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1、关于物资采购、收货、入库、报销、领用的管理制度为了有效地控制成本，提高物品的利用率和资金的周转率，减少仓库物资积压和浪费、堵塞漏洞，同时也使物资采购操作程序化、规范化，现就种类物资的申购、询价、采购、验收、入库、报销、领用等管理作如下规定：一）物资采购的管理1、仓库申购：物品已形成正常供货渠道之后，日常补货由仓库根据存货规定负责提交申购。由具体负责的仓管员按照“采购申请单”上的内容逐项填制，特别要注明现有库存量及每月耗用量，转财务部经理、总经理审批。而后转交采购分部实施采购。采购单一式四联，一联由仓管员存底，一联财务部，一联仓库，其余交采购部门。2、部门申购：由部门经办人填制“采购申请单” ，
2、交部门经理审批后，转交仓库核签，如仓库注明无此物品后呈采购分部。由采购分部先行采价，采价实行货比三家(已有供货单位的物品可直接实行现价问询)的原则，按最低、最合适价格由采购分部经办人填列，而后转呈财务经理及总经理签批，经各级领导签批后的申购单交采购分部实施采购。采购单一式四联，一联由申购部门存底，一联交财务，一联仓库，其余交采购部门。3、固定资产单项金额 10000 元以上的申购以及各类工程改建，均由部门经理提出申请，总经理签批，报董事会研究审批后，方可执行。4、工程维修所需材料及配件的采购，除执行上述程序外，同时还应附上有关的 工程维修单 （一式三联）及材料成本的预算报告。5、办公用品一律由
3、行政办公室汇总申请，采购分部采购，申购办法同上。6、餐饮每日鲜活品的申购：由总厨根据营业情况，每晚八点半以前将次日所需 购进的鲜货分类填制每日鲜货采购申请表一式三份（总厨、采购员、收货员各一联） ，并注明数量、规格、产地等质量要求，报餐饮部经理审批后，由采购员通知供应商送货。二）采价、定价的管理：1、每日鲜货的采价由采购、总厨或餐饮部经理、财务部分管采购工作人员，每周定期到市场进行交叉采价，根据市场价格提交市场现行食品价位，供财务部成本会计对采购食品成本的跟踪监督。2、其他用品采价、定价采购员按采购申请单要求进行市场询价、多方比价、采购。对于季节性强、价格浮动大的，必须及时报总经理审批后，方可
4、进行采购。 （一般情况下可掌握在 5%以下） 。三）采购订货的管理1、采购部根据各级领导签批的采购申请单，并按事先已询价填报价格，请供应商（或自行购买）将物品送至酒店，仓管员按采购申请单上的要求检查物品的性能、质量等各项指标，符合要求再将物品送至使用部门最后鉴定是否可行，如无异议，方可办理收货。如有发现质量问题，再由使用部门或仓库提出，由采购分部找供应商交涉。2、采购分部根据采购申请单的要求，选择供应商、签订订货合同。定货合同应报财务部经理和总经理审批。并将上次购进物品的时间、价格、数量抄录附上（每日采购的食品除外） ，便于审批时掌握。3、如果采购人员订购不到采购申请单之要求的物品，应及时通知
5、申请部门；如果找到此种物品的代用品，也应事先征得申请部门同意后方可采购，确保物品实用，减少浪费。4、批准的定货单或定货合同，采购部留存一份，以便督促供应商按时发货；送交仓库一份，以便核对验收；送交财务部会计处一份，以便筹措资金或按时预付定金；送使用部门一份，以便核查。四）货物验收的管理1、餐饮部厨房鲜货的验收每日早上按约定的时间，餐饮部经理或指定人员、大厨、收货员、采购员组成收货小组，以已经审批的日鲜货采购申请表及定价表为依据，各司其职：大厨负责进货的质量、收货员负责进货的数量、斤量等，其余人员负责价格把关， 由收货员填制收货单 ，并做好有关人员的签字手续（签字人员：总厨、收货员、采购员、供应
6、商） 。2、餐饮部厨房干货调味品和吧台酒水的收货要求供应商或采购员根据采购申请单进货，贵重干货（具体物品名称由餐饮部提供） ，必须经总厨验证后方可收货。干货调味品和酒水由收货员配合使用部门验收后，根据定货合同或采购申请单要求，填制好收货单并做好有关人员的签字手续（签字人员：总厨、收货员、采购员、供应商） 。仓管员根据收货单验货入库。3、各部门需要采购的物料用品、低值易耗品、办公用品、固定资产的收货由采购部或协助采购部采购的人员所采购的物品，必须经采购经办人、使用部门代表及收货员根据定货单或定货合同（没有定货合同的，根据采购 申请单）办理验收入库并由收货员填制收货单 （一式四联） ，做好有关人员
