中信银行档 案培训课件

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1、中信银行信用卡中心,档案管理知识培训,卡中心档案管理制度,档案制度共12章内容：第一章 档案管理实施细则第二章 档案立卷归档制度第三章 档案保管制度第四章 档案保密制度第五章 档案利用制度第六章 档案鉴定和销毁制度,卡中心档案管理制度,第七章 档案检查制度第八章 档案库房管理制度第九章 档案管理岗位责任制度第十章 档案分类方案(分类体系表、档案结构、 归档范围及保管期限表)第十一章 电子文件归档及管理规定(3个附录)第十二章 制度附表(9个),第一章 档案管理实施细则,第一节 总则 卡中心档案、档案工作、档案管理,第二节 档案管理体制及机构设置 分层级“八爪鱼”式,第三节 档案的管理 “能用”

2、和“好用”,第四节 档案信息开发利用 “优质地用”“有效高效地用”,第五节 奖励与处罚 优化工作质量，创造价值、效益,第六节 附则,实施细则是总纲，是对卡中心档案工作的总体性、概括性的规定要求。包括六节：,第二章 档案立卷归档制度（重点）,第一、二、三条不赘述。第四条 归档范围 凡是卡中心在各项职能业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、录音、录像、照片、磁盘、光盘等文件材料。一、文件材料的形成与归档： （一） 文件的运转程序： 1、发文：卡中心根据工作需要向外发出文件，是以卡中心名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 2、收文：卡中心收进外单位

3、发来的文件。是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等程序。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（二）文件与档案的关系 文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既联系密切，又区别显著。联系在于：文件是档案的前身，是筛选、形成档案的基础，档案是由处理完毕的文件转化而来。区别是：文件转化为档案是有条件的，文件总量远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。文件转化为档案，一般需要具备三个条件： 1、必须是办理完毕的文件，尚未办理的文件不是档案。 2、必须是具有一定价值的文件，没有查考价值的文件不是档案。 3、必须是按照一定规律集中保存起来的文件，未经过系

4、统的整理不是档案。,二、卡中心文件归档的范围：详见制度第十章档案分类方案附件3文件归档范围及保管期限表。(手册第20页)三、文件材料不归档范围包括： 1、集团、总行、外单位普发性不需卡中心办理的文件材料，任免/奖惩非卡中心工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。 3、各零售分行不需卡中心贯彻执行的文件材料，不需卡中心办理的抄送文件材料； 4、各部门/分中心内部互相抄送（非主办、非主送）的文件材料，分中心提供参阅的简报/情况反映，抄报或跨级抄报的文件材料。 5、行业动态信息、参考资料；,第二章 档案立卷归档制

5、度（重点）,第二章 档案立卷归档制度（重点）,第五条 归档原则 遵循文件的自然形成规律，保持原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合工作需要，便于保管和利用。第六条 归档要求（9点） 书写材料和载体耐久保存 质量要求：已组卷 归档份数：1式1份，重要的、利用频繁的适当增加份数。 手续办理：清点实物，填写文件交接清单(在S:Public Share临时文件夹各类表格档案管理制度附表中 ),第二章 档案立卷归档制度（重点）,第七条 归档时间 文书类，次年3月底以前预立卷，一次性移交。 基建类项目竣工后半年内，设备类在安装试运行验收后。 声像类在活动结束1个月内，人事档案、实物档案收到时即归档，合同

6、类在签署盖章3天内。 会计档案由财务部保存1年，第3年归档。 客户档案根据实情而定，实时或是阶段性归档。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,第八条 归档方法（档案的整理，如何组成案卷）一、档案的整理，两种基本方法：（一）以“件”为单位整理：文书档案按此方法。以文件材料的自然单位为基本单位，单份文件为一件，单份装订，多件一盒，装满换盒。（二）以“卷”为单位整理：也就是立卷。基建、设备、审计、客户档案按此方法。按文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷就是一组有密切联系的文件的组合体。多为三点一线装订。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（一）文书档案的整理： 将属于归档范围的文件材料

7、按如下步骤、方法操作:(8步走) 1、分类：分年度 分保管期限 分机构/问题（一级类目） 2、装订：以件为单位装订，装订材料要符合档案保护的要求。 印件/定稿，正文/附件，请示/批复，转发件/被转发件要订 在一起，并注意先后。 3、排列： 同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的文件 材料按事由结合时间、重要程度排列。 4、编号：逐件编件号，在每件材料首页上端的空白处加盖归档 章并填写相关内容。页号可编可不编。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,归档章格式(一律用黑色填写),5、编目：依据件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录格式 归档文件目录,第二章 档案立卷归档制度（重点）,6、著录：将

