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1、新时期机关文秘与文书档案管理工作一体化建设内容提要：在以“信息时代”和“知识经济”为特征的 21 世纪,我国办公现代化有了很好的外部环境和内部环境,面临着大发展的机遇。但是机关办公方式严重滞后于机关行政管理工作现代化发展的矛盾,迫使政府机关、事业单位必须尽快改善办公环境,实现办公自动化,进一步提高机关工作效率。文秘工作和文书档案管理工作是行政管理工作的主要组成部分,实施一体化管理必将极大地推动机关办公自动化的进程。关键词：机关；文秘；文书档案管理Abstract：Office modernization in China has been a good external environment
2、 and internal environment, in the information age and the knowledge economy characterized the 21st century, faced with the large-scale development. Of office the way serious lag in the contradictions of the modern development of organs and administrative work, forcing government agencies, institutio
3、ns must quickly improve the office environment, office automation, and to further improve the efficiency of organs. Secretarial work and archives management work is the main part of the administrative work, will greatly promote the implementation of integrated management of office automation process
4、.Keywords：organs; secretary; archives management现如今，随着办公自动化和档案管理现代化水平的快速发展, 对机关文秘和档案工作也相应的提出了更高的要求,。如何创新工作方法, 使文件登记、立卷、著录工作适应档案管理现代化的要求, 已成为机关文秘和档案工作者面临的一个难题。文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率其实都起着不可或缺的作用，做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础,，对将来和现在都十分重要。实现二者一体化的任务迫在眉睫。一、文秘工作和文书档案管理工作的关系文秘工作与文书档案管理工作既是紧密联系的, 又是相互独立的。虽然公文处理工作与档案
5、工作各有不同的工作任务, 但在日常工作中形成的大量公文和文字材料均出于文秘工作者之手。写公文是文秘工作的主要内容, 档案来源于公文, 公文是文书档案的前身, 所以两者又是紧密相连的。要做好档案工作, 首先要从公文处理工作抓起,。文秘工作的性质决定了文秘部门加强文书档案管理工作的能力极为关键。首先,文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要,文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料,这些文件要及时递呈领导批阅,然后催办、归档,会直接影响整个单位的工作效率;能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说,文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。其次,搞好档案管理能够保证文秘
6、工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强,全面性、可选性扩增,是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。做好档案工作对文书处理工作有如下几方面的影响：（一）档案的利用推动了文书处理的再生工作档案管理是一门专业性很强的学科,它是解决处理问题的依据,具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此,搞好档案管理不但有推进文书处理作用,而且还能直接为其提供信息,提
7、高企业经济效益,促进改革发展发挥特有的作用。(二）在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁,也是文件转化为档案的必经之路,所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础,而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平,文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密,这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。(三)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善健全的归档制度是保证文件收集齐全完整,堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明,在文书处理文件立卷归档过程中,如若忽视档案工作对他们的监督指导作用,不仅会降低对文件立卷归档质量标准,
8、而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定,不能有文必档。要找出文件的六个特征,即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量,最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来,健全两者之间统一的立卷归档制度,共同负责,使之规范化,这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。随着现代科学技术的进步, 特别是计算机网络技术的发展, 档案界提出了“文档一体化”管理模式。所谓“文档一体化”就是从文秘和档案工作的全局出发, 在公文生成制发到归档管理的全过程中, 使用计
