销售公司广告管理制度

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1、分公司广告费管理办法（试行）多媒体市场部2005 年 8 月 3 日page 1 of 17 目 录一、分公司广告费使用范围及额度2二、分公司广告 费使 用流程2三、总部对分公司广告费 支持 的管 理办法6四、户外广告 管理 办法9五、分公司广告费报告格式12六、附则13七、附件清单13page 2 of 17 分公司广告费管理办法为控制成本降低费用、降低费用，提高广告投放效果， 明确广告投放流程，特制订本分公司广告费管理办法，由各分公司遵照执行。一、广告费使用范围及额度根据多媒体事业部康集多发字200413 号文件关于调整分公司广告费、促销活动费规定的通知的内容，分公司的广告费应该用于广告宣

2、传活动，包括报纸、杂志、广播、电视、网络、大型户外广告牌、车体广告、候车厅广告、墙体广告等媒介投放费用，以及相关的设计、策划费用，其他费用如展台/展柜、门头/ 灯箱、单页/画册等制作费用，不得计入广告费项目。分公司广告费的额度为分公司主营业务收入的 0.15%。分公司全年实际使用的广告费必须控制在全年主营业务收入的 0.15%以内；任一时间点的年度累计广告费不能大于该时间点年度累计主营业务收入的 0.15%。二、广告费使用流程（一）分公司广告费使用原则分公司对广告费的使用要参照“预算审批、总额控制、按月考核”的原则，具体来说就是：1、预算审批：预算审批有两层含义，一层是分公司对广告费的使用要做

3、好计划，另一层含义是分公司的广告费使用要报集团审批。分公司广告费用的使用首先要有年度规划，即在年初要根据分公司的销售预测规划广告费的使用金额、使用项目，规划好在每类媒体上的资金分配计划。另外分公司要做好指月度计划。每个月末分公司要向总部市场部上报下月的广告费使用计划，各项广告费计划要有使用明细，以便于总部市场部审核。只有计划被批准后，分公司方可使用该广告费，其中计划内的 20000 元以内的项目由分公司总经理审批实施，20000 元以上的项目需单独报至总部市场部审批；而对于计划外的项目，无论费用多少，都必须报至总部市场部审批page 3 of 17 （各费用审批权限见 康集多发字200466

4、号文件关于下发多媒体事业部销售分公司业务、资金审批权限表的通知和康集多发字200467 号文件关于下发多媒体销售分公司经济合同处理流程与权限表的通知 ） 。2、总额控制：总额控制指分公司在做广告费计划时，必须严格控制广告费用实际发生的总额，及确保在任一时间点上，年度累计发生的广告费总额必须不超过该时间点分公司年度累计主营业务收入总额的 0.15%。总部市场部在审核分公司广告计划以及计划外报告时，将严格按照上述要求进行控制，杜绝分公司超支使用广告费。3、按月考核：在每月末分公司在报下月费用计划的同时，必须同时向总部市场部上报本月广告费发生的明细，包括计划内发生的项目、计划外发生的项目以及由集团承

5、担费用的项目。该项目按照权责发生制，即只要发生的费用，无论费用支付与否，都算着本月发生（大的项目分公司可以在多个月份分摊，但不可以跨年度分摊） 。总部每月考核分公司的广告费使用情况，考核项目包括计划完成率、计划外费用比例、年度累计广告费使用比例等指标。分公司必须真实准确上报广告费发生情况，该数据应该与分公司各报表中的数据一致，不得虚报或少报。总部对分公司广告费使用的考核结果将直接反映在对分公司广告计划的审批和向集团申请费用的审批上（集团支持分公司广告费办法参见下文）（二）分公司广告费使用流程广告项目由分公司市场部提出申请，由分公司总经理审核或者审批，其中是否为月度计划内项目和项目费用是否超过

