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1、新乡市黄河精细化工有限公司 档案文件管理制度 一、总则 1、全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发 展服务，特制定本管理规定。 2、随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为信息交流和业务 联络的主要工具。企业专用邮箱是为公司项目建设、生产运营、生 活和行政管理建立的邮件系统，其目的是利用先进、成熟、实用的 计算机和网络通信技术，实现公司内部用户之间及与外界迅速、快 捷地联系、交流。为提高邮件传输的可靠性和安全性，规范公司企 业专用邮箱的使用与管理，充分利用互联网提供的便利，提高效率， 逐步提高公司内部的信息化应用水平。因此，网络邮件也在本制度 的管理规范之内。 3、本规定适用于公司
2、全体员工。 二、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典 型发言、会议记录等。 2、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报。3、本公司企业及员工的基本资料。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 6、本公司专用信箱中与客户及分公司人员的往来机密信件，比 如工程图纸、项目方案及合同等有关商业机密的网络邮件及其附件。 三、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工 作。 2、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用， 按期返还，返还档案
3、要认真检查核对，发现问题及时追查。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完 整与安全。 4、企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作 人员，必须遵循保密协议，履行保密手续，严格坚守保密原则，确 保档案的安全。 5、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。 四、档案的使用 （一） 、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者要在档案 管理人员处登记，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档 的借阅要由科室主管签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批 准。凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。（二） 、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人
4、员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报 总经理处理。 （三） 、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文 件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入 公共场所。必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必 须及时汇报，追究责任。 （四） 、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等； 不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能 摘抄或复制。 （五） 、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发 明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批 手续，未经总经理批准的，严禁提供利用。 （六） 、外单位查阅档案，需
5、持介绍信经公司领导和主管部门批 准。复制档案、外供图纸和技术文件，统一由公司办公室严格按照 审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、 提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重 损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。 （七） 、不准转借，必须专人专用。不允许传抄、自行翻印机密 文件和带密级的档案材料。 （八） 、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理 人员另行办理续借手续。（九） 、公司鼓励和提倡各科室、各分公司及员工采用电子邮件 进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本 公司提供的、以公司域名为后缀(如：* )的 邮件服务
6、，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职 员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀 的邮箱地址，不得标注其它的邮箱。公司员工对外业务联系请使用 公司统一的网址和电子邮件信箱。 1、公司邮箱的使用应遵守以下几条规定: (1). 公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可填 写申请报告 ，由部门主管签字，交于总经理审批，申请开通电子 邮箱服务。用户必须完全遵守邮件管理制度并完成申请注册程序， 经由总经理批准后，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件 服务。 (2).员工经申请并获批准取得公司的专用邮件账户后，自行承 担传输内容的法律责任。 (3).公司电子邮箱指
7、定熟悉电子邮箱使用方法的固定人员,负责 电子邮箱的日常收发,查看和维护工作。 (4).电子邮箱可向社会公开,作为公司与客户联系的窗口,进行业 务咨询。 (5).各部门应建立收发签认制度。收到或准备发送的与工作相 关的电子邮件由邮箱管理员填写电子邮件收(发) 文记录卡，报总经 理审阅签字。签认后的记录卡应留存归档。(6). 涉及项目建设工作的邮件必须使用企业专用邮箱，主要包 括与有关设计院、承包商、监理公司、咨询公司、招标代理机构以 及重大设备、主要材料、技术专利商、供应商的技术和业务往来， 以及公司内部各部门、单位之间的沟通、协调、交接等。(7). 电子邮箱应建立邮箱值班制度,每工作日必须对公
8、司邮箱 查看不得少于两次，并应及时清理过期邮件,保证邮箱正常使用。 (8). 为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于 信箱中的垃圾邮件不可打开查看，要及时删除，如有疑问请联系邮 箱管理员。 (9)未经公司同意,不得将公司的电子邮件及其附件对外公布。 (10)未经公司同意,不得发布广告或具有广告性质的信息和电子 邮件。 (11).不得利用电子邮箱服务危害公司的安全,泄露公司的秘密。 2、取得邮箱使用权的员工必须遵循以下主要条款：（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规 定。（2）不得泄露公司机密。（3）不得使用邮件服务作非法用途。 （4）用户不得自行把自己的账号提供给
9、他人使用，并承诺负责 支付由于用户违反服务条款引起损失及相关费用，承担其他人使用 用户的电脑、账号的情况下而发生的法律和经济责任。若发现有任 何非法使用自己的账号或存在安全漏洞的情况，应立即通知公司邮件管理系统的维护人员。 （5）用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须 回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由员工自 行承担。 （6）通讯录主要包括各专业设计院、承包商、监理公司、咨询 公司、招标代理机构以及重大设备、主要材料、技术专利商、供应 商等。各部门、单位需要向通讯录内添加名单的，应向总经理提出 书面申请，阐述原因及理由，经批准后由管理员添加。需删除名单 的，工作程
10、序同上。(7) 若用户的行为违反有关规定，公司将作出独立判断，并有 权立即取消该用户的服务帐号。情况严重的，依法追究民事或刑事 责任。 用户应对账号和密码安全负全部责任。同时，每个用户都要对其信 箱内的所有邮件、程序负全责。 （8）遵守互联网道德规范。 （9）凡违反办规定者，终止其使用企业邮箱的权限。3、禁止利用企业专用邮箱传输以下信息： （1） 、侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的； (2)、含有法律、行政法规禁止的其他内容的； (3)、泄露公司人事、行政、技术、商业机密的。 五、档案的销毁 1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填
11、写公司档案资 料销毁审批表交办公室主任审核经总经理批准后执行。 3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的 档案资料，由办公室主任批准后方可销毁。 4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的 公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归 档。登记表永久保存。 5、 在销毁公司档案资料时，必须由总经理办公室主任指定专 人监督销毁。 6、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴 定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心 组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销 毁。 7、 当用户不再为本公司服务,由系统管理员将用户的邮件账户 删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，系统管理员 也将用户的邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有 的电子邮件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任 由员工自行承担。 六、附则 凡违反上述管理办法，给公司造成经济损失和不良影响者，视 情节轻重，给予处分和经济处罚，并追究其责任。情节较轻的，进 行内部处分或教育；触及法律、造成严重后果的，移交司法机关处理。本规定自发布之日起实施。新乡市黄河精细化工有限公司2010 年 4 月 15 日
