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1、 1档案管理办法为了进一步加强公司的档案管理工作, 促进公司各部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用，有效地保护和利用档案资料,维护与保障公司的合法权益 ,促进公司的健康发展，特制定本办法。第一条 组织实施（一）公司档案管理施行集中与分散管理相结合的体制。由人行部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专业人员管理公司主体档案工作，负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作。（二）本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技
2、术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（三）各部门形成的文件资料由本部门首先立卷归档，并根据资料使用情况定期向公司人行部档案处移交保管，并告知归档资料保存的期限，如：短期、长期、永久等。第二条 档案归档程序（一） 文件点收、交接1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应立即追查归档。2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3.文件如已抽查，应有管理部门主管的签字确认。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5.移交人归档文件时要填写“归档资料明细登记表 ”，包括日期、文件名称、内容扼要、存档人姓名、备注等几项要求。（二）文件整理1
3、.中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其附件应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠使其整齐划一。4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印备份。5.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。（三）档案分类 21.档案分类应根据内容、部门、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2.同一小类（或细
4、类）的档案以装订于一个档案夹为原则，如档案较多，一个档案夹不够使用时，可分为两个以上档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。3.每一档案夹封面内首页应设“目次表”，档案归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。（四）档案名称及编号1.档案各级分类应统一名称，其名称要简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，不能笼统含糊。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大活业务增多时，
5、随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订新旧档案分类编号对照表，以免混淆。6.档案编号。新档案应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。7.档案归属前案应查明前案的档案号并以同号编制。8.档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者应先确定其主要类别，再编列档案号。9.档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订的档案则填写于右上角。第三条 档案保管1.永久保存。包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政
6、府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他需要永久保存的文书。2.十年保存。包括：预算、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存十年的文书。3.五年保存。包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存 5 年的文书。 34.一年保存。结案后无长期保存必要者。5.每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。第四条 档案调阅管理1.各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写档案调阅单，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。2.调阅档案和文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。3.档案管理人
7、员接到档案调阅单，经核查后，取出该项档案，并于档案调阅单上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员；档案调阅单按归还日期先后顺序整理，以备催还。4.在档案室当场借阅者，免填档案调阅单。5.调阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需要再借应办理续借手续。6.调阅档案限与经办业务有关，不得调阅与经办业务无关的案件。7.调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。8.调阅的档案交还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。9.外单位调阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，
8、但不能将档案带离档案室。10.外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。11.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案才可归入档案夹；档案调阅单由档案管理人员留存备查。第五条 档案清理1.档案管理人员应保持档案清洁，以防虫蛀腐朽；每年依规定清理一次，已到保存期限的档案，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件，经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在档案目录表上注明为保留文件，并注明无保存参考价值文件的销毁日期。3.每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。 44.对于已失去作用的档案进行销毁采用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。5.销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