6、20000 元是分公司是否要将报告或合同报总部审批的两个重要指标。分公司不得事后补报申请，不得将项目拆分使得分公司自行投放。一经发现有以上情况，除了对分公司总经理进行通报批评、罚款等处罚措施外，在对分公司的广告费支持上也有相关的处罚措施（详见第 3 部分） 。page 4 of 17 分公司使用广告费的流程示意图如下：page 5 of 17 申报是否否是计划内？广告项目月度计划2万以内？报总部审批 批准？否 项目取消分公司总经理审批批准？否项目取消是项目谈判/招标确定价格是否否是计划内？起草合同月度计划2万以内？报总部审批 通过？否分公司总经理审批通过？ 否是广告投放监测/验收合格？验收报告

7、是补播或补刊否发票付款是是是page 6 of 17 （三）分公司使用广告费过程中要注意的相关问题分公司市场部在申请投放广告已经广告投放过程中，必须注意以下问题：1、广告项目评估：分公司市场部必须要对申报的项目负责，明确投放的目的、价格水平、比较成本等，并做出预期效果评估，确保费用得到正确和良好地使用。2、组织洽谈，确定价格：根据集团相关文件规定，业务洽谈必须由两人或者两人以上参与，参与洽谈人需在合同申报表中签名。在条件允许的情况下，尽可能采用招标或者比价的方式，确保能够取得最低的价格。具体招标要求参见 XX 文件。3、起草合同：集团法务办在 2004 年 1 月份起草并印刷了一批格式合同，包

8、括媒体广告发布业务合同 、 户外广告发布合同等，如无特殊情况必须采用该格式合同（具体参见法务办 20044号文件） ，也可以根据需要领取印刷好的格式合同。4、合同申报：计划内的广告项目费用在 20,000 元以内的申报至分公司总经理；计划内 20,000 以上以及计划外的所有项目均需申报至总部（分公司在合同和申报表上加盖骑缝章后传真至多媒体市场部） 。具体合同申报规定参见多媒体事业部 2004 年第 67 号文件（康集多发字200467 号） 。5、广告内容：这里指电视广告 Beta 带或数字带、平面广告的菲林或光盘设计稿、户外广告的光盘设计稿。分公司必须严格把握广告的内容，确保广告的内容符合

9、广告投放的目的。如果总部对于广告内容有特别要求的，需以总部的要求为准。6、广告监测和检查：广告发布之后，分公司需对广告的发布情况进行检查，如发现广告没有按照合同要求进行发布的，要尽快通知广告公司进行确认，并按照合同要求进行补播或者延长发布时间。7、广告验收：广告验收是付款的依据，只有验收合格的广告才能支付款项。相关验收资料由广告公司提供，由分公司对其真实性进行核实。不同的广告形式有不同的验收方式，具体如下：电视广告：电视台播出的广告要求有第三方出具的监测报告的原件，一page 7 of 17 般要求是 A.C.Nielsen 监测报告或者央视市场研究公司的监测报告。报纸/杂志广告：提供报样原件

10、；电台广告：提供第三方监播或者节目录音带；户外广告：以照片和户外广告验收表进行验收。至少有不同角度或远近的照片两张，不可以采用打印的图片形式；户外广告验收表参见附件，由分公司市场部人员填写，总经理确认。8、付款：只有验收合格并且对方提供发票后，方可申请付款。发票背面要有市场部经办人签名和分公司总经理的签名。付款原则上不采用现金方式，而以转帐或者支票方式。分公司要做好资金预算计划，尽量按照计划付款。三、总部对分公司广告费支持的管理办法分公司在进行一些与集团形象相关或者项目比较大的广告项目时，可以由总部市场部申请承担部分费用。但是总部市场部承担各分公司广告费是有条件和额度的，具体如下：（一）各分公

11、司可以向总部市场部申请广告费的额度总部市场部每年将其总广告费（A）的 10%拿出来用于支持分公司，具体分配主要依照以下三个参数：1、本年度分公司高端产品销售任务比例（B） ；2、上一年度分公司花费的广告费（指分公司自身承担的部分）占分公司该年度可以使用的广告费（等于分公司主营业务收入的 0.3%）的比例（C） ；3、上一年度所有分公司花费的广告费占所有分公司该年度可以使用广告费的比例（D） ；4、分公司本年度违规使用总部广告费的次数 E，每违规一次将额度减少 10万元（违规项目包括但不限于所申请的项目与实际执行项目不符、所投放的广告内容与集团要求不符、转帐手续不全或者伪造转帐资料等） 。分公司