8、归档文件的有关信息录入专用的档案管理系统。 (1)著录的项目必须准确、齐全，以便于检索； (2)须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（需移交管理部的文件可暂空）、页数、归档年度、保管期限、件号等。7、装盒：同一保管期限的文件材料按件号顺序装入档案盒，每一盒装满后再换下一盒。8、打印目录并编制检索工具：分保管期限按件号顺序打印归档文件目录，同时编写归档说明，装订成册，填写目录封面、背脊。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,归档文件目录封面式样,文书档案盒封面格式,第二章 档案立卷归档制度（重点）,文书档案盒背脊格式,盒内备考表格式 备考表,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（

9、二）基建、设备等档案的整理 1、分类 按照卡中心的档案分类方案，将属于归档范围的文件材料，按以下特征逐项分开： (1)分年度：文件内容形成或针对年度分开。 (2)分类别：按分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。 (3)分问题：按文件内容反映的问题分开。 (4)分保管期限:按保管期限表的规定分开。 2、排列与组合： 以问题（二级类目）为主，兼顾形成时间、重要程度、彼此联系，进行组合排列。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,3、编目： (1)编写卷内文件材料页号：正面编写在右上角，背面编写在左上角，图样文件编在标题栏外，空白页不编号。 (2)编制卷内文件目录,卷内文件目录格式,(3)编制卷内备考

10、表 (4)拟写案卷题名、填写案卷封面,第二章 档案立卷归档制度（重点）,卷内备考表,卷内备考表格式,互见号：,案卷封面格式,第二章 档案立卷归档制度（重点）,归档章格式(一律用黑色填写),案卷脊背格式（打印贴上去）,第二章 档案立卷归档制度（重点）,(5)装订案卷与盖档号章 文字材料一般以件为单位装订，图样文件一般不装订，并在每份材料首页的右上角加盖档号章。(6)案卷排列、编号和编制案卷目录 根据案卷排列顺序，按类别分别编案卷号并编制分类目录，必要时还要编制总目录。,分类目录格式 分类目录,第二章 档案立卷归档制度（重点）,总目录格式总目录,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（三）专门档案（会

11、计、人事、审计）档案的整理方法，按总行的要求执行。（四）声像档案的整理（照/底片） 1、分类编号 (1)照片：按保管期限年度问题(二级类目),按时间排列装册。 (2)底片：不分类，跨年度大流水排列装册。 2、填写说明 （1）分说明(位于照片下方或左侧、右侧) 照片号/底片号 _ _ _ 参 见 号 _ _ _ _ _ 题 名 _ _ _ _ _ _ 时 间 _ _ _ _ _ 摄 影 者 _ _ _ _ _ _ 文字说明 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（2）组合照片说明(概括该组照片所反映的全部信息，注明照片起止张号)3、

12、编制目录册内照片目录格式: 册内照片目录照片档案基本目录格式: 照片档案目录4、排架：照片册按照问题(二级类目)、保管期限、册号，上架保存。,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（四）声像档案的整理（录音带、录像带、磁带、光盘等）跨年度分别排列、编号。 例： （录音带、录像带） 封面格式,第二章 档案立卷归档制度（重点）,背脊格式,目录格式 音像档案目录,第二章 档案立卷归档制度（重点）,（五）实物档案的整理：按类别跨年度排列、编号、编目录。 实物档案标签格式 实物档案目录格式: 实物档案目录,第二章 档案立卷归档制度（重点）,第九条 各部门/分中心与对卡中心管理部文秘室的档案移交： 已整理好（

13、预立卷）的，在规定的时间，以规定的质量，移交原件，双套制（纸质版、电子版）。 每年3月移交所有档案目录。文件交接清单 移交部门： 编号：,注：1、卡中心档案管理硬件条件（4楼综合档案库房建好后，逐步接收各部门的档案移交，信贷审批部的业务档案除外。） 2、卡中心档案管理软件条件（信息技术部目前正统一报批卡中心领导审批，软件上线后，将实现网络化管理，各类目录将自动生成，并备份。）,第三章 档案保管制度,关键点： 1、档案案卷排列上架，按类别依次自左向右，自上而下排列。多柜就编柜架号，绘制存放示意图。 2、照/底片、录像带、磁带、光盘等配特制装具（相册、底片册、防磁柜等） 3、每年检查档案库存情况，

14、查数量、查质量。 4、档案利用严格履行审批，到期跟踪催还。,第四章 档案保密制度,关键点： 1、严格按照卡中心2006年91号文-中信银行信用卡中心密级划分范围暂行规定执行。 2、现场管理（文件日常收发时，档案利用检索时，档案移交时） 3、档案工作人员的职业道德。,第五章 档案利用制度,关键点：1、档案借阅手续、审批权限、时限、利用效果。 2、借阅人或档案工作人员离职，文档资料的归还、交接情况。,查阅 借阅 复印 拷贝 档案利用申请单 日期： 年 月 日,注：1.保管期限为长期及以上的文件需部门分管领导审批。 2.密级文件需总裁审批。,第六章 档案鉴定和销毁制度,关键点： 1、档案鉴定两次：归档前和归档后。 2、销毁档案由鉴定小组负责，任何个人不得擅自鉴定销毁。 3、销毁档案，严格履行手续，严格保密； 4、两名专人监销。,