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1、单项设计:嘉信服装公司业务流程设计 (一) 销售与收款 一、 流程分析 嘉信服装有限公司是北方地区的大型企业，有着强大的品牌效应，作为这样规模的服 审核出库 结转销售 成本 参照发货单 生成销售出 库单 参照销售订单 生成提款通知 填写销售订单 审核销售订单 合同签订， 相关项目 及存货目 录已增加 完毕 生成销售发票 复核 现结 应收账款 收款单制单 催收货款 收货装企业，在满足自身监管需要的同时，通过内部控制体系建设的项目，完全可以为企业自 身提供更多深层次的价值，获得管理能力的全方位发展，实现真正的内部成长，保证企业 的长期稳定发展，进而满足企业家对于有效降低企业经营风险的诉求。 嘉信服
2、装有限公司销售管理的一大特点是高度的信息化管理，产品销售信息由公司产 品销售系统成长，系统已实现从价格库生成，登记客户需求、签订合同、运输发货、财务 评审结算、产品质量异议处理管理等全过程控制。 其主要流程有以下四个基本环节 处理订单。对用户填写的订货卡片输入SRS系统的草约付款清单，销售部组织生产厂 和制造部等，对种、规格、价格等进行技术评审，并负责生产能力和运输方式评审，如评 审通过，由销售业务人员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认，并送交财务评审，财务人员对付款草约的结算方式，货款金额，票据安全性等进行审核，确认收款依据。 签订合同。销售业务人员按评审通过的内容，打印正式合同，经供
3、需双方确认签字后， 合同生效死：销售部将合同信息通过 SRS 系统下发给制造部，并根据合同的交货期和生产 计划编制原则进行排产：制造部依据排产计划以及交货期与时安排调整生产计划，确保合 同按时完成。 发货。销售部根据制造部的准发信息和合同规定的运输方式，向运输部提交成品厂内 转库组批计划：运输部据以编织厂内装车计划，核对事物，按规定要求装车，与承运方办 理食物交接和出库提货手续：销售部收到成品装运出场信息，负责配齐码单，质量保证书 和运单三单与用户进行产品最终交付 财务结算。财务人员根据接受到三单信息，开具增值税发票，进行销售结算，确认销 售收入，核销预收款或进行收款。 二、销售与收款控制措施
4、 1、业务流程控制。 （1）销售流程控制 销售部严格按照公司制定的服装产品价格管理办法，执行相关销售政策。该文件 明确了价格管理的基本原则、产品价格制定依据、价格管理领导小组和市场营销室职责、 价格管理范围，并通过价格管理流程来规范公司服装产品的价格制定，通过各类产品的年 度目标基价制定和日常价格调整的管理方式，经公司领导或部门领导批准后，基价部分输 入公司销售系统，形成公司的基价库。日常调整部分，通过对系统的授权审批进行相应的调整，生成就嘉信服装有限公司销售部价格文件 （包含折扣、赊销、商票结算、付款政 策） ，供相关单位执行销售政策和价格。销售部门同时对外公布公司的价格目录表。 （2） 、
5、客户信用控制。 销售部制订了信用风险管理岗位和职责、信用风险评估流程，根据客户信用评级方法 和客户信用授权信用表、建立客户信用档案。 （3） 、 合同签订控制。 嘉信服装有限公司的一大特点是根据销售合同安排生产，而其合同一般为预收款和见 单付款合同，占公司销售额的百分之九十以上。由于公司的产品销售信息是借助销售信息 系统支持，销售政策和销售价格以及实现信息系统控制，所以销售合同的签订管理，主要 体现在订货信息的核对管理上。公司的订货业务管理办法对此有详细规定：产品室订 货业务人员根据用户所填卡片，对产品的品种规格价格和资源量进行评审，核对订货结算 单位名称是否与其合同印章的内容相符。如一致，业
6、务员在订货卡片或草约付款签单上签 字，或盖章确认即评审通过；物流运输室业务员，对订货卡片的用户要求的运输方式进行 确认；产品室订货业务人员将确认无误的草约付款清单明细表叫送财务审核；销售财务接 到订货草约后，进行相关财务评审，评审通过后，订货业务人员打印正式合同，并对所有 打印项目进行审核，审核无误后，销售人员根据授权与客户签订合同，并将合同信息传送 给相关部门。 （4） 、发货控制。 成品生产结束后，制造部完成生产，销售部按销售合同和生产厂的成品准发信息，进 行成品出厂的合同和资源管理，按合同规定的运输方式落实车，并编辑各运输方式的成品 出厂组批计划。 （5） 、质量异议处理控制。 嘉信公司
