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1、Xx 化工厂货币资金内部控制制度设计 一、 背景介绍 XX 化工厂是 1958 年组建的国有中型企业，是国内塑料稳定剂和 电子化工助剂定点生产单位。现拥有总资产上亿元，年生产能力超过 2 万吨，职工 700 人左右。该厂设有 16 个职能机构，全部核算集中在厂部 的财务部门，无下属的独立核算单位，以下是该厂的组织机构图： 说明：厂长负责全厂工作，下属四个副厂长，分别为经营副厂长， 管供应、销售和电子商务；行政副厂长，管理行政办公室、钟亭旅社以 及房地产；生产副厂长管理生产、质检和技术工程；总工程师管理研究 所、技术开发以及档案资料，虚线部分表示：。厂长其余为厂长直管。 该厂有六个车间，其中四个
2、基本生产车间、两个辅助生产车间。XX 化工厂目前实现销售收入上亿元，实现净利润超百万元。其生 产的主产品塑料稳定剂品种主要有硬脂酸盐系列、三盐基硫酸铅、无尘 复合稳定剂；电子化工助剂有粒（粉）状氧化铅、硅酸铅等产品。其中 的粒状氧化铅和无尘塑料稳定剂属于国家级新产品，主产品无尘塑料稳 定剂是 PVC 加工中热稳定剂的更新换代产品，具有良好的工艺性能和环 保性能。其产品主采用国际同类产品先进标准组织生产，为化工部、山 西省、晋城市的优质产品。企业通过 GB-/T19002-ISO9002 质量认证。多 次获得国家、省和市级产品质量和环保奖励。 一个化工企业得以顺利发展，不仅要靠其过硬的产品和服务
3、质量， 更在于其规范和完善的内部控制制度，其管理控制方法为许多企业所效 仿。这里我们试图提炼和剖析其财务一体化下的成功内控经验。 二、XX 化工厂财务一体化下的内部控制情况 1、基本情况财政部门开始推行实施企业会计电算化的工作始于 1995 年，从那 时起培养了一批能够推动和实施企业会计电算化的会计人才。XX 化工厂 便得益于此次机会，该厂的会计人员在培训之后，于 1996 年在企业领导 的高度重视下，开始引进会计电算化，并于 97 年 1 月通过财政部门验收， 企业的管理效率获得了很大的提高。随着企业的不断发展和扩张，尤其 是该企业的材料品种、规格繁多，应收账款也比较复杂、数量较大，管 理起
4、来比较麻烦，容易出现差错。于是该厂不断地进行软件和硬件的升 级，拥有了财务内部局域网，并形成了厂内大网络，最终在全国会计基 础工作规范化验收过程中，完善了企业的财务管理制度和程序，并于1999 年在与软件公司的合作中实现了财务信息的一体化。通过该一体化 系统，企业的财务部门以及领导可以随时进行库存、应收账款等的查询 和分析，并实现了全方位的财务分析、决策管理等。 2、财务一体化构成 XX 化工厂的财务一体化的实施在最大程度上实现了企业管理的制 度化和法制化，从而促进了管理的现代化、标准化和规范化，克服了企 业成长中的制度瓶颈和阵痛。该财务一体化系统主要由账务、销售、仓 库、供应、人事系统等构成
5、。其中账务管理包括现金管理、固定资产管 理、报表等功能，销售管理包括开票、应收账款等模块，存货管理主要 包括原始数据录入、查询等模块，供应系统主要包括应付款管理、供应 商管理等。各个功能模块间实现了信息实时传递和有授权的共享。其功 能结构图如下： 仓库、供应、销售、应付款等管理信息最后全部集中到总账，由财 务部的总账系统统一编制记账凭证、统一核算和监控。 XX 化工厂根据其组织机构设置和管理特点，采用了如下的站点分 布方式： 软件名称 站点数 使用部门 销售（应收账款） 2 销售部 仓库 1 仓库 账务 3 财务部 工资 1 人事部供应（应付账款） 1 供应部 领导查询 5 厂办、生产办、企
6、管办 3、XX 化工厂财务一体化下的内部控制 （1）应付账款和存货控制 在 XX 化工厂财务一体化的系统中，最有特色的部分是 LINE- HEIGHT: 150%“XX 化工厂的存货大类不多，只有原辅材料、备品备件 以及机物料三大类，但后两者的规格、品种繁多，达 3000 多种，且在企 业中还十分重要，而手工核算管理十分麻烦，通过计算机来进行分类管 理就减轻了许多核算工作量，并减少了由于领用、记录方面带来的错误 和损失。其仓库入库管理业务流程和数据传递关系如下：流程说明：存货验收入库时填制入库单一式四联，一联由仓库保管 员留用，另三联由采购员连同发票持往仓库办公室，由办公室录入入库 记录，生成
7、存货文件。然后一联由仓库办公室留下，另两联入库单连同 发票由采购员传递给财务部门。仓库办公室在录入入库单时，一定要确 认货款是否已经支付，如果发现货款已经支付，则在相应的信息中注明， 以便财务制单时能与传递来的发票、付款单据核对相符；如果发现货款 没有支付也在相应的栏目中注明，以传递给供应部门时形成供应部门的 应付账款文件，供应部门根据这些记录来进行付款筹划，供应部门如果付款，在通过财务办理有关付款手续后，在其站点上输入付款记录，传 递到财务部门形成付款的记账凭证，财务部门并进行付款核对。2、应收账款管理和控制 XX 化工厂的销售开票和应收账款等管理在一体化之前一直由财务 部门执 行，一体化之
8、后，销售计划、销售单据的录入以及应收账款的 催收工作全部由销售部门独立完成，其形成的销售和收款记录自动传递 到财务部门，然后在财务部门形成账务记录并进行审核，其流程如下：流程图说明：销售部门根据合同等凭据通过计算机开票一式四联， 自己留一联，另外手工开具提货单两联连同三联发票给客户。销售部门 在开票时，如果客户现购，则在发票单据中注明相应信息，传递给财务 制收款记账凭证（销售部门输入的信息）；如果客户欠款，则开具欠款 单给客户，同时在发票中注明未付款信息，形成应收账款文件（也是在 销售部门输入）。客户持三联发票、两联提货单以及现金、支票（或欠款单）到财务部门付款、盖章留存一联发票给财务部门，购
9、货人持盖章 后的发票和提货单到仓库提货，提货单一联留仓库，另一联给仓库办公 室站点录入，形成存货减少记录。仓库开具出门证给客户，至此销售过 程完成。收款时，收款凭证由财务部门收取，同时收取款项，财务部门 凭收款凭证通知销售部门货款到账情况，由销售部门输入应收账款收回 记录，最后传递到财务，形成记账凭证，核销应收账款。同时财务随时 查询应收账款的到账情况，形成账龄分析，并定期向销售部门催收，并 根据有关规定形成逾期的奖惩表单，传递给销售部门和管理部门。 三、货币资金业务内部会计控制制度的设计（一）职责分工控制制度的设计1.货币资金业务的不相容岗位货币资金支付的审批与执行是不相容岗位；货币资金的保
