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1、广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）中国石油化工股份有限公司广州分公司OA 合同会签审批系统 需求分析报告广州市百成科技有限公司顾问咨询中心2007 年 3 月广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）1 引言1.1 编写目的广州石化分公司在 ERP 实施的过程中，利用 OA 系统在文件审批方面的优势，于 2006 年初成功在 OA 系统中实现了 ERP 系统中的采购合同和销售合同审批操作,基本上解决了合同会签、审批界面不直观，审批意见不能很好反应，合同会签通知不及时等问题，收到了良好的效果，达到提升整个企业管理水平的目的。随着合同会签审批系统的深入应用，在实践过程中
2、也逐渐暴露了系统存在的一些问题，各业务部门根据实际应用需要，也纷纷对系统提出了的一些修改意见，此外随着应用的不断深入和数据的不断积累，目前系统运行效率也出现了下降的情况，为此，对系统进行优化升级已经非常迫切。针对这种情况，广州石化分公司对原有的合同会签审批系统提出了优化升级的需求，为了有效地指导合同会签审批系统优化升级项目的设计和实施，对实施的过程进行有效的监督，故编写本需求分析报告。1.2 项目背景a. 广州石化销售采购合同网上会签系统。b. 本项目由中国石油化工股份有限公司广州分公司提出，由广州百成科技公司进行系统开发和实施，使用用户为中国石化股份有限公司运销中心、物共中心、生产调度部、计
3、划部、机械动力部、财务部、法律部、公司经理等。c. 广州石化销售采购合同网上会签系统与广石化实施的 ERP 系统通过相应的接口程序进行数据的交互。d. 广州石化销售采购合同网上会签系统用户短信消息的发送，通过通过广州石化短信网关进行。1.3 定义ERP：是英文 Enterprise Resourse Planning 的缩写，中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）SAP：是一家通过业务工程成功地集成信息技术的公司，SAP（System, Applic
4、ations, and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用和产品） 。OA：是 OFFICE AUTOMATION 的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。合同：是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。2 现有业务流程概述2.1 目标为了配合广州分公司的 ERP 项目实施，把 ERP 中的销售合同和采购合同放在 OA 中进行会签审批，按照分公司的内控流程的规定需要相关部门和领导进行审批，审批通过后进入 ERP 系统释放合同，产生销售订单和采购订单。公司领导、财务部、法律事务室等相关部门有权
5、限查看系统里所有的合同。系统通过邮件和手机短信的方式提示审批人进行审批。2.2 业务描述广州石化分公司实施合同网上会签系统的部门包括运销中心、物供中心及其他会签部门，合同可以分为销售和采购合同两种。2.2.1 采购合同业务流程描述a. 在 SAP 系统：采购员录入采购合同信息；b. SAP 系统通过 API 接口程序把采购合同信息传给 OA 系统，OA 系统成生一个采购合同会签单；c. 在 OA 系统：采购员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签单上签署意见，完成后提交到中心合同室，有修改意见退回采购员；d. 在 OA 系统：中心合同室在合同会签单上签署意见，完成后根据
6、合同内容提交到中心领导审批，有修改意见退回采购员；e. 在 OA 系统：中心领导在合同会签单上签署意见，完成后中心授权范围内的合同会签流转结束，有修改意见退回业务人员重新修改审批；f. 在 OA 系统：中心领导根据合同内容选择计划财务部或财务部进行下一步审批；计划财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到财务部，有修改意见退回业务人员重新修改审批；财务部在合同会签单上签署意见，完成后提交到法律事务室，有修改意见退回业务人员重新修改审批；广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）g. 在 OA 系统：法律事务室在合同会签单上签署意见，合同会签单和合同传送给公司分管领导，有修改意见退回业
7、务人员重新修改审批；h. 在 OA 系统：公司分管领导按照有关内控文件 1、在内控授权范围内，在合同会签单上签署意见完成审批过程。2、超出授权范围内，在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到公司领导；i. 在 OA 系统：公司领导在合同会签单上签署意见，审批结束；j. 在 SAP 系统：合同会签结束，合同管理员释放合同。2.2.2 销售合同业务流程描述a. 在 SAP 系统：销售员录入销售合同信息； b. SAP 系统通过 API 接口程序把销售合同信息传给 OA 系统，OA 系统成生一个销售合同会签单；c. 在 OA 系统：销售员把会签单和合同传递给业务主管，由业务主管进行审核，并在合同会签
8、单上签署意见，完成后提交到中心分管领导，有修改意见退回业务人员；d. 在 OA 系统：中心领导在合同会签单上签署意见，如果需要公司分管领导批示转送公司分管领导，否则完成后提交到合同管理员，有修改意见退回采购员重新修改审批；e. 在 OA 系统：在中心授权范围内的合同会签流转结束；合同管理员根据合同内容选择相关部门，并发送给相关部门对合同进行会签；根据合同内容所有需要会签的相关部门意见签署结束的合同，合同管理员选择并将会签单和合同传送给法律事务室进行会签或根据会签意见将合同退回采购员重新修改；f. 在 OA 系统：法律事务室在合同会签单上签署意见后，会签单和合同发送给公司分管领导，对合同有修改意
