物业管理信息系统

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1、- 1 - 第11章 物业管理信息系统 111 物业管理信息管理概述 现代化的物业企业管理需要现代化的管理手段，物业管理软件是现代物业管理的重要组成部分和必 然的发展方向。随着物业企业的不断发展，需要利用先进的科学手段和管理方法对其下属各部门进行统 一管理和监控，使物业管理者能迅速的了解物业公司的经营管理状况，作出正确的决策,达到简化物业管 理工作量、提高工作效率，最大程度的节约资源的目的。因此，引入现代化计算机管理手段，建立个性 化的物业管理系统，通过物业管理软件实现各个部门及总部系统联网，不但能够极大地降低管理人员的 工作强度、提高管理人员的工作效率，而且是全面提高物业企业的现代化管理水平

2、，促使物业管理企业 向现代化、规范化、数字化方向发展的必然。 1111 物业管理信息系统模块组成 物业管理信息系统一般根据物业管理业务项目分为以下功能模块： 1基础数据模块 基础数据模块的功能主要是管理项目的基本信息，实现对小区、大楼、房间的管理。在小区管理中， 主要包括小区的基本信息、大楼资料、文档、移交验收资料、房产修理、维修基金等内容；在入住单位 管理中，主要包括入住单位的基本信息和房间信息；在大楼管理中，可以配置大楼的基本信息、房间信 息、移交验收等内容，另外还包括房间信息和业主资料、入住登记、房屋出租记录、房屋装修记录以及 业主的其他信息，如家庭成员、宠物、车辆等信息。 2收费管理模

3、块 收费管理模块是物业管理系统的核心模块。在收费管理中，项目收费分为三个级别：小区级别收费、 大楼级别收费、房间级别收费。具体功能是完成收费管理工作，如管理各房间的收费、交款记录、走读 表修改、自动打印收费通知单以及催交费用通知单等；此外，还提供各种收费统计报表：欠费黑名单， 小区收费项目统计表、大楼收费项目统计表、费用明细表、水、电、汽明细表、年度收费统计表等。 3工程设备模块 条理清晰的登记使得工程设备信息明朗化，对工程图纸及工程的施工情况，维修及工具材料的使用 情况进行登记；对设备设施的基本信息、设备的使用和运行检查保养维护的情况进行综合的记录。工程 设备管理主要包括设备管理、报修管理、

4、维修计划、库存管理。其中设备管理包括设备资料、设备的保 养计划、保养记录、保养检查、运行时间记录、运行参数记录、设备事件记录、维修日志、巡查记录等； 报修管理记录业主报修和维修的情况；而库存管理实现采购、出库、入库和库存量的管理功能。 学习目标：通过本章学习， 掌握 物业管理软件的使用操作。- 2 - 4人事管理模块 从公司的角度出发，主要显示公司组织结构，保存公司和部门的规章制度以及工作计划。 从员工的角度出发，主要按部门管理员工以及相关资料，如培训记录、考核记录、简历记录、家庭 成员、奖惩记录、岗位变动记录、培训记录、待遇变更记录、工作计划等。 5保安管理模块 对保安人员、警械器具及各个岗

5、位的排班信息进行电脑化管理，对发生的治安事件及时进行记录。 消防管理按照不同的片区划分消防级别，安排巡检的周期和负责人员，管理消防器材，登记消防事故。 6环卫管理模块 环卫管理主要包括三个方面：绿化管理，保洁管理，联系单位。绿化管理即绿化安排及维护记录， 保洁管理即保洁安排及检查记录，联系单位即联系单位信息及联系记录。 7办公室模块 办公室模块用于管理办公室的日常事务，如会议记录、部门工作计划、投诉登记、公司文档、社区 服务登记等。 8投诉管理模块 投诉管理模块的功能是处理业主投诉信息的投诉编号、内容、投诉时间、接待员工等基本信息，对 投诉的处理部门、处理人、处理方式、处理时间、及回访情况、满

