接在畫面執修改指(可針對每一入處修改)。 5.3.3 采購政策維護 5.3.3.1 功能簡介 單價確認后,轉入“采購政策。入一品號所有確認過的單價及對應供應商 等詳細報價信息。 (注:可作新增、過查詢、印、刪除、印、還原等動作。其中“過查詢、 “印限制權限,其它受權給專人維護。) 5.3.3.2 操作界面 5.3.3.3 操作步驟明 A.系統總控畫面 定價政策 A 定價政策 采購政策 B.進過查找時,可根據:單據別、起止廠商、起止區域
7、、起止貨號、貨 品特征、貨品名稱、貨品規格進。 (其中貨品名稱及規格可進包含、左包 含、右包含模糊查詢。) C.入時注意事項 C1 廠商:確認單價的對應供應商 C2 幣別:確認的報價單內幣別 C3 品號:報價單上完整品號(包括設變號) C4 特特征:主要外發產品使用,一個單價有時會對應几種物特征。 C5 :即 MOQ(同 MOQ 對應同單價) C6 啟用日期:報價單上批准日期或特別明。 C7 截止日期:單價用到截止日期時自動失效(下采購單時,ERP 自動導入)。 C8 另:如有新的單價加入,則需將舊單價改為有效期為過期日期。 5.3.4 采購單維護(托外加工單入采購單入) 5.3.4.1 功能
8、簡介 是採購日常管的中心環節,可制作生成採購單,形成一種固定格式的採購合約, 與供應商溝通並完成採購任務。 版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司 德 精 密 五 有 限 公 司 ERP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁 次: 第 4 頁 共 7 頁 5.3.4.2 操作步驟明 1.可進新增、查詢、訂單未審核前的修改、刪除。 2.新生成的訂單需以“訂單審批程處。 3.訂單審核后的修改需以“采購變程處。 A.採購單制作 A1 功能簡介 進采購訂單的生成、審批前的修改、刪除。審批前后可對設定時間期限內的 訂單按“采購訂單或“采購日期查詢。 A2
9、操作界面 A3 操作步驟明 a 系統總控畫面 采購 采購單 進入采購單畫面 b 點擊“新增,鼠標進入“采購日期,敲擊“Enter,ERP 自動生成采 購單號,依序入以下: (1)廠 商:入廠商編號。 (2)轉入單號:輸入申購單號,進入待下單的申購單清單畫面,挑出要下單 項,于左邊的“選擇位,點擊,生成“Y,擊“確定,即轉入 成采購單。 (3)業務員:采購員工號。 (4)采購部門:采購部代號。 (5)使用部門:使用部門或申請部門代號。 (6)幣 別:ERP 自動生成,默認港幣(需“客戶/廠商資建檔有維護)。 (7)預交日期:如下單時所有項均一個交期。輸入“預交日期,下單各項自 動生成預交日期(即
10、需一項項的輸入預交日期。 (8)單據別:選 10:直接進口原 選 20:國內轉廠進口原 選 30:國 內采購原(含稅) ,下采購單時主要選用這几種別。 (9)交方式:ERP 自動生成(需“客戶/廠商資建檔有維護)。 (10)交貨方式:送貨地點,一般選:KFM1 為一廠 KFM2 為二廠。 B 採購單審批 (批準、取消批準) B1 功能簡介 採購審批是通過單據別 PO、採購單、供應商、開單日期等過條下,進 採購單批準與返審批準事件。能實現經審批採購程序電腦化。 B2 操作界面 版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司 德 精 密 五 有 限 公 司 E
11、RP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁 次: 第 5 頁 共 7 頁 B3 操作步驟明 a 進銷存 H 系統 審批程 審核作業 審批操作界面 b 進銷存 H 系統 審批程 審核作業 返審操作界面 C.採購單變 C1 功能簡介 審核后訂單的修改,包括變、新增項、刪除項。變可變交期、單 價。 C2 操作界面 C3 操作步驟明 a 系統總控畫面 受訂采購 采購單變作業 進入采購變畫面 b 進入“變日期,敲擊“Enter,ERP 自動生成變單號,依序入以下: (1)變人:變的采購員工號 (2)變采購:需作變的采購單號 (3)變原因:需作變的具體原因 (4)變方式:1 變 2 追加 3 取消 4
12、終止(針對采購單內具體項修改) (5)原單項號:入需要修改的采購單項號,作 4 種變方式修改。 c.可選定一定時間段內按“變單號或“變日期進查尋、印功能。 D 採購單結案 D1 功能簡介 (1)自動結單:整張采購單正常完成全部貨,ERP 自動結案。 (2)強制結單:審核后的訂單因一些原因造成未交或未交完的呆制據,需作整張 采購單的即時清為強制結單。 D2 操作界面(強制結單畫面) 採購單編號 供應商編號 開單日期 單據類別:PO 版 號: 0 文件編號: KFM/WD.PC-007 德 精 密 五 有 限 公 司 德 精 密 五 有 限 公 司 ERP 采購維護表作成指引 密 級: CC 頁
13、次: 第 6 頁 共 7 頁 D3 操作步驟明(強制結單) a.受訂采購 U 批次結案作業 操作界面 b.具體操作: (1)結案方式:1 結案 2 返結案 (2)單據別:2 采購單 (3)起止日期:可根據需要輸入時間段,縮小查找的范圍。 (4)起止單號:可根據需要輸入采購單號范圍,縮小查找的范圍。 (5)選擇:可對需結案的采購單單項結案,點擊左邊“選擇,按執即完 成結案動作。 (6)如需對選定范圍的采購單作全部結案,可選擇左下角的“全選打 “V。 6.0 記 6.1 詢價單明細表 系統自動生成 6.2 詢價單統計表 系統自動生成 6.3 報價單明細表 系統自動生成 6.4 報價單統計表 系統自動生成 6.5 定價政策明細表 系統自動生成 6.6 采購核價單明細表 系統自動生成 6.7 貨品與客戶/廠商資明細表 系統自動生成 6.8 單據審核程明細表 系統自動生成 6.9 單據審核況明細表 系統自動生成 6.10 單據審核過程明細表 系統自動生成 6.11 審核同意/待審單據查詢 系統自動生成 6.12 采購明細表 系統自動生成 6.13 采購統計表