采购(供应)业务内控手册

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1、第三章 采购业务 3.1 物资需求申请 一、业务目标目标1 标 1加强计划准确率和供货及时率，规避计划准确率带来的风险和损失目标 2 通过内部控制规范采购管理流程，降低采购管理风险 二、业务风险需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调。内容内容内容请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。内容内容内容2三、岗位职责主管、副总裁：负责对物资需求申请的合理性及准确性进行审批采购部负责人：负责对物资需求申请中的物资进行分配采购员：负责对物资需求申请中的物资进行采购四、流程描述1.1 使用部门依据本项目实际需求数量

2、、生产部门依据本月生产需求发起物资需求申请；1.2 资产管理部对物资需求申请单中的物资进行库存核实，合理调拨分公司库存;1.3 供应部对所需物资的规格型号及数量再次进行核实，各类采购员优先采购急需物资1.1 使用部门就物资实际需求数量发起物资需求申请1.2 资产管理部对物资需求申请中物资进行库存核实1.3 供应部对所需物资的规格型号及数量进行核实，并分配至各类采购员1五、物资需求申请流程图物资需求申请集团资产管理部部长子公司董事长子公司总经理子公司供应部子公司资产管理部使用部门董事长集团运营管理部部长总裁阶段开始发起申请发起人物资需求申请单审核审核申请部长物资需求申请单核实库存库管员物资需求申

3、请单审核申请部长物资需求申请单审核申请部长物资需求申请单审核申请部门主管物资需求申请单审核审核审核审核审核不通过分派采购计划部长物资需求申请单结束112233物资需求申请关键点说明 ：关键风险点关键控制点详细描述及说明1 、 需求或采购计划不合理 ；2 、 不按实际需求采购或随意超计划采购 ；3 、 采购计划的编制流于形式 ， 缺乏执行性 。1 、 生产 、 经营 、 项目建设等部门 ， 应当根据实际需求准确 、 及时编制需求申请 。 需求部门提出需求申请时 ， 不能指定或变相指定供应商 ， 对独家代理 、 专有 、 专利等特殊产品应提供相应的独家 、 专有资料 ， 经专业技术部门研讨后实施采

4、购 ；2 、 在制定年度生产经营计划工程中 。 企业应当根据发展目标实际需要 ， 结合在途物资情况 ， 科学安排采购 ， 防止采购过高或过低 ；3 、 采购主管对采购计划监督与考核时 ， 应严格按照采购计划的目标 ， 若出现差异 ， 应查明出现差异的原因 ， 以便规避风险 。六、相关制度及具体内容1、物资请购审批流程按采购申请业务 OA 系统审批流程进行审批七、相关表单1、物资采购申请单物资采购申请单申请时间 流水号 物资采购类别 申请采购部门 经办人 物资名称 规格型号 申请采购数量 单位 预计单价 预计金额 备注物资采购用途 预计金额合计 ￥：申请部门主管意见：部门主管：申请部门负责人意见

5、：部门负责人：资产管理部主管意见：主管副总裁：资产管理部意见：资产管理部：集团公司总裁意见：总裁：监察室主任意见：监察室主任：集团公司董事长意见：董事长：八、业务实施中遇到的问题1、没有审批完成的物资需求申请单供应部将不予采购，但是部分工程材料及生产零配件因突发性强，为确保工程或生产的顺利进行不得不提前采购，需求申请单后补。九、优化流程建议1、建议明确急需物资申请采购流程3.2 供应商管理 一、业务目标目标1 标 1二、业务风险供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为内容内容内容三、岗位职责主管、副总裁：对供应商资质信誉情况的真实性及合法性进行审查采购部负责人：对供应商所提供

6、物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件等进行实时管理和考核评价采购员： 对供应商资质信誉等信息进行整理、归档四、流程描述1.1 使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，保证采购物资的准确性1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价1.3 采购员完成询比价后将建议供应商资质及询比价资料交由部门负责人审核1.1 使用部门就所需特殊物资提供生产厂家或可替代生产厂家1.2 采购员对所需物资进行询比价1.3 采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核1进一步健全合格供应商名录，确保采购到符合需求的“最优性价比”物资五、供应

7、商管理流程图供应商准入供应部 使用部门阶段开始供应商推荐内务物资需求申请单筛选供应商采购员询价单供应商准入审核部长结束1122供应商准入关键点说明 ：关键风险点关键控制点详细描述及说明1 、 供应商选择不当 ， 可能导致采购物资质次价高 ；2 、 供应商选择不当 ， 可能出现舞弊现象 ；1 、 建立科学的供应商评估和准入制度 ， 对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查 ， 确定合格的供应商清单 ；2 、 采购部门应该按照公平 、 公正和竞争的原则 ， 择优确定供应商 ， 在切实防范舞弊风险的基础上 ， 与供应商签订质量保证协议 ；供应商评价使用部门 质量部 供应部阶段开始供应商评价采购员

8、供方评定记录表1供方物资质量评审部长供方评定记录表供方物资使用情况反馈部长供方评定记录表供应商评定部门主管供方评定记录表列入合格供方名录采购员合格供应商名录不通过结束233 2 1供应商评价关键点说明 ：关键风险点关键控制点详细描述及说明1 、 不能准确评价供应商所供物资或劳务的质量 、 价格 、 交货及时性等信息2 、 检测设备及技术有限 ， 不能准确检测出物资是否满足使用需求或相应技术指标 ；3 、 使用部门对所需物资性能要求不够明确 ， 不能及时反馈质量信息及技术要求指标1 、 建立科学的供应商评估制度 ， 对供应商所共物资或劳务的数量 、 价格 、 交货等信息做出准确评价 ， 并在供应