6、意程度等进行记录。并可按照时间段 及处理情况统计分析投诉信息，打印统计报表。 9文档管理 管理物业公司的文件、合同及人事合同等信息，按类别、编号对相应的文件排序，方便以后的查找 调用。 10统计查询模块 统计查询是物业管理系统中的一项重要职能，一方面执行统计功能：可以打印统计报表；另一方面 执行查询功能：帮助用户查找相关信息；在这里，统计查询主要用于小区收费查询，如对小区应交费用 统计、未交费用统计、实交费用统计，我们可以按时间段进行查询；打开小区费用统计操作界面后，从 中选择相应的时间段，然后单击“查询”按钮，就可打开这段时间的小区费用统计进行查看。 1112 物业管理信息系统的软、硬件环境

7、 1硬件环境 1）服务器硬件要求：CPU主频800以上；内存256M以上；硬盘剩余空间1G以上。 2）客户端硬件要求：CPU主频300以上；内存128M以上；硬盘剩余空间300M以上。 2软件环境： 操作系统：Windows2000/ Windows98/ Windows Xp。 数据库：SQL-server2000/Access2000。 112 物业管理信息系统软件的操作- 3 - 1121 综述 本章以华易物业管理软件为例，说明物业管理软件的使用操作。该软件中所有界面的操作方法大致 相同，操作非常简便，在此作统一说明. 1链接 本软件所进行的链接操作很简单，只要用鼠标单击小手光标所在的任

8、何高亮图标按钮，即会打开链 接对象的全部内容。例如：进入“小区数据”界面后，单击左边蓝色高亮图标按钮（如“大楼资料” 链 接按钮）即会链接到目标界面。 2增加 在操作界面中单击“增加”按钮，将会在列表中增加一行新的记录，然后在相应的表格中输入配置 信息，再单击“保存”按钮，即可增加一行新记录。 3 删除 在操作界面中选择要删除的对象（即记录表格所在行） ，然后单击“删除”按钮，所选对象（即被选 记录行）便被删除。注意：删除对象时一定要先选择。 4修改及保存 在操作界面中单击“修改”按钮（注：在没有“修改”按钮的地方可直接在界面中双击要修改的字 段表格） ，然后在出现光标的表格中进行修改，修改完

9、后单击“保存”按钮，即可保存修改内容。 5返回 单击操作界面屏幕上边快捷工具栏中的“返回”按钮，可返回到上一页，此外，相关的操作按钮还 有界面中的“返回”按钮或“退出”按钮。 6附加约定 单击、双击和拖动在没有特别说明时，是指用鼠标左键单击、双击和拖动。 7文档 文档管理包括文件管理、合同信息、人事合同这三个方面。进入文档管理界面后，打开文件管理操 作界面，从中可以选择不同的文档标题来查看对应的文档内容。此外，打开合同信息和人事合同界面的 操作方法与打开文件管理界面的操作一样，在此不再说明。 1122 华易物业管理软件的具体操作 1软件登录 打开华易物业管理系统主操作界面，主操作界面如图（11

10、-1）所示： 用户进入主界面之后，在主界面中双击管理模块图标可进入相应的管理模块界面（或者打开主菜单 “导航” 中的下拉子菜单也可以进入相应的的管理模块） ，这时会提示用户键入“用户名”和“密码” ， 如图（11-2）所示，当用户键入正确的“用户名”和“密码”后，单击“登录”按钮或者敲“回车键” 都可以打开相应的管理模块操作界面。- 4 - “用户名”和“密码”是由 系统管理员设定的，用户本人不 能修改，如果输入错误的“用户 名”或“密码” ，系统将会提示出 错信息，提醒用户重新键入正确 的“用图11-1 华易物业管理系统 主操作界面 户名”和“密码” ，直到输入 正确后，单击“登录”按钮，才

11、 能进入物业管理系统中的管理模 块界面。初始用户名为“hy” ， 密码为“888” 。 2基础数据管理 进 入物业管理系统主界面后， 用 鼠标双击界面中的“小区数 据”图标，可以打开基础数据 管 理界面，该界面将用户所辖 小 区的综合管理分为小区管 图11-2键入“用户名”和“密码” 理、入住单位管理、大楼及房间管理等。 （1）小区管理 小区管理是 物业管理系统中的最高级别管理， 主要功能是管理小区的基本信息、 大楼资料、小区文档、房产修理、 维修基金等项目，在基础数据操作 界面中，用鼠标双击“小区介绍” 图标，可进入“小区信息”管理界 面，如图（11-3）所示。 1）增加、删除、修改大楼。

