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1、1文秘类综合案例分析答题方法初探职业高中对口升学考试方法辅导【摘要】：综观文秘专业对口升学历届高考试题，案例分析题所占的分值从 60分至 80分不等，在总分值 390分的专业综合试卷里，案例分析题比重将近占到20%，这道历届雷打不动的大题在高考中的重要性可想而知。做好案例分析这道大题，是高考中拿高分的关键。在长期教学中，我总结出五种解题方法：一是读懂题目，从容作答；二是紧扣书本，灵活运用；三是准确识别题中信息避免答错；四是找准入口，切中要害；五是有条理规范答题。【关键词】：对口升学 案例题 读懂题目 紧扣书本 切中要害 答题规范 综观文秘专业对口升学历届高考试题，案例分析题所占的分值从 60分
2、至80分不等，在总分值 390分的专业综合试卷里，案例分析题的比重将近占到 20%，这道历届雷打不动的大题在高考中的重要性可想而知。高考是目前考查一个学生知识、能力唯一的一个比较公平合理的办法，为什么案例分析题在文秘专业对口升学高考中这样重要，有如下几个原因：1、秘书工作的最大特点就是它的实务性，对一个还未正式从事过秘书工作的学生来说，通过有高度拟真性的案例分析，来考查他对实务性工作完成情况，无非是个再好不过的办法。2、秘书工作案例覆盖面广、包容量大。上至高层、下至基层，大到全国、小到地方，如一县一乡。可以是综合性的，也可以是专门性的。可以涵盖办公室管理、接待、日程安排、信息、调查研究、公文写
3、作、文书处理、会议、信访、沟通、协调、礼仪等方面的知识，利用这样的题型来考查学生的综合能力比较真实、全面。高考是根指挥棒，所以在平时教学中应注重学生对高考案例分析题答题能力的培养。我在长期高三教学中，总结了如下一些方法：一、读懂题目，从容作答拿到题，首先要克服畏惧心理，然后要认真读题、审题，了解案例的内容及所问问题，整理好思路，从容作答。案例题（2009 年高考题）：请你依据秘书工作的相关知识，指出秘书李明的六个错误。早上上班时，秘书李明身穿“李宁”运动装出现在公司办公室门口，恰巧听到办公室内电话铃声响了起来。她急急地开了门，来不及将钥匙拔下就冲进去拿起话筒。电话是公司刘总打来的，刘总在电话中
4、说：“李明，赶紧给我到2档案室去查一下湘财发200811 号文件，并复印五份送到我办公室。我在外面谈事呢。 ”李明左腮夹着话筒，一边两手焦急地在抽屉中翻找水笔，一边说：“好的，王总，我马上办。 ”这时，财务部吴丹走进办公室说：“李明，给我开个介绍信吧，我明天要出差， ”李明正凭着回忆在小纸条上写着王总所要文件的发文字号，就对吴丹说：“你看我不正忙着吗？介绍信在这呢，你自己开吧，开好了我给你盖章就是了。 ”这个案例并不长，内容比较简单。要找出六个错误，如果不仔细读题，你会发现不了。拿到这样的案例，认真读题，不遗漏案例中秘书的每一项操作，然后想操作是否规范。案例中的秘书李明，接了一个电话，做了一个
5、接待，开了一张介绍信。我们可以发现，每一项操作都有错误；1、接电话左腮夹着话筒，动作不规范化；2、电话机旁没准备记录的纸和笔；3、有同事来办公室办事这也算是来访接待，他没有放下手中的事，主动招呼；4、跟公司员工开介绍信不能让她自己写，开介绍信和用印章都要请示相关领导。5、秘书着装不规范。这5处错误很容易发现，题目要找出 6处错误，粗心的同学可能会遗漏秘书上班应提前到办公室做好准备的问题。高考案例中要你找出案例中秘书的错误之处，往往会交代有几处错误，如果找不齐，可多读几遍题目，仔细分析，错误自然逃不过你的法眼。但有的同学会遇到另外一种情况，找出来的错误比题目中要求找出来的要多。这时候你有两种选择