10、管 与盘点清查是不相容岗位；货币资金的会计记录与审计监督是不相容岗 位。具体而言：、库存现金实物的收付及保管只能由经过被授权批准的出纳人 员负责处理，其他人员不得接触库存现金。、规模较大的企业，出纳人员每天应当将收付的现金登记现金 出纳备查簿，库存现金日记账及库存现金总分类账要由其他人员编制或 登记；规模较小的企业可以使用库存现金日记账替代库存现金出纳备查 簿，由出纳人员登记，但库存现金总分类账的编制和登记必须由其他人 员担任。 、负责应收账款的人员不能同时负责库存现金收入账的登记工 作；负责应付账款的人员不能同时负责库存现金支出账的登记工作。、保管支票簿的人员不能同时负责库存现金支出账和调整
11、银行 存款账的登记工作。、负责调查银行存款的人员同负责银行存款账、库存现金支出 账、应收及应付款账的人员相分离。、库存现金支出审批人员同出纳人员、支票保管人员和记账人 员的职务相分离等。 2.对出纳人员要求出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债 权债务账目的登记工作。企业应当配备合格的会计人员办理货币资金业务，并结合企业实 际情况，对办理货币资金业务的人员定期进行岗位轮换。企业关键财会 岗位，可以实行强制休假制度，并在最长不超过五年的时间内进行岗位 轮换。 （二）授权审批控制制度的设计企业应当建立货币资金授权制度的审批批准制度，并按照规定的 权限和程序办理货币资金支付业务。
12、1. 支付申请 企业有关部门或个人用款时，应当提前向经授权的审批人提交 货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、限额、支 付方式等内容，并附有效经济合同、原始单据或相关证明。2. 支付审批 审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对 不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准，性质 或金额重大的，还应及时报告有关部门。 3. 支付复核 复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币 资金支付申请的批准范围、权限、程序是否真确，手续及相关 单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付企业是否 妥当等。复核无误后，交由出纳人员等相关负责人员办理手续。 4. 办理支
13、付 出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按照定办理货币资金 支付手续，及时登记库存现金和银行存款日记账。 严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触货币 资金。（三）货币资金核算控制制度的设计1.库存现金的会计控制制度设计、企业应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现 金应当及时存入开户银行。、企业应当根据规定，结合本企 业的实际情况，确定本企业的库存现金开支范围和先进支付限 额。不属于库存现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。、企业库存现金收入应当及时存入银行，不得坐支库存 现金。如因特殊原因需要坐支现金的，应报开户银行审核批准， 并核定坐支范围和限额。、
14、企业借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅 自挪用、借出货币资金。、企业取得的货币资金收入必须及时入账，不得账外设 账，严禁收款不入账。有条件的企业，可以实行收支两条线和集中收付制度， 加强对货币资金的集中统一管理。企业应当定期和不定期地进行库存现金盘点，确保现金 账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，作出处 理。2.银行存款的会计控制制度设计、企业应当严格按照等国家有关规定， 加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、 取款和结算。银行账户的开立应当符合企业经营管理实际需要， 不得随意开立多个账户，禁止企业内设管理部门自行开立银行 账户。、企业应当定期检查、清理银行
15、账户的开立及使用情况， 发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销 银行账户等问题，应当及时处理并追究有关责任人的责任。企业应当加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理 与控制。、企业应当严格遵守银行结算纪律，不得签发没有资金 保证的票据或远期支票，套期银行信用；不得签发、取得和转 让没有真实交易和债权债务的票据；不得无理拒绝付款，任意占用他人资金；不得违反规定开立和使用银行账户。、企业应当指定专人定期核对银行账户，每月至少核对 一次，编制银行存款余额调节表，并指派对账人员以外的其他 人员进行审核，确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否 调节相符。如调节不符，应当查明原因，及时处理。、企业应当加强对银行对账单的稽核和管理。出纳人 员不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编 制等工作。、实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付 业务的企业，应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双 方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当 根据操作授权和密码进行规范操作。使用网上交易、电子支付 方式的企业办理货币资金支付业务，不应因支付方式的改变而 随意简化、变更支付货币资金所必需的授权批准程序。企业在 严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控 制的同时，应当配备专人加强对交易和支付行为妇人审核。3票据及有关印章的管理