12、进入基础数据操作界面后， 图11-3小区信息”管理界面 在界面中点击鼠标右键可弹出 “增加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加”菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了 增加新大楼的操作。选择任意的“大楼名称”图标单击，然后点击鼠标右键可弹出“增加、删除、修改” 下拉菜单选项，移动光标停在“删除”菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除该大楼的操作，修 改大楼的操作与删除大楼的操作一致。- 5 - 2）基本情况。在图（11-3）中用鼠标单击“基本信息”链接按钮，可以打开小区基本信息操作界面， 其中详细介绍了小区的基本情况，比如小区名称、地理位置、开发单位、承建单位、楼宇数量、占地面 积等

13、情况，单击“修改”按钮可修改基本信息的内容，改好后单击“保存”按钮可保存数据。 3）大楼资料。在图11-3中用鼠标单击“大楼资料”链接按钮，可以打开大楼资料操作界面，其中 显示了小区内所有的大楼资料列表，列表里储存了每座大楼的各种信息，如“大楼名称” ， “类型” ， “用 途” ， “结构” ， “建筑面积” ， “使用面积” ， “房间总数”等，其操作界面中有“增加” 、 “删除” 、 “保存” 、 “打印”等各种按钮，各种按钮的相关操作与前面讲述的操作一致。 4）小区文档。在图 11-3中用鼠标单击“小区文 档”链接按钮，打开小区文 档操作界面，其中容纳了小 区所有的文档信息，在图中 用

14、鼠标单击任意某项“文档 名称” ，可以打开与之匹配 的文档文件（条件是该文件 已存在） ，如图 11-4所示。 图 11-4 我们通过下面的操作来调入文档文件：首先，在存放文档的白色矩形框内单击鼠标右 键，此时会弹出“编辑、插入、删除”下拉菜单选项，然后移动光标停在“插入”菜单选项 上，再单击鼠标左键，会弹出“打开”对话框，可通过打开文件的相对路径来调入所需文档 文件。查看或编辑该文件的操作方法是：移动鼠标到存放文档的白色矩形框内单击鼠标右键， 在弹出“编辑、插入、删除”下拉菜单选项后，移动光标停在“编辑” 菜单选项上，然后 单击鼠标左键，即可打开该文件进行查看和编辑。删除文档文件的操作方法同

15、上。 （2）大楼管理 打开小区数据操作界面后，用鼠标单击“大楼名称”图标，此时屏幕左边会出现两 项（更多细节、房间业主列表）链接选择，用鼠标单击这两个链接按钮中的其中一个，即可进入大楼管 理操作界面 ，如图11-5所示： 1）增加、删除、修改房间。 打开小区数据操作界面后，用鼠 标双击“大楼名称”图标，进入 房间管理操作界面，在界面中点 击鼠标右键可弹出“增加、删除、 修改”下拉菜单选项，移动光标 停在“增加” 菜单选项上，然 后单击鼠标左键就完成了增加房 间的操作，单击已有的“房间名- 6 - 称”图标，图11-5 大楼管理操作界面 选中后按鼠标右键可弹出“增 加、 删除、修改”下拉菜单选项

16、，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除房间 的操作，修改房间的操作与删除房间的操作一致。 2）基本情况。在图11-5中用鼠标单击“基本信息” 链接按钮，打开大楼基本信息操作界面，基本 信息内容包括：“大楼名称” 、 “类型” 、 “用途” 、 “建筑面积” 、 “使用面积” 、 “房间总数”等。单击“修 改”按钮，可以对大楼的基本信 息进行修改及保存。单击“楼宇 图片”按钮，可以导入所需大楼 图片，操作方法跟前面调入小区 文档文件的方法一致，在此不再 重述。如果单击“生成房间”按 钮，则弹出“自动生成房间”对 话框，可以在自动生成房间对话 框中按要求输入所需数据配置， 单击“预览”按钮 图11-6自动生成房间列表