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1、会议策划与管理,APCL,第一节 会议策划,APCL,会议概况,会议：是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。,APCL,会议概况 会议工作流程,1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 （4）确定方案，签订合同，预付定金。,APCL,2、会中 （1）会议接待（2）会前准备 （3）会议场所（4）会议住宿（5）会议餐饮 （6）会议旅游 （7）会议娱乐
2、（8）会议服务,会议概况 会议工作流程,APCL,3、 会后 （1） 欢送（2）结账（3）收集资料（4）评估会议,会议概况 会议工作流程,APCL,会议概况 会议策划的要素,5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？2、WHAT: 会议是什么类型的会议？,APCL,会议概况 会议策划的要素,3、WHEN 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影
3、响参会人数等(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.,APCL,4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 会议选址 ：考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等5、WHY: 举办会议的目的6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等),会议概况 会议策划的要素,APCL,会议概况 会议筹办的时间周期,筹办的时间周期小型专项研讨会-几个月中型新产品发布会-半年大型培训班-1年国际协会举办的大型会议-2-3年,APCL,会议策划的基本流程,落实时间地点,确定主题和目标,初步设计方案,确立所有关键任务,落实到人
4、或机构,确定日程表,定期交流、过程监控,制定预算,详细方案、制定企划书,方案得到认可,会议整体构思,市场调研、确定计划,APCL,会议策划的主要内容,（一）确定会议目标和主题 1、确定会议目标 会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。,APCL,2、确定会议的主题 主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪 主题-“自然的智慧”2010年上海世博会 主题“城市-让生活变得更美好” 副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互
5、作用、高技术发展、城市与多元文化发展,会议策划的主要内容,APCL,会议策划的主要内容,（二）确定会议议题 议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。,APCL,会议策划的主要内容,（二）确定会议议题 议题制定的原则： 1、服从目标 2、主题立意要高 3、处理好主题与议题的关系 主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化 4、注意议题的高效性 5、议题表达要准确 6、议题要符合会议权限,APCL,会议策划的主要内容,案例 2007休闲发展国际论坛的主题是“休闲与城市”论坛以 “休闲与城市”为主
6、题，旨在加强全球休闲学术交流，促进全球休闲产业及休闲城市发展，从而推进我国休闲发展及休闲城市建设。议题是：休闲与城市经济、休闲与城市文化、休闲与社会保障、休闲与社区生活。,APCL,会议策划的主要内容,（三）会议参加对象 会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。 1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定； 2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选； 3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。 4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。,APCL,会议策划的主要内容,（四）会议发言发言类型： 传达式
7、/讲课式、汇报式、审议式、讨论交流式发言注意事项：发言要符合会议的的目标和议题要尊重与会者的发言权精选发言内容，注重发言者的能力素质要控制发言人数和限制一定的时间要合理安排发言顺序 (1)按照报名先后时间确定 (2)按身份高低确认 (3)按姓氏笔画 (4)随机确定,APCL,会议策划的主要内容,（五）会议规模的确定 1、会议的规模 主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。 2、会议规模的相关要素 会议的效果 会议的效率 会议场地情况 会议举办的成本,APCL,（六）会议地点1、交通便利2
8、、会议设施和服务3、会议地点超越会议本身的意义而带有浓厚的政治色彩4、要能够营造良好的气氛,会议策划的主要内容,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察 选择带有会议设施的饭店场所的标准：位置区位市区、乡村、海滨、山区环境优美交通便利是否容易寻找,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所2、会议室数量与容纳量-是否适合举办会议质量-隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备3、住宿客房数量是否充裕、各种房型都有质量装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等网络,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所4、餐饮食品