9、算机管理系统, 使生成公文的各部门按着档案管理及归档的要求进行统一格式下的输入,同时可以进行多次输出, 在公文产生到运转的每一个环节,尤其是在公文向文书档案转化的关键环节, 都能体现出文书档案工作的具体要求, 使文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化, 减少重复劳动, 节约人力、财力、物力和时间, 实现文秘工作和文书档案工作的规范衔接, 实现办公信息的收集、传递、存贮以及查阅利用的现代化。二、新时期机关文秘工作和文书档案管理工作存在的主要问题在实际工作中, 文秘工作和档案工作实行的是分块管理制。实践证明, 这种体制从某种程度上拉大了文秘工作和文书档案工作的距离, 使文秘人员文书
10、档案意识淡薄; 另一方面档案人员也很少考虑文秘工作, 致使二者在管理过程中出现脱节, 在公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象:（1）文书工作与档案管理工作出现断口在日常的工作中，文书工作和档案管理工作最好按照分体式管理体系来管理。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之间的脱节，在衔接上十分不协调。目前，许多机关单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规
11、范的现象。比如，文件用纸不规范，格式不统一、版记不全，附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等。（2）上级领导对档案管理工作不够重视在部分单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。在一部分领导看来，档案管路工作极为简单，尽管投入了大量人力物力，但是难以见到效果，也无法创造可观的经济效益。只要求相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视，却没有将具体工作落实到位。这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性。除此以外，单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致，也会导致在工作中的脱节，影响档案工作人员的效率
12、和工作质量。（三）员工培训不足，能力欠缺就现实情况看来，有一部分单位的档案管理工作者没有经历过专业的档案管理工作培训，也没有拿到上岗证，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。有的档案工作者虽然经过培训拿到了上岗资格证，但是后期却缺乏相关技能的继续教育，没能及时的更新知识。除此之外，有些单位由于缺乏专职档案员，于是由文秘人员兼任。在做好本职工作后，再投入到档案管理工作上的精力十分有限。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。随着互联网时代的来临，
13、利用计算机进行文书档案管理，从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流。档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新，进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化。（四）部门之间缺乏配合在日常工作中，若是各部门之间缺乏配合，也会直接影响到文书档案管理水平的提升。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而有些部门出于本部门工作便利或者其他原因，不愿意将一些需要归档的文件上交。在收集资料时，一些责任心较强的档案员在工作时常常感到力不从心，多次催要未果之后，档案员一般会选择放弃。久而久之，一些重要的文件资料就容易丢失，难以找回，造成巨大的损失。三、如何实现机关文秘工作和文书档案管理
14、工作“一体化”管理从今后的发展趋势看,“文档一体化”管理是机关档案管理工作的大势所趋。因此, 要建立规范的“文档一体化”管理模式, 从多角度、多层次地为整个社会提供档案内容, 更好地为各项工作服务, 必须做好以下几方面工作。（一）强化“文档一体化”管理意识“文档一体化”的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起,“文档一体化”旨在加强文书档案管理部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 同时减少档案部门的工作程序, 避免无谓的重复劳动, 使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础性工作, 作为文秘人员必须有较强的文书档案意识。对一个单位来说,
15、要维护其历史的真实性, 靠的是我们今天经办的文件, 撰写的材料。因此, 在公文制发中, 要严格按照有关规定,做到规范化、标准化, 提高档案实体质量。具体需要做到如下几点：首先是公文用纸质量要好, 幅面尺寸规格要统一、规范、标准, 符合国家的有关规定, 排版形式为横排横写, 左侧装订; 二是注意检查制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题和主送单位、抄送单位是否准确, 落款是否与公文一致, 有无日期等; 三是公文字迹要清晰, 不论是草拟公文、定稿公文, 还是做出的各种记录、签字等, 都不能使用容易褪色的笔种、墨水和纸张 , 以保证字迹清晰, 有利于日后长久保管利用; 四是使用文
16、种要合理, 拟制格式要规范, 行文不要滥用简称和使用不规范的字词, 以利于日后标准化、现代化检索手段的应用。（二）强化“全过程管理”工作, 树立质量意识首先, 要树立质量管理意识。在进行文秘和文书档案管理工作中，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一的观念, 明确各自责任, 这是“全过程管理”的前提。其次, 要理顺管理体制, 建立完善组织机构, 建立一支优秀的工作队伍。实现文档一体化管理,就必须将文书、档案工作实行统一管理, 并成立相应的机构,负责解决文书、档案工作中带有普遍性的问题, 使文书的整个处理程序和档案工作的收集整理等工作, 在统一的监督指导下有机地衔接在一起, 最终达到利用的和谐与统一。第三, 要科学地遵守和认真执行公文管理的基本原则以及公文格式、行文规则、收发程序、公文管理的要求及公文归档的规定等各项质量标准。第四, 要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步, 配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求, 并强化其操作的熟练性和规范化。使档案工作逐步走向规范化、统一化, 才能最终实现“文档一体化”的全过程
