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1、财务工作手册 目 录 第一章 财务部组织架构及岗位职 责 第二章 财务工作职 责 一、 财务部工作职 责 二、 财务部岗位职 责 第三章 财务管理规定及管理制 度 一、 财务管理规 定 二、 财务管理制 度 第四章 财务工作程 序 一 审批签署程 序 二 支票、发票、收据的申领程 序 三 支票报销或费用支出程 序 四 现金报销及管理程 序 五 申请采购普通的办公用品/大厦物品程序 六 申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程 序 七 管理处收入程 序 八 仓库管理及物料盘点程 序 九 工具借用程 序 十 业务招待费程 序 十一 公共事业费缴款流 程 第五章 物业管理公司财务交接项目明
2、 细 第六章 财务常用表 格 第一章 财务处理原则 北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司三亚分公司所采取的物业管理 模式为基金式管理。每个项目有自己独立的银行账户，管理费收入属于共 同业主;项目的费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主 所有。 物业管理公司适用的会计制度为：外商投资企业会计制度; 物业管理公司的账务处理原则是：权责发生制原则。 所有的费用将按照投标或年初时的项目经营预算进行控制，分配以及 预提，每月的营业税金通过世邦魏理仕北京总公司代缴。在佣金收取方面，北京世邦魏理仕在其管理期间，将只按月收取一定 管理者酬金的模式进行；而有关管理者酬金的收取比例依照委托管理合同 中
3、的有关条款执行。 管理费收取标准确定的原则：北京世邦魏理仕管理的项目，管理费收 取的标准为以支定收的原则，根据项目每年所做出的经营预算，来确定管 理费收取的价格。如果是补贴式经营的，按照委托合同中相关规定收取。 应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务处理。 第二章 财务工作职责 部门工作职责 财务部在物业总经理的领导下，行使财务管理、财务监督以及成本核算的 职能。主要任务包括：筹措资金、财务核算、编制预算、审核各项成本费用支 出、组织收款业务、承担成本核算和会计核算等会计职能；制作各种财务报表； 保证财务信息畅通，利用财务分析和数据资料为管理人员提供决策依据。 1、掌握经济信息，作好经
4、济预测。掌握国家已出台的经济法规、政策、条例， 广泛收集市场信息及各种经济资料、市场发展趋势等，为物业总经理组织公 司重要经营活动提供客观依据。 2、编制财务预算，确定财务管理目标。即在市场调查和经济预测的基础上，组 织公司各部门做好财务预算，编制部门计划，搞好综合平衡，编制公司的财 务收支预算，确定公司及各部门的财务管理目标。 3、合理运用资金，加快资金周转。即以预算目标为基础，合理控制成本和费用， 加快资金周转，提高资金使用效率。 4、加强经营收入管理，保证资金及时回笼。 5、加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报 告，为考核各部门目标管理预算指标的执行情况提供
5、依据。 6、加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固 定资产使用寿命，提高固定资产使用效率。7、加强会计核算，按时上报各种财务报表。根据公司要求设置会计科目、编制 会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、 成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面核算。按期提供会计报表 和各种统计报表，为物业总经理的经营决策和经营的正常开展提供依据。 岗位职责 财务部会计 直接上级：物业总经理 直接下级：出纳、收费员 岗位职责： 1. 主持财务部全面工作，对各项财务会计工作定期研究、布置、检查和 总结，对物业总经理全面负责财务工作； 2. 落实各项财务制
6、度、规范，制订财务部岗位责任制，检查、监督、指 导各岗位工作； 3. 编写财务分析报告，审核各种对内、对外财务报表； 4. 严格按照财务预算、经济合同审批各项开支，实施财务监督； 5. 协助物业总经理，组织编制项目年度财务预算，按时上报月度财务预 算；6. 根据发展商/业主委员会审核批准的年度费用开支预算及管理公约， 监督、检查、稽核管理费收支情况，严格控制各项支出在预算之内； 7. 参与重大经济业务、合同管理业务开拓的可行性研究，为物业总经理 决策提供参考性信息； 8. 协调财务部与其他部门、客户、发展商财务部、总公司财务部的关系； 9. 负责与银行、税务、工商联络及商讨有关物业管理公司的税
7、务及外汇 等事宜； 10.协同物业总经理出席定期与业主的会议，每月对项目的财务状况作出 报告分析及提出建议； 11.配合内部、外部审计人员对物业管理公司的财务账目进行审计工作； 12.保证账务处理符合国家法律法规及政策； 13.物业总经理交办的其他工作 14.全面熟悉业主资料，准确掌握账单发送信息，及时向上级提供业主欠 费情况； 15.监察业主应交之管理费、公用事业费及其他费用的收取，定期对业主 发送缴费通知，根据业主欠费情况及时发送催款账单以及分析欠费原 因，采取适当的追缴行动，及时通知财务部经理/物业总经理，由物业 总经理决定是否发送催款最后通牒以及采取相应的措施； 16.贯彻执行收取物业
8、管理费的程序并维持较高的收款率； 17.关切业主变动情况，凡有业主搬迁的情况，必须查阅有关合同文件资 料，并与发展商/业主联系，核查业主各项费用的清缴情况，租赁情况 变动要及时取得发展商/业主的书面授权书； 18.及时制作搬入/出业主欠交费用账单，分析每月和全年应收款项的回收 率； 19.经常保持与业主联系，核对账务，负责对业主欠账情况查询及解释； 20.日常运行的账务处理，编制各种记帐凭证，编制各种财务报表及财务 状况分析表； 21.负责物业管理费及公共事业费的统计核算，负责计算提取员工工资、 福利费及营业税金；22.负责每月与总部及发展商财务进行往来帐目的核对； 23.负责每月月末与出纳核