9、质量服务速度食品种类特殊食品的供应，如素食食品、清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所的选择5、饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等公共区域的质量停车位配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求,APCL,会议策划的主要内容,（七）会议场所的选择6、人力资源管理是否是负责的、高效的、给予支持的是否配有专业视听技术人员员工培训的水平是否有提供专门活动的联系人7、价格公布的房价价格协商的余地付款的方式与条件,APCL,会议策划的主要内容,（七
10、）会议场所8、安排专项服务的能力摄影师、演艺人员、花商等9、其他是否有方便残疾参与者的设施是否有同声传译设备是否有印刷设备是否有存储空间是否有免费的定点班车,APCL,会议策划的主要内容,（八）会议时间：会议起止、会期长短 确定会议时间要考虑的因素：会议时机是否成熟，议题是否能完成，尽量压缩成本否能完成各项准备工作是否能完成，是否有充足的时间提交相关材料是否符合当地的民族风俗和宗教习惯等,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的议程、日程和程序 1、什么是会议议程？ 会议议程是会议主要活动的安排顺序。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的
11、议程、日程和程序 2、确定会议议程的方法（1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；（2）根据会议的主题，确定会议发言人；（3）围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；（4）根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。,APCL,会议策划的主要内容,（九）会议的议程、日程和程序3、会议日程：会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。4、会议程序：一次具体会议活动的详细顺序和步骤,APCL,会议策划的主要内容,（十）会议公关与宣传 1、时段会前、会间、会后 2、方法媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法,APCL,会议策划的主要内容,（十一）会议预算1、会议支出：交
12、通费、会议室（厅）费、住宿费、餐饮费、娱乐演出活动费用、视听设备、杂费 2、会议收入：会务费、广告收入、赞助费3、预算原则保持收支平衡创造一定程度的利润即便超支，也必须保持在一定的金额之内,APCL,会议策划的主要内容,（十一）会议预算会议预算的注意事项：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。一般会留出10%的应急费用如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。,APCL,会议策划的主要内容,（十二）会议的休闲活动参观、旅游、晚会等,APCL,会议策划的主要内容,(十三）会议报名
13、表 应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息姓名、职务、单位地址、电话、传真、电邮随行人员的信息（如果有的话）到达离去的具体日期住宿要求（如有此需要）所选定的支付方式备注是否愿意参加一切社交活动的情况,APCL,文案写作：会议总体方案构成要素,1、会议的名称2、会议的目标和指导思想、意义3、会议的主题、议题和日程4、会议的对象和规模5、会议的时间6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）7、主办单位、承办单位、协办单位等8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等9、会议的接待、后勤保障措施和手段10、会议的宣传
14、方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式12、其他需要说明的事项,APCL,第二节 会议现场管理,APCL,一、会议现场布置,（一）会议室的规格和布局课堂布局U型布局中空方形和圆形布局变形布局圆桌布局,APCL,课堂布局,APCL,U形布局,APCL,中空方形,APCL,一、会议现场布置,（二）布置会场所需要的时间最大客容量所需的布置时间会场收尾时间需要的工作人员数,APCL,一、会议现场布置,（三）会议主题布置会标的制作会徽台幕主席台的布置桌签的制作座签的制作与会人员坐席安排,APCL,主席台的布置,APCL,桌签,APC
15、L,一、会议现场布置,（四）会场的装饰布置 旗帜、花卉、灯饰、工艺品等（五）会场视听环境布置 1、会场听觉环境 2、视听设备与会议室的容量 1.5米原则、2：8原则 3、座位安排对视听的影响,APCL,一、会议现场布置,（六）其他服务细节布置1、讲台2、烟灰缸或“请勿吸烟”标志3、水杯和水4、文具5、展示方向标志,APCL,二、会议注册管理,布置会议登记注册处提前准备好注册表按参会人员身份不同予以分别登记注册工作人员应当经过培训发放资料袋,APCL,APCL,三、会议入场管理,限制入场管理票券受理,APCL,四、会议录像、录音服务五、商务服务,APCL,六、会议餐饮服务,制作团体菜单预先做好准备，了解特殊需求做好茶歇服务其他注意事项,APCL,七、会议安全服务,会议防盗管理突发事故处理会议保密管理（1）制定保密纪律（2）技术保密（3）文件保密（4）会场保密（5）新闻、宣传报道的保密,
