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1、海南电力物业管理有限公司办公室管理制度 第一章 总 则第一条为使公司的办公工作实现规范化、程序化、制度化， 进一步加强管理和协调，明确办公秩序，提高办公效率，保障和促 进物公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。第二条公司综合部负责本制度的组织实施和管理监督。 二章 经理办公会议第三条公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。第四条每周一上午 9：00 点召开管理工作会议，由经理（或指 定其他公司领导）主持，公司其他领导及各管理部门正副职经理 （主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如 经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项 目、重要对外关系、
2、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究 的其它事项、组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务 发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。第六条各部门及各专业需要提请经理办公会研究的事项，应在 会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送综合部汇总 筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由综合部通知有关 部门做好会前准备（包括会议材料等） 。第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，经理 有最终集中决策及决定权。第八条综合部指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。综合部对需贯 彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。
3、第九条公司领导会议由经理主持，公司其他领导参加，不定期 召开，必要时由综合办主任负责记录和督促会议议决事项的协调落 实。 第三章 公文处理第十条各部门原则上不得以部门名义对物业公司系统外的单位 制发正式文件。第十一条省政府各厅局及省公司来文（包括各部门收到或代领 的） ，均应交由综合部统一登记、传阅和归档。有关文件经综合部同 意，部门可复印留存。第十二条凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，综 合办对内容和文字有权审核，并负有把关责任。第十三条综合部负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的 文档工作。第十四条综合部负责制定公司保密工作条例并指导全公司的保 密工作。 第四章 内部呈批第十五
4、条公司各部门、各专业部等以书面形式向公司领导汇报 工作或请求批准有关事项，须使用公司签报。第十六条公司各部门的签报，由该部门直送分管领导，领导签批 后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由综合部呈报经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处 理。第十七条专业部签报，按签报内容自行送交相关管理部门或分 管领导。需报经理审批的，应交由综合部负责呈送，批后按领导批 示处理。第十八条呈批件由公司领导签批后，原件交综合部归档存查， 呈报单位必要时可留复印件。第十九条办理签报必须打印，按规定填写，规范用表，由承办 人及签报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一签。 需要一
5、事多批的，第二次签报时应附上次批示意见。第二十条承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、 准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登 记和存档。第二十一条各部门及各专业部应指定一名正式职工作为联络员， 负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本部门领导及人员传 达、报迭签报及其他相关事务。 第五章 印章使用第二十二条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产 转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核， 报经理签批后用印。第二十三条呈送省公司各部门文件，须由综合部主任核稿，报 经理签批后用印。 第二十四条涉及公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、 证明
6、等，由综合部秘书审核，经分管领导签批后用印。第二十五条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等， 由综合部主任批准后用印。 第六章机要文书第二十六条机要室主要负责公司文件和有关材料的打印。打印 内容须经综合部主任（或分管领导）审核签字。第二十七条各部门需制发的业务公文、函件及其他材料等均应 自行打印。第二十八条办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单” ，经部 门负责人签字后，送机要室办理。每季未由综合部统计费用后转财 务本部，计入部门费用。第二十九条一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真 件外发由公司分管领导签字。第三十条收到传真件应及时通知收件人签字领取。第三十一条各部门及个人的邮
7、件自行发送或领取，属于公司领导 的，综合部负责办理。 第七章 接 待第三十二条凡客人来访的，登记后由被访部门派人接见并引入。第三十三条公司领导的客人来访由综合部负责接待，其他来访 客人由被访部门自行安排接待。 第三十四条业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与综合部联 系，由综合部负责安排。 第八章 其 他第三十五条科以上干部每次到公司集体议事。临时有事或有病 的，须向公司分管领导请假。第三十六条公司各部门、各专业部正副职以上（含）领导每日 应于晚 5:30 下班、临时有事的，须向公司分管领导请假。第三十七条公司各部门和各专业部实行归口管理，每季度未各 专业部相应的机构或相对固定的人员向归口管理部门汇报工作、呈 报报表及其他材料。 第九章 附 则第三十八条本制度由公司综合部负责解释。第三十九条各专业部在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情 况，制定实施细则。