9、对现金、银行账，盘存保险柜库存现金； 24.定期稽核仓库管理员提交的盘点报表，及时向总经理提交盘点分析报 告； 25.年末配合审计师组织各部门进行一次资产盘点清查工作； 26.及时打印记帐凭证、会计帐簿，并装订成册，负责会计资料、档案管 理； 27.协助财务经理进行年度审计工作； 出 纳 直接上级：财务部会计 岗位职责： 1. 严格按照财务制度办理现金收付、银行结算业务及日常报销及支出， 确保各项收支必须得到充分的授权； 2. 逐日序时登记现金日记账，每日清点现金，保证账实相符，库存现金 余额不得超过规定限额； 3. 逐日序时登记银行存款日记账，月末编制“银行存款余额调节表” ； 4. 日常费
10、用报销工作，收集审核日常报销单据，审核原始单据是否齐全、 是否符合规定，审批手续是否完备，对不符合规定的一律不予办理； 5. 及时将所收款项存入收入帐户，办理收入帐户与支出帐户的结转手续； 6. 及时编制现金流量报表； 7. 及时汇总业主各项费用的收取情况，与会计对帐； 8. 妥善保管各种发票及收据，完善各种票据的收、发、领用手续； 9. 按时缴纳各项税款，办理发票购买事宜； 10. 月末盘点收银员备用金； 11. 与总公司日常工作的沟通与联系（费用报批、各种签章等）； 12. 完成领导交办的其他工作。收 费 员 直接上级：会计 岗位职责： 1. 负责业主各种款项的收取工作； 2. 妥善保管库
11、存备用金及各种单据等； 3. 每日将当日收款情况表及所收款项交予出纳，双方核对相符后，签字确 认； 4. 严格按照规定收取各种款项，如遇特殊情况应得到财务经理/物业总经 理批准后方可办理； 5. 严格按照规定开据各种发票及收据，不得转借、转让、代开发票，不得 自行扩大发票使用范围。 第三章 财务管理规定及管理制度 一、 财务管理规定 会计档案管理规定 针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。 1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是 记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括： 1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭
12、证; 1.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿; 1.3 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注 及文字说明，其他财务报告; 1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计 核算专业资料。 2. 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册, 并编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之 后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准， 方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严 禁在会
13、计档案上涂画、拆封和抽换。 4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会 计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。 5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应 当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附 表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销 毁；6.1 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限、销毁时间等内容;6.2 物业总经
14、理在会计档案销毁清册上签署意见;6.3 销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;6.4 监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容 清点核对 所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁 清册上签名盖章，并将监销情况报告物业总经理。 7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不 得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷 的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。 8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。 财务预算制定 为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定 预算制
15、定方案。1. 相关职责 1.1 会计负责协助物业总经理编制公司每一年度财务预算，每年11 月份着手编制下年度的财务收支预算。 1.2 费用支出部门详细提供过往12个月财务资料； 1.3 客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明 细资料； 1.4 各部门提供下一年度的费用预算开支计划； 1.5 物业总经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。 2. 编制要求 2.1 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商审批的 收 费标准为准则； 2.2 根据各部门提供资料，进行分析及计算； 2.3 将计算分析出的数据资料,形成初稿； 2.4 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提 交总物 业经理审核； 2.5 提交发展商审批； 2.6 发展商审批通过后贯彻执行。 3. 资料处理 3.1 用于编制年度预算的资料应进行归档登记； 3.2 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作