6、，第一种仍然是仔细读题，检查自己的判断是否有误，另一种是，如果确定没误，也可把多找的错点写下。二、紧扣书本,灵活运用从 2010年开始，文秘专业的对口升学考试取消了填空题这种类型，学生容易误认为文秘专业的考试脱离了书本，所以认为，书上的知识要点不必识记，表面看来减轻了难度，其实加大了难度，这样的改革要求学生对文秘知识必须消化，转化为自己的知识才能解答试题。即要紧扣书本，又要灵活运用。案例题（2011 年高考题）：阅读以下案例，请写出做好秘书工作的 5个要点。富顺公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外几十家公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书小华负责安排接站报到工作。因为缺乏经验，
7、她把与会人员的名单总表复印之后交给了各接站点的工作人员，没有做要求，接站点的工作人员只好临时找张纸写下“富顺公司新产品推广会接站”拿在手上。3上海博雅公司总经理下飞机后在机场等了近半个小时无人接待，自己打的来了公司，公司徐总经理连连向对方道歉，并找办公室主任责问：“这么重要的客人，怎么都没有安排好？”会议结束了，公司发现本次推广会居然没有得到任何媒体的报道。事后，办公室主任狠狠批评了小华。对这个案例,很多人会觉得不知从何写起，如果死读书本，你就是把整本书背下来，也答不出这道题，只有真正读懂了秘书接待工作、灵活运用接待中的原则和礼仪，熟悉接待程序才能答题。综合这些知识，可以归纳出秘书做好接待工作
8、的五个要点：1、首先应统计好接站客人名单；2、及时掌握好客人抵达的信息；3、准备好接站标识；4、重要客人事先确定迎接规格，派相应身份的人员前去；5、事先与媒体联系，做好宣传报道工作准备。看看这五个要点，有哪一点不是来自于书本，又有哪一点是照搬书本？所以，死读书不行，不读书更不行。只能是读懂书中的知识，然后才能灵活运用。三、准确识别题中信息避免答错学生在做案例分析题时，经常会出现的情况就是不知道案例与课本中哪些知识点有关，如果这一步出现了失误，后边答题就会出现偏差。 案例题（2010 年高考真题）：某镇新上任的领导班子，想出了一条致富的途径。他们经过调查，了解到一条重要的经济信息：随着城市美容保
9、健品的不断开发，芦荟的需求量与价格不断上升，而且就在他们的邻镇，去年就靠卖芦荟赚了大钱。于是他们决定用行政命令方式在全镇大面积种植芦荟。哪知第二年市场饱和，芦荟卖不出去，全镇农民蒙受很大的经济损失，镇领导好心办了坏事。请分析此项工作失败的原因。如果你是镇政府机关的秘书，那么在此项工作开展之前，应当做些什么工作？它要涉及到的知识点有秘书在领导工作中的作用、调查研究工作、秘书在领导决策中的地位和作用等，找准了这些知识点，答题时大的方向就不会错了，而且答题思路也比较清晰。首先要点明秘书在领导工作中具有参谋和助手作用，要积极为领导的决策做好法律法规、信息依据等准备工作，然后再结合案例进一步说明：在大面
10、积推广种植芦荟工作开展之前，秘书发挥参谋助手作用，就体现在领导正式作出决策之前，要深入实际进行调查研究，充分了解芦荟种植、销售等信息资料，并把这些信息资料进行分析、整理、加工后，最终求得结论，把该结论提供给领导，使领导的决策真正建立在对实际情况认真分析的基础之4上，避免造成不必要的损失。四、找准入口，切中要害案例分析题由于题型活，和课本理论知识及现实工作联系都比较密切，又侧重于考查学生运用知识解决实际问题的能力，所以这种题一般没有平常所说的“标准答案” 。如果有，也往往是答题的基本要点，至于所涉及到的知识点、答题内容如何组织等，这就要看学生自己的水平了。我认为在组织这些内容时关键还在于找准答题
11、的切入口，即从什么地方先突破、入题，然后再按照题目的要求合理组织答题的内容，切中要害。那么怎样才能找到切入点呢？从教学实践来看，应该在准确判断案例涉及的知识点的基础上来进行，即围绕知识点先做理论上的阐述，然后再结合案例本身进行分析，这样才符合理论指导实践的过程，做到有理又有据。案例题（2007 年高考题）：天时公司召开新产品推荐会，秘书小张参与会务工作。一清早，她就带了一块“接北京来长沙的李先生”的牌子 和公司司机到火车站出站口，迎接与会代表李先生，但火车早已进站，却没有接到人。回公司后，她即负责会议资料和餐券的发放工作，由于代表一时来得比较集中，她就忙不过来了。于是，她就只顾签到，而让代表自
