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1、文件管理制度 （讨论稿） 一、总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在 我公司各项工作中的指导作用，特制订本制度。 二、文件管理内容 主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报 下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由综合 办公室归口管理。 三、收文的管理 （一）文件的签收 凡上级机部门发来的文件均由办公室档案员登记签收。 （二）文件的阅批与分转 文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由秘书分 送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理亲自阅批后分送承办 部门阅办。为避免文件积压误事，应在当天阅签完。 （三）文件的传阅与催办 1.传阅文件应严
2、格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的 文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对 尚未传达的文件不得向外泄露内容； 2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合 办公室，阅批文件一般不得超过2天。如有领导“批示”、“拟办意 见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办 理有关事宜； 3. 办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到 文件、应立即指定专人办理； 四、发文的管理 （一）发文的规定 1.全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，其他部门一律 不得自行向上、向下发送正式文件；2.对公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，
3、须由总经理批准签发。其余文件均由分管领导批准签发。 （二）发文的范围 1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报 告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.公司上行文、外发文主要用于： （1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； （2）同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资 供应、经营管理等事宜。 3.公司下发文件主要用于： （1）公布公司规章制度； （2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； （3）公布公司体制机构变动或干部任免事项； （4）公布公司性的重大开发、项目、经营管理、生活福利等工 作的决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； （6
4、）其他有关公司的重大事项。 （三）发文的流程 综合办公室根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门 提交需公司行文的文件初稿，由综合办公室报总经理审批，签发后 发送相关部门和人员。 五、文件的保存 凡下列文件统一由综合办公室负责保存： 1.上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 2.公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通 知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、 年度报表等； 3.经理办公室、中层干部会以及各种专业例会记录； 4.公司召开的全员大会所形成的报告、总结、决议、发言、简 报、会议记录等； 5.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上 汇报发言材料等； 6.上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 7.反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等 的音像摄制品； 8.公司日志和大事记； 9.公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 各部门日常工作中形成的活动资料，由各部分负责保存。