9、商管理系统中做出相应记录2 、 进一步完善检测设备 ， 明确检验标准 ， 尽可能全面的完成对大宗物资 、 工程管配件主要性能指标的检测3 、 建立科学的供应商评价制度 ， 加强各部门之间沟通协作意识 ， 做到有问题早发现 、 早解决六、相关制度及具体内容1、供应商必须在合格供应商名录进行选择，坚持先厂家后代理、先附近后周边、先星高级后星低级的原则2、大宗原材料及成品件供应商本着先厂家后经销商的原则3、对属于生产厂家的供应商，参照外委供应商的选择程序进行甄选4、采购供应部根据评估结果建立合格供应商名册 ，相关业务部门按此名册执行采购作业5、未列入合格供应商名册的，原则上不允许采购其产品6、临时授

10、权供应商。因交货迫切或采购困难，以及其他特殊原因，由相关业务部门提交临时供应商授权申请书 ，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成为临时供应商，但不登入合格供应商名册七、相关表单1、询价单2、供方评定记录表 此报价将作为最终报价，参与本批次物资或者设备的合同评审，请慎重考虑!(甘肃大禹节水集团股份有限公司供应部)询 价 函您好：我公司拟订购贵公司配件一批，希望贵公司本着合作、共赢、互利互惠的原则，对下列物资报出最终价格，望合作成功，顺祝商祺!项次 物料名称 规格/型号 性能指标及技术参数 单位 数量 单价（元） 总价（元） 备注1 2 34供应商名称: 业务联系人: 需方联系人： 供应商电话:

11、手机 供应商传真: 需方电话：供应商地址: 是否含运费 含 不含 需方传真 ：报价有效期 是否含税 含 不含 税率 发票类型付款方式： 月结 天结 货到付款 交货方式 送货上门 自提 托运 交货周期注：以上供应商信息，请务必全填，并切记签字、盖章后回传我公司。报价单位盖章：法 人(签字)：供方评定记录表编号： No.供方名称 地 址电 话 联系人本公司主要的采购产品： 供应部签名： 日期：质量能力评价（1）对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明材料（共 页）：（2）新供方（ ）老供方（ ）（3）结论技术质量部签名： 日期：使用情况：销售公司签名： 日期：评定结论（是

12、否列入合格供方名录）管理者代表签名： 日期：年度复评记录年度 是否继续列入合格供方名录 批 准 时 间年度 批 准 时 间年度 批 准 时 间3.3 采购合同签订一、业务目标目标1 标 1明确双方的权利、义务和违约责任等情况（包括支付金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）目标 2 准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同二、业务风险采购合同签订不当，可能导致物资采购不顺畅内容内容内容未经授权对外签订采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害内容内容内容2三、岗位职

13、责主管、副总裁：确定正确的采购方式，并核查该供应商资质信誉是否达到要求采购部负责人：负责审核合同内容中是否存在疏漏、欺诈，合同中所示物资相关技术要求是否准确，交换及付款方式及周期是否合理采购员：起草合同，明确合同中物资验收标准，交由法务部核查四、流程描述1.1 使用部门依据实际需求发起物资需求申请时对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可替代生产厂家，保证采购物资的准确性1.2 采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资进行询价比价1.3 采购员完成询比价后将询比价材料上交部门负责人审核，审核通过后采购员选择最优性价比厂家签订采购合同1.1 采购部主管确定采购方式1.2 采购员对所需物资市场进

14、行调查1.3 采购员完成询比价将询比价材料上交部门负责人审核1 1.4 采购员将起草好的合同交由部门负责人及法务部对相应条款进行审核，审核完成后将供方盖章合同发起OA合同评审五、合同签订流程图招标采购资产管理部 财务部 使用部门 供应部 供应商质量部审计监察室总裁阶段开始针对招标物资起草招标公告内务招标公告针对所需物资发起招标公告部长招标公告发起招标公告内务招标公告购买招标文件供应商招标文件组织招标部长招标日程表评标 、 议标部长评标 、 议标部长评标 、 议标部长评标 、 议标部长评标 、 议标主管领导评标 、 议标总裁招标统计部长会议记录供应商投标登记部长投标登记表评标 、 议标供应商投标

15、价格表接下页112233招标采购资产管理部 财务部 使用部门 供应部 供应商质量部审计监察室总裁阶段承上页招标价格汇总各类采购员价格汇总表中标信息公示各类采购员中标通知书中标通知供应商中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书审阅中标通知部门负责人中标通知书结束441.4 合同签订完成后交由部门负责人及法务部审核招标采购关键点说明 ：关键风险点关键控制点详细描述及说明1 、 公开招标公告信息渠道的选取不够广泛 ， 导致部分供应商无法及时参加招标2 、 缺乏对重要物资品种的价格跟踪监控 ， 引起采购价格不合理 ， 造成企业资金损失3 、 评标成员不够广泛 ， 技术专家不够充足 ， 评标成员是否与投标单位及关联单位有个人利益关系 ， 是否采取了回避措施4 、 评标及价格汇总过程中 ， 接触标的的人员是否有泄密行为1 、 在公司主页或相关产业大型网站上发布招标公告 ， 尽可能多的吸引有资质的投标人参加投标2 、 采购部门应当定期研究大宗通用物资重要物资的成本构成与市场价格变动趋势 ， 确定该类物资