7、的签字手续。同时各部门需直接领用的财产、物品，必须在收货单“备注栏”中由各部门经理签上“直接领用”字样，以便财务部对各部门财产帐薄的及时建立和清点，避免财产的流失。4、当验收物品时，发现因数量短少、不符合规格、质量有问题、单价超过原采购申请单上的价格，收货员应拒绝收货，要求采购员或供应商退货、换货。情节严重的或拒不接受收货员处理的退货或换货意见，收货员应及时上报部门领导。收货员将不符要求的物品验收入库，一经发现，查处属实，收货员要承担相应责任。5、收发手续完毕后，将收货单各联分别送交收货部门、供应商、财务会计等，以便办理相关手续。五）采购结算的管理1、供应商结算每日供应商在货送至收货处并办理验
8、收手续时，必须在收货处取回收货单 “供应商联” 。月底根据收货单的“供应商联”开出发票，报酒店采购部，然后由采购员填制开出支票要求单 ，附上收货单及发票，报财务部成本会计进行审核，审核无误后报财务部经理和总经理签批后方可结算（贵重干货酒水须附上采购申请单的“财务联” ） 。2、采购员直接采购的结算管理采购员在办理完收货手续后，应附上采购申请单 （采购联）及收货单 （采购联）连同发票填写现金报销单或开出支票要求单 ，送财 务部会计审核后，经财务部经理签字，而后报总经理签批后，方可报销。采购员在采购前，需临时预支购货款项时，必须填写借款单并附上采购申请单经财务部经理审核，报总经理签批后，方可从出纳
9、处预支或借款。3、零星物品采购的报销管理所谓“零星物品” ，一是指总价值低于 300 元以下的物品；二是指临时性的客用品；三是指突发性的急用品。其购买程序，可先口头请求有关领导， 经同意后由采购员或使用部门的经理指定专人购买，之后填写现金报销单 ，并注明去处、作用，由部门经理签字，财务部会计审核，财务部经理签字后，报总经理签批后，方可报销。六）各部门物品的领用管理 各部门需领用仓库各类物品，必须经部门经理指定主管级以上人员（或文员）填写好领货单 ，经部门经理以上人员签字，报财务经理签批后，方可领用。办公用品须由总办经理签字。固定资产、酒店对外赠送的礼品须由总经理签批后，方可领用。财务审批权限制
10、度为适应酒店管理需要，现将酒店财务审批权限作如下规定：一）采购审批权限1、申购：按采购申请程序执行。即：鲜货由总厨申购，酒店常用储物品由总库申购；第一次申购物品，非常用、常储物品及固定资产购置，由使用 部门申购。申购单应注明申购理由。2、报价：常用常储物品申购，应在申购单上注明上次进货价，其它物品申购，应由申购部门先行报价，采购实行货比三家原则。3、审批：单项金额 10000 元以下固定资产申购，由部门提单，部门经理加签，财务经理审核后，总经理批准方可采购；单项金额在 10000 元（含10000 元）以上，固定资产申购，以及各类改造工程，由部门提单财务汇报总经理，并报酒店审批方可进行采购及改
11、造。其它正常经营业务申购，由使用部门提单，财务部经理审核后总经理批准方可执行。二）合同审批权限1、凡单项金额 5000 元以上的大批量的物品购买，固定资产购置，外包工程，长期外包项目（如绿化、外包维修等）及其它应以合同形式的费用支出（包括广告宣传等） ，酒店均应与供货（或承接）公司（或个人）签订经济合同。2、经济合同对外商谈前，有关部门应以申购单或报告（工程费用支出）形式事先提出，由部门经理签署，再由财务经理审核，并报总经理批准（需报酒店管委会批准由财务进行综合汇总上报） 。3、经济合同对外商谈时，由酒店分管该合同项目部门经理组织进行，财务部门应派人参与经济合同的商谈。4、经济合同商谈后报财务经理审批转呈总经理审核签署（或总经理授权有关人员签署） ，单项金额 10000 元以上固定资产和改造工程项目应报酒店批准签署。5、经济合同签订后，财务及使用部门各留存一份，物品采购的应送交仓库一份，以便核对验收，重要经济合同应同时交总办存档。三）报销审批权限1、经审批后购回物品报支及不属于物品购置的费用报支，由财务经理审核后报总经理审批方可报销，单笔金额 1 万元以上的开支须呈报酒店签批。2、差旅费开支在标准范围内，由财务经理审批，总经理签批后，方可报销。超过标准开支，原则上不予报支，特殊情况需由总经理另行签批。