7、制定了产品异议处理管理制度，特别强调处理过程的信息以及及时登陆记载， 对处理时间异议确认赔偿金额处理权限的报批均有明确规定。而财务在收到销售部门提供 的“服装产品异议理赔通知单”财务联后及时核实签收并做好台帐。 2、职务分离 嘉信服装公司销售主要由销售部统一管理，财务结算由财会处负责，内部检查由审计 处负责。销售部在其组织机构与管理职责中明确规定其内设部门的职责，并特别强度 由各产品室负责处理国内外市场开拓及销售、产品订单、合同签订、执行销售政策和信用 政策、用户使用情况的跟踪及反馈、催收货款等职能。物流运输室负责服装产品出厂运输、物流及配货、运输合同审核及签订、运输供应商管理、产品成品库存管
8、理、运输异议处理 及“三单”的管理。市场营销室负责营销环境分析、服装市场分析及策划，负责销售渠道 综合管理、服装品牌促销策划、服装价格管理、贸易纠纷处理及风险管理、服装产品营销 策划及综合销售计划管理。市场营销室、各产品室、物流运输室，分别负责政策制定、执 行、运输库存管理。财会处主要负责对销售合同的财务评审和销售款项的结算记录，并监 督销售回收。审计处根据公司有关销售的规章制度及各部门职责权限，定期或不定期进行 内部控制审查。从上述流程和职责看，公司在销售与收款环节实现了不相容岗位的互相分 离。 3、财务控制 公司的销售财务管理是通过 SRS 销售收款和发票结算两个子系统完成的，设立资金综
9、合管理、结算管理、会计管理三类岗位，对收款、发票结算、应收账款和应收票据四类业 务流程进行全方面的财务控制。 （1）订立合同阶段的财务控制。销售业务人员根据相关部门确定的订货信息打印出草约付 款清单，并将核对无误后的清单明细表送交财会处驻销售财务审核；销售财务接到订货草 约后，进行系列财务评审，对于有欠款的用户，需得到销售部主管领导书面同意后方可订 货。 （2）收款控制。收款作业是由财务在收到客户的支票、汇票、商票、本票、信用卡或电子 汇兑的款项，进行相关财务处理的过程。对收款作业，财会处首先从岗位上对收款人员和 填写进账人员进行了分离，其次在 SRS 销售收款子系统中完成该作业。其主要流程和
10、控制 措施为：根据订货政策，每收到一笔款项，先由系统生成连续编号的收款单，冰箱普通会 计系统抛账，生成会计凭证，然后将款项分配至合同，出厂中心发货后，配齐三单信息， 并在 SRS 系统中向销售财务结算组上抛发货信息，结算财务根据出厂的发货信息进行结算 开票，确认销售收入。同时销售资金管理也对预收款的补合约欠款和退余款进行了明确的 规定。 （3）发票结算控制。销售发票结算控制由以下环节组成，即出厂中心发货后配齐三单、销 售财务结算、交寄结算单据给结算单位。 （二）采购与付款 1、对嘉信服装有限公司的采购收款调查的分析国内许多大规模的服装企业实际上是加工型企业，其生产能力相对较弱，设计能力和 营销
11、能力也较弱。这类企业对生产管理和成本核算相对重视，但由于市场营销能力比较弱， 难以承受较大市场波动。嘉信公司对生产所需的原材料除价格是主要考虑的因素之外，更 为重要的是对原材料的质量要求。当公司生产所需原材料需采购时，在原材料市场价格有 较大变动或购买新的原材料品种，采购部门需重新确定供应商时，是通过供应商比较方式 进行的。首先从采购部门建立的供应商档案中确定参加供应商，通过比较产品性价比确定 几家供应商，由嘉信公司的检验部门对待供应商的原材料样本进行检验，该公司除执行国 家服装行业的质量标准外，也制订了本公司的质量标准，经检验后，采购部门从中确定质 优价廉的供应商。采购部门与供应商签订买卖合
