会议的基本要素及礼仪

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1、,商务0801 司洁 任娜 丁俊哲,会议礼仪,会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。,会议的基本要素,（1）与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。（2）主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得

2、预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。其礼仪表现对会议能否成功有着重要的影响。, 主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。 走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对热烈的会议步频应较慢。 入席后如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。 主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。 主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重

3、，或幽默，或沉稳，或活泼。 主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。,（3）议题 议题是会议所要讨论的题目。议题必须具有必要性，明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。（4）名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称

4、。俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。,（5）时间 会议召开时间 首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代

5、表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。 其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。 再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。 会议需要时间 会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。会议时间限度 每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

6、,（6）地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。,根据会议活动特征的不同可分为：,商务型会议 政治性会议 展销会议 文化交流会议 度假型会议 专业学术会议 培训会议,商务会议,会议的类型和作用 一、会议的类型： 行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的

7、会议。例如，行政会、董事会，等等。 业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。 群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。 社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。,二、会议的作用,在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：它是实现决策民主化、科学化的必要手段；它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；它是保持接触、建立联络、结

8、交朋友的基本途径。,会议前,1、会议的时间选择要合适 会议的时间选择应避开企业的业务繁忙期或重大的节假日。过冷或过热的天气，风雨交加的天气也不适合举行会务活动。特别是室外的会议活动。即使室内举行的会务活动，天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开。2、会议场所选择要恰当交通要便利大小要适中设施要齐全要符合主题 如洽谈会、发布会等，应尽量避开闹市区，保证会场不受外界干扰。要方便停车费用要合理,3、拟定嘉宾名单要谨慎与会嘉宾身份的高低，往往决定了会议活动规格的高低。确定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。一般而言，商务会议的嘉宾应包括以下人员：上级领导、社会名流、新闻记者

9、、同行业代表、广告公司、主要客户和项目工作有关的本单位负人、技术人员。4、约请客人商务会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。任何约请必须明确时间、地点和会议对象，要通过一定方式给予确认，重要的客人必须亲自面请，并送交请柬备忘。,5、适时发出会议通知标题，它重点交待会议名称。主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。会期，应明确会议的起止时间。报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准 备，以及差旅费报销和其他费用问题。*一般应提前1-2周发出通知,6、会

10、议物品的准备根据会议的类型、目的，决定需要哪些物品。,7、依礼排定席位次序 以右为上（遵循国际惯例） 居中为上（中央高于两侧） 前排为上（适用所有场合） 以远为上（远离房门为上） 面门为上（良好视野为上）除了以上四项原则，针对不同的会场情况，还应该以使会议合理、高效进行为原则来判断座位次序。中外有别国内政府会议及公务场合，座位讲究左高。一般商务场合及国际交往中，座位以右为尊。(中国人常说男左女右，体现出一种男尊女卑，女性的地位不高。但外国朋友如果看到中国人的结婚照片（男左女右），反而会以为女主人的地位很高。),不同会议现场的座次分析,长方形会议桌 举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，桌子横

11、放的话，应面对正门的一方为上，属于客方。桌子竖放的话，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。在进行洽谈时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译，可以安排就坐在主谈人员的右边。,设有主席台的会议桌 内部大型会议或者对外新闻发布会一般采用这样的会议形式。主席台座次排列为前排高于后排、中间高于两边、右边高于左边。主持人的位置可以在前排中间也可以在最右端，发言席在主席台正前方或右前方。,8、布置会务活动环境（1）会场布置的要素 主席台、会标、横幅、色调、会场周围的标语、口号、台口花卉的摆放、美术装饰、会场的形状、

12、音响效果、照明设备、座次排列等。（2）会场气氛的布置 铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰友谊长存、万事如意 菊花高洁；月季、玫瑰喜庆 ；牡丹富贵 8、会议文件准备 会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。,会议中,1、迎候致词 商务会议时，主人提前到达，并在大楼正门口或者接见厅，会见室门口迎候。迎候人员为公司负责人和接待负责人。会议中，主宾双方均可致词，一般是主人先致欢迎词，然后由客人致答谢词。2、控制节奏 商务会议要注意控制会议节奏，围绕会议目的稳步推进，会

13、议主持人要注意对会议的引导，防止会议跑题。,3、会中休息 长时间的商务会议会使人疲乏，影响会议效果，会议主持人应掌握会议节奏，注意会中适当休息。 休息时，应当设立特定的吸烟区，以自助方式提供甜点，水果和饮料等，休息场所还可以播放一些舒缓的音乐放松心情。4、赠礼合影 （1）赠礼。参加商务会议的双方致辞后，可以互赠礼品。 （2）合影。安排合影位次，主客居中，主人的右侧为上，主要会议人员事先写好姓名，贴在座椅上。,会议后,1、回收文件 商务会议结束后，对于在会议过程中讨论的各种文本，因为是不定稿，流散出去必然产生与正式文本相互矛盾的不良后果，因此，一定要注意及时，逐份回收讨论文本。2、礼送客人 商务

14、会议结束后，如果没有商务宴请，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后才可退室内。,3、印发纪要 商务会议结束后，一定要及时印发会议纪要。会议纪要语言简洁，要围绕商务会议取得的成果叙写，对会议明确的合作意向要明确到合作期限，合作当事人和各方的权利义务等，纪要完成后要提交会议各方签字生效。4、致函答谢 商务会议结束后，作为训练有素的接待人员，应当以公司的名义，对每一位参与商务活动的人员及时致函表示谢意，并对会议召开期间的不足表示歉意。致函由老总签发，印制精美，并附有公司标识，这样可以展现公司对商务会议的慎重态度。,几种常见的商务会务礼仪,一、洽谈会会务礼仪在社会交往中，存在着某种关系

15、的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分岐，而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。（一）商务洽谈的基本程序： 迎接入坐寒暄会谈送客,（二）洽谈会的准备1、人员配备 洽谈班子中要有精通业务，有经济、法律头脑，能拍板成交的主谈人员，也要有懂业务、懂技术的人员和有洽谈经验的翻译人员，一般以私人为宜。一个精干的，具备T型知识结构而又注重仪表、谈吐自如、举止得体的洽谈班子，不仅会给洽谈创造有利条件，同时也是对对方的尊重。 2、信息准备 要作好市场调研，了解对方的业务情况，对对方参与洽谈人员的基本情况，每个人的谈判风格、对己方的态度等要了如指掌，以便指定相应的策略。 3、议程准备 洽谈议程是决定洽谈效率高低的重要一环，每次洽谈，谈什么，何时谈，何地谈，如何谈，达到什么目的，事前都要有周密安排，以免在礼仪上有不周之处。,（三）洽谈会上的礼仪规范要求： 1、仪表庄重：符合着装礼仪。 遵守时间，以提前5-10分钟到为适宜。 2、按惯例排座 举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈”。“保持”“绅士风度”或“淑女风范”。,