9、见的返回给合同管理员；g. 在 OA 系统：公司分管领导在合同会签单上签署意见通过审批，对合同有修改意见的返回给合同管理员；如果需要传送到公司经理批示的，发送给公司经理；h. 在 OA 系统：公司领导在合同会签单上签署意见会签单和合同传送到合广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）同管理员；i. 在 OA 系统：流程结束；j. 在 SAP 系统：合同签订后，合同管理员释放合同，产生销售订单。2.3 条件与限制略3 数据描述3.1 静态数据略3.2 动态数据输入数据：SAP 中的送审的销售或采购合同信息；输出数据：合同在返回 SAP 系统修改，审批通过后提交到 SAP 系统时，提供修
10、改后的合同信息。3.3 数据库介绍服务器平台采用 Lotus Domino R5，在其上运行的合同审批系统数据库名称为 Pactsign.nsf。3.4 数据词典略3.5 数据采集略4 项目升级功能需求4.1 功能划分针对用户提出的升级需求，我们在对需求进行充分调研的基础上，将本次系统升级的需求大致分为以下几个部分：a. 审批流程修改b. 审批内容和审批项的变更c. 合同查询统计子系统d. 合同归档子系统e. 合同打印子系统f. 合同催办子系统4.2 功能描述4.2.1 审批流程修改广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）a. 增加“返回起草人”功能，系统中的任一审批人都可以使用此
11、功能，限制“返回 SAP”功能，在系统中只有业务员有权限返回 SAP。在系统中的审批痕迹中要体现“返回起草人”的情况b. 各会签部门采用“并列”关系，主办部门内部，各层次审核人员应是“串联”关系；所有会签部门的审核意见均不应起到否决作用，不导致会签流程的停止或重新开始c. 对所有到期合同运销中心经理有权限对原合同延期 10 天；超过 10 天的，按原合同会签流程重新流转。d. 参照物资采购合同会签流程，调整现有销售合同会签流程e. 对合同设置审批时限，超时未审合同可以多次短信提醒f. 在 OA 上的合同文本（word）文件只允许在业务员名下修改，在流转其他环节不能被修改。各审批人若认为合同必须
12、被修改，可在意见中注明原因，把合同打回 ERP 系统，待修改后再重新流转。4.2.2 审批内容和审批项的变更ERP 系统原合同条款部分改为合同摘要，照原有流程送 OA 系统。要将合同条款（文本）单独作为一个 word 文件，由业务员在 OA 系统中操作时，粘贴在合同上。4.2.3 合同查询统计子系统a. 用户可以用合同中的以下数据项作为查询条件、分类汇总条件和输出内容：办理人、创建时间、SAP 合同编号、合同编号、合同名称、业务员、环节、类型、状态、经办单位、项目名称、标的金额、中选供应商、合同类型、采购模式及审批结束时间等；b. 对合同的份数及合同的标的金额或节支金额进行汇总。c. 合同查询
13、统计的查询结果可以导出到 excel 表格中。4.2.4 合同归档子系统建立归档库，合同管理员有权限对合同进行按年/月的归档，并且在合同会签系统界面有链接，可以对已归档后的合同访问，并且此归档后的合同也支持上述的查询统计功能。归档后的合同从合同会签系统库中删除。4.2.5 合同打印子系统广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报告（v1）打印所需合同的详细内容、合同审批意见汇总、合同审批流程（需用户方提供打印格式要求）a.单个合同打印功能b.合同批量打印功能4.2.6 合同催办子系统合同会签系统中，除了 A 类合同外，其他类型的合同都需要跨多部门审核，若审核人出差或休假而未设置审批代理人，这就
14、在一定程度上造成了有些合同审批时间过长，甚至接近合同有效期。为避免此情况，需要有在 OA 中设置一个合同催办角色，赋予相关权限，能够查询系统中所有合同的审批时间，并可以通过短信和邮件等手段通知审批延误者及时审批合同。具体需求说明：a. 需在系统中设置催办人角色。b. 合同催办人需有自己查询界面（视图） 。格式如下：当前审批人上一审批人办理时间合同总审批时间SAP 合同编号合同名称合同类型合同创建时间合同状态审批环节c. 系统对总审批时间进行计数，当超过一定期限时，系统自动发送短信和邮件提醒催办人某份合同超期。此期限可以由催办人设置。d. 在上述统计表单中设置提醒按钮（类似合同审批中的意见栏）
15、，催办人判断合同审批超期后可以直接点击此按钮，选择预设信息或者自己填写信息后给当前合同审批人发送短信和邮件作为提醒。此功能可多次执行，每次执行都有记录。e. 合同审批完成后系统自动生成如下统计报表，作为考核依据。SAP 合同编号合同类型 合同总审批时间合同审批是否需催办审批过程中的被催办人被催办次数f. 合同催办人和审批人应为不相容岗位，申请后由管理员开放权限。5 性能需求5.1 数据精确度广州石化销售采购合同网上会签系统从 SAP 系统获取的合同信息与本系统中合同的信息保持一致。5.2 时间特性合同在从 SAP 系统获取过来的时间不超过 15 秒钟。广州石化 OA 合同会签审批系统需求分析报
16、告（v1）合同在本部门内审批过程中发送到下一个审批人响应时间不超过 10 秒钟。合同在送多部门会签时响应时间不超过 20 秒钟。合同在审批通过后提交到 SAP 系统时响应时间不超过 10 秒钟。5.3 适应性系统提供灵活的权限控制和流程配置工具，管理员用户可以自定义权限和流程信息。6 运行需求6.1 用户界面沿用目前现有的系统 C/S 结构，为用户提供丰富且简洁的用户界面。6.2 硬件接口6.3 软件接口a. 对需要在 OA 系统和 ERP 系统中进行传递的数据，通过 OA 系统中现有的接口进行，根据需求的变更，对需要传递的数据结构进行修改扩充。b. EKey 认证接口通过“ 深圳市明华澳汉科技股份有限公司 ”提供的EKey 接口函数进行调用。c. 短信接口通过广州石化短信网关提供。7 其它需求略8 运行环境8.1 设备略8.2 支持软件平台软件：Windows2000 系统，DominoR5 平台。接口软件：SAP 系统，EKey 软件，短信网关接口。8.3 控制略