12、同；购买原材料到达后再经检验部门进行 抽检，出其检验单；仓库保管部门对数量、品种进行检验并出具入库单，财务部门审核及 核对检验单、入库单、购货发票后登记明细账；采购部门制定用款计划，财务部门根据用 款计划筹备资金付款。 嘉信公司每月首先召开财务分析会议，对当月财务情况进行分析，其中产品生产成本 如果出现异常波动，排除市场价格等因素后，若是因为原材料质差价高造成的，再其后召 开公司各职能部门参加的总经理扩大会议上对采购部门出现问题进行问责，并与采购部门 经济利益挂钩。 首先该公司在采购原材料过程中按请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理 采购与付款业务。第二，建立了采购和验收环节的管理制度
13、，对采购方式确定、供应商选择、验收程序 等作出了明确规定，确保采购过程的透明化。第三，建立了供应商档案，充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采 取了由采购、使用等部门共同参与比价的程序。第四，根据规定的验收制度和经审批的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门对 所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出其验收证明。第五，财会部门在做账务处理和办理付款业务时，对采购发票、结算凭证、验收证明 等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第六，通过对职能部门的问责制度对采购与付款的内部控制进行监督检查。 2、公司物品的请购流程 嘉信服装公司的采购请购是进行协调
14、预测原则。采购是请购环节的开始，请购内容根 据其对订单生产的污渍的质量和数量的要求制定。仓库保管员根据库存数量和生产进度需要进行确认，提出采购申请。请购中应建立合理的存货控制制度，控制采购数量。 请购流程图如下： 通常由使用部门提出经使用部门主管人员审批同意，交采购部门执行采购。对于重要 和技术性较强的采购业务，实行单位领导集体群策和审批，同时，请购中应区别预算内物 资及预算外物资请购，加强采购业务的预算管理。企业应区别的商品或劳务分别制定相关 的控制制度： 库存 生产部门 仓库保管员 请购单 采购部门 执行采购 主管人员审批签字3 订货流程 不同意 不同意 同意4 采购环节的最后一个控制环节
15、是实物验收。 （1）原料进厂数量验收由运输部负责。质量检验由生产管理部负责 供应商调查、选择 采购部门与供应商协商、签单合同 供应商在合同上签字、盖公章 交采购经理和采购总监审核 总经理签字是否同意 采购员与供应商的合同签署 （一式三份） 供应商留底 采购部留底 财务部留底 采购部录入填写供应商 原材料资料，进入订货 整理费用收取清单（2）材料进厂数量由采购部组织验收，重要材料由生产管理部负责质量验收 （3）材料进厂数量、质量验收由设备部负责 （4）固件设备进厂验收由采购部负责组织专业归口管理部门、项目单位共同开检确认 （5）质量异议管理。对不合格或存在质量问题的物资设备制定了物资质量异议处理
16、 管理制度 、 质量异议控制与处理管理办法 ，不定期加以审查，对发生质量问题的供应商 信息反馈到公司供应商信息系统中。 5 收款环节 嘉信公司建立对预付账款控制。制度预付账款管理与核算办法 ，明确预付账款的适 用范围、使用责任、授权审批权限、支付和核销管理，以及相关账务处理，加强了预付账 款管理，使预付账款严格按照合同规定进行审批和支付。应付账款控制。从应付账款的适 用范围、职责分工、日常管理、应付账款入账时间、金额、科目设置和账务处理、往来核 对、审批支付等方面予以规范。对应付账款的控制有： 1.应付账款的记录必须独立，以保证采购环节的控制有效实施，防止错误和欺诈行为 的发生。 2.应付账款的入账必须需在取得审核后才能进行。凭证主要是供应商发票，以及核对 发票的正确性的其他凭证。 3.对于有预付货款的交易在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额，以 记录应付账款。 4.对于享有折扣的交易，要求供应商发票金额减去折扣后的净登记应付账款，以防有 人从中牟利。 5.每月月末核对供应商对账单，由财务经理或经理授权进行，对任何异议都进行追查。 付款流程图如下