12、己拿取餐券，事后清点时，她发现还有 30名预约代表没有到，而资料却只有 20份了，餐券数目也对不上，这时小张情绪大受影响，回答来宾询问时也很不耐烦。会议值班期间，来了一位先生要找正在主席台就坐的嘉宾，她就让他自己进去找人了。此时，又一个工作人员跑来，告诉她会场电源插座有问题，请他赶快找公司电工师傅修理，她却说：“我没有他手机号码，怎么知道他在哪里？”过了一会儿，小张认为会场不会有什么事，就离开公司办自己的事去了。请你依据秘书办会的相关知识，指出秘书小张的六个不妥之处。这个案例的问题设置中已提示了案例所涉及的相关知识，但是怎样切入呢？想到办会，我们就要马上想到会前的准备工作、会中会后的服务工作。
13、这位秘书在会前的准备工作中明显有两点不充分：一是去接来宾时对来宾坐哪班车，什么时候到站都没搞准确。导致没有接到来宾，显然是对来宾的情况都没了解；二是她在安排会务工作时考虑不周，签到和发资料、餐券由一个人来做显然忙不过来，导致工作出错。会中的服务她也存在 4点不妥之处：一是回答来宾询问很不耐烦，会中的接待秘书人员应热情相待；二是一个要找主席台上的嘉宾的人，应该由秘书人员先接待，如果不是紧急事请来人先等待，到会议休息时5间秘书再进会场通报，实属紧急事情也应该由秘书人员进会场用递纸条的方式通报；三是会议期间，秘书应做好服务、保证会议正常进行，工作人员要她找电工，她却以没有手机号来推脱，这是极不负责的
14、做法；四是会议值班期间，应该人不离岗，她却想当然地认为没事，离开了公司，这又是极不负责的做法。五、有条理规范答题案例分析题的核心是用基本理论知识去分析、解决实际的问题。比较规范的答题就是用有条理、符合逻辑的文字阐述分析、解决问题的过程。案例题（2012 年高考题）：根据下述材料，请你写出 5点与秘书工作相关的要求。秘书小张接到一个接待某外国公司总裁威廉斯先生的任务。约好星期一上午九点到飞机场接机。因为下雨，小张没有带伞，被淋得湿漉漉的，她上气不接下气地赶到机场，总算没有耽误工作。接到外宾后，她帮助客人提行李并引导其乘车，她请客人坐在副驾驶室座位上并说：“坐在这里视野好。 ”而后，自己坐在汽车后
15、排座位上与客人一同回公司的途中，她对来宾说“尊敬的威廉斯董事长，很高兴认识您，不知道能不能有幸跟您交换一下名片？”威廉斯董事长愉快的把名片递给了她，她接受了外宾的名片后，马上塞到自己的手提包里，并说：“董事长先生，我给你拿名片” ，但是她一时在包里找不到，首先抓出一包话梅，接着是一包瓜子，然后说：“不好意思，我的名片忘带了，明天给您” 。第二天，她带来了名片，但是由于她新换了电话号码，于是就在名片上直接做了修改；为了表示诚意，还特意将自己的住宅电话也写上了。这道高考题题目要求是 5点相关要求，答题就需分条列出，案例中秘书存在的问题我们不难看出，难就难在怎样组织语言来表述，做到语言简洁流畅，关键
16、词能让老师一眼看到。遇到这种情况不要急于下笔，找到切入点，先在草稿纸上列出秘书办事中存在的 5个问题，然后利用相关知识针对这几个问题提出要求。例如：1、秘书缺少针对不同情况的工作预案，工作中出现措手不及的现象；2、秘书安排外宾乘车座位欠妥，不够尊重对方；3、名片没有随身携带不妥，涂改名片不当；4、接受对方名片没有查看就直接塞到包里不够礼貌；5、住宅电话不宜提供给外宾。高考试卷答题一定要书写工整，高考阅卷老师劳动强度大，很疲劳，工整的答案能让老师很容易看清要点；二是能给老师一个好印象，多争取一些感情6分。案例分析题综合了秘书基础、秘书礼仪、文书档案等课程的知识，一直都是学生头痛的题目，要做好这道题目，必须在平时的学习中狠下功夫，在平时的实训中积累经验。牢记秘书各项实务的程序、要求，这才是解题的本源。有了这些做为基础，再加上以上答题方法，一定能在高考中拿到满意的分数。参考文献：1王守福.文秘工作案例与分析M 北京：高等教育出版社，20012高海生.文秘基础A 2008 年 6月第 2版