12、全年可以获得的总部市场部的广告费额度（X ）为：X A*10%*B*C/D-E*10（万元）即只有在上一年度在充分利用分公司自身广告费的条件下，才能获得总部page 8 of 17 更多的广告费支持；同样，本年度分公司对自身广告费的充分利用程度将直接影响到下一年度可以获得的广告费的多少。2005 年具体额度见附件。分公司可以根据自身的实际需要向总部申请广告费，对于超出以上额度后将不再获得批准。（二）各分公司向总部市场部申请广告费的条件分公司向总部申请广告费必须满足以下条件：1、项目合理。一般来说，分公司申请的广告费应该用于提升品牌形象之用。对于常规的促销信息发布、分公司信息披露等，总部一般不予

13、支持。2、费用合理。分公司所申报的项目的价格应该合理，且累计申请的费用没有超过可批准的额度。（三）分公司向总部市场部申请广告费的流程分公司在向总部市场部申请广告费时，除了要在申请中写明所申请项目的资料外，还需附带分公司全年广告费使用计划、分公司累计广告费使用情况等资料，以便于审批。分公司向总部市场部申请广告费的流程如下：page 9 of 17 同意同意同意是是同意同意是分公司市场部经理分公司财务经理分公司总经理总部市场部行政助理（整理/ 编号/填写资料）总部市场部总经理是否超过 5 万元计财部总经理是否超过 10 万元事业部总经理是否超过 50 万元集团财务总监不同意不同意不同意不同意不同意

14、不同意总部市场部行政助理（登记，发回分公司）否否否总部市场部行政助理（登记，发回分公司）是否总部承担费用是同意否page 10 of 17 （四）总部支持费用项目中应该注意的问题1、分公司向总部申请的项目，只有在总部批准同意后才可以执行；对于分公司执行完或者已经在执行的项目，总部不予批准；如总部在不知情的情况下批准了该申请，总部也不予转单。2、分公司报告的项目中，对于总部承担部分费用的，分公司必须完成整个项目后，才可以转单回集团；如果分公司只执行了集团承担费用的部分而没有执行分公司自行承担费用的部分，总部将不予转单。3、分公司必须按照批准后的时间中执行项目，延期时间超过 30 天而未经总部同意

15、的，总部将不予转单。4、总部承担费用的项目，广告内容必须符合总部的要求，特别是户外广告、电视广告等，必须采用集团统一规定的广告画面/广告带；对于内容不符总部要求的项目，总部不予转单。5、分公司完成项目后将费用转回总部时，手续必须齐全，主要有：转帐通知单：转帐通知单上的项目必须填写完整明确，需有财务人员签名并加盖分公司财务专用章。转帐原因：提供费用由总部承担的证明，如领导批复的报告，总部相关的文件等。费用支付证明：一般情况下分公司要对费用进行垫付，因此要提供银行转帐单或者支票存根的复印件。发票：可以只提供由总部承担费用金额的发票，其余金额的发票分公司留存。发票背面一定要有分公司市场部经办人签名、市场部经理签名以及分公司总经理的签名。发票上印章的名称要与合同中的乙方名称相同。合同申报表：必须按照要求申报。合同：要求提供一份双方签字盖章过的合同原件。项目验收报告：具体内容参见上面第第二部分第三条第 7 款。另外分公司必须提供报告及合同中涉及的所有项目的验收报告，而不是只提供集团承担费用部分。例如分公司申请发布 5 次报纸广告，其中 3 次费用由集团承担，那么分公司必须提供全部 5 次的报纸广告的样报，而不是 3 份。所有资料粘贴或者装订整齐。page 11 of 17 对于手续不齐全的单据，总部将不予转单。四、分公司户外广告管理办法户外广告属于公司的形象广告资源，总