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1、- 1 -公司费用报销与财务管理办法一、总 则第一条 为了规范公司各项费用的开支标准和报销程序，促进项目成本预算和管理，明确成本控制责任，同时保证各项工作的顺利开展，提高公司经营管理水平和效益的提高，制定本办法。第二条 公司费用开支必须坚持“节俭、务实、公平、高效”的方针，反对任何形式的铺张浪费和弄虚作假，节约一切不必要的开支，以求达到促进工作、方便生活、降低消耗、增加效益的目的。第三条 公司各项目监理部按区域分布和驻地方式不同划分为如下类别：1 类地区 2 类地区 3 类地区1.1 类项目1.2 类项目 2. 1 类项目 2.2 类项目 3.1 类项目 3.2 类项目湖北省外且距武汉 150
2、0 公里及以上项目湖北省外且距武汉 1500 公里以内地区项目湖北省内武汉城市圈外的项目湖北省内武汉城市圈内的项目武汉市常驻现场的郊区或远城区项目武汉市不驻现场的城区项目、公司总部注：武汉城市圈城市指孝感、咸宁、仙桃、天门、潜江、黄石、鄂州、黄冈。第四条 本办法适用于公司、分公司、各部门和各项目监理部。已与公司签订费用包干聘用合同的员工不采用本办法的有关津贴标准，但应遵守其他有关规定。二、基本程序与制度第五条 公司费用控制实行“事先计划（预算或申报） 、公司批准、部门审核、及时报销”的管理原则。本规定范围和标准内的日常开支和已经批准的预算开支，由分公司负责人、部门负责人、总监（含受委托的总监代
3、表，下同）同意或安排即可执行；其他支出应按本规定相应的审批程序申报批准后方可执行。未经批准的计划外支出公司不予报销。第六条 武汉地区以外项目监理部的现场费用由项目部总监审核签字后，现场兼职财务人员予以报销。并由兼职财务人员每月汇总报销凭证和相关资料，报公司财务部，公司财务部报总经理或授权的相关负责人审批后入帐，未经批准的费用项目由公司财务部与项目监理部兼职财务人员核对退回处理。第七条 公司所在地项目由项目部总监审核签字后，报总经理或授权的负责人审批后到公司财务部报销。- 2 -1、分公司的费用由分公司负责人审核签字。2、项目管理及招标代理与造价咨询事业部的费用由负责人审核签字。3、公司职能部门
4、的费用由部门负责人审核签字后，报总经理审批。4、公司副总经理的费用由总经理审核签字，总经理的费用由授权的副总经理签字。第八条 为满足现场日常工作和生活需要，公司为各项目监理部设立项目备用金，备用金额度由项目部向财务申报。1、项目备用金由公司财务部指定的项目监理部兼职财务人员负责管理。项目备用金只能用于项目监理部办公和生活开支，不得外借或挪作他用；2、项目部兼职财务人员应在每月末填写项目部费用统计表（附表一）与公司财务部及时对账，不得延误；3、项目部兼职财务人员的确定、更换及财务工作交接必须报公司财务部批准；项目部总监原则上不兼职财务管理工作；项目部总监及兼职财务人员对公司下拨的备用金负责。4、
5、为方便工作，总监、司机、厨师可保留不超过 500 元的个人备用金。第九条 公司各部门不设备用金。各部门工作人员因工作需要直接向公司财务部申请备用金。个人备用金控制额度为一般 500 元，营销人员 1000 元，部门负责人 2000 元，总（副总）经理 5000 元。第十条 员工出差时可办理差旅费借款。营销人员和公司总（副总）经理可借款不超过 10000 元（不含投标保证金等） ；其他人员视路程和时间可借款 1000-5000 元；员工外出办理专项事务时，因需要可按批准的计划额度为限单独借款；第十一条 员工出差或办事后应一周内报销费用和还款；原则上前款不报，后款不借。报销时应一事一单一报，不得多
6、项费用混合报销。第十二条 公司财务部和项目监理部兼职财务人员应加强备用金的管理。项目部备用金至少每月核对一次；个人备用金应每年结清一次；个人因岗位变动时备用金应及时结清。第十三条 项目监理部各项支出当月发生，当月报销，并当月统计上报。因各种原因不能及时报销和统计的，报销和统计时间最多延长一个月，否则延期或停止汇项目备用金。第十四条 费用发生的经办人（报销人）报销时应将发票及相关附件按类逐张整齐地粘贴在票据粘贴单上，完整规范填写相应的类别并在原始单证背面及报销粘贴单报销人处签字，并对报销凭证的真实性负责；综合费用应附商家开具的原始清单（项目部自行打印或手写无效） ，不符合要求的报销单财务有权不予
7、报销。属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签署代领人姓名并注明代字；由一人代领多人的，须逐个 签名。第十五条 部门负责人和总监应审核报销凭证的真实性和合法性，并在报销凭证背面签字。- 3 -第十六条 项目监理部兼职财务人员应保证项目备用金在总监审批及本规定的范围内使用；公司会计和项目监理部兼职财务人员应审核报销凭证的合法性和签字是否完备。对不符合本规定的费用开支、签字不完备或审批不符合规定的公司财务部和项目监理部兼职财务人员有权退回。对明显弄虚作假和违反公司财务报销制度的开支，公司财务部和项目监理部兼职财务人员均有权拒绝报销，并向公司报告。第十七条 公
8、司总经理或授权的负责人对费用报销的最后审批负责。第十八条 公司财务总监应加强对公司财务和项目监理部财务的指导、检查和监督；财务总监有权否定严重违犯财务制度和公司章程的费用事项。第十九条 公司统计周期为上月 26 日至当月 25 日。统一发薪日为每月 28 日。各项目监理部应于当月 26 日前完成各项报销，按公司相关规定上报现场考勤表、费用统计表（附表一） 、项目部补助发放汇总表（附表二）和监理月报，项目部总监对现场考勤真实性负责。第二十条 公司和各项目监理部财务应严格执行国家税法有关规定，代扣代缴应由员工自己承担的个人所得税等，员工应予支持。三、办公设施与费用第二十一条 公司应为项目监理部创造
9、必要的办公条件和环境，保证监理业务的正常进行。第二十二条 项目监理部现场办公室原则上应依据监理合同的约定由业主提供。约定由公司解决的，公司应尽量在现场附近解决；办公面积应满足工作基本要求，原则上不低于 4/人，不超过 8/ 人。第二十三条 为开展监理业务所需的办公设施、检测测量设施、交通设施、通讯设施等，总监应根据项目具体情况和要求在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司计划控制部。计划控制部提出调配或购置计划报分管副总经理批准后实施。项目进行过程中需要添置部分设施时，应事先报分管副总经理批准，重大固定资产购置应报总经理批准。第二十四条 为开展监理业务所需的技术标准、规范、图集等，总监应根据项
10、目具体情况和要求在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司质量与安全监督部。质量与安全监督部报请总工程师批准后统一购买和配置。外地项目部确因工作需要在当地购买的，应报质量与安全监督部批准并办理相应登记手续。第二十五条 对配置到项目监理部使用的各种设施，总监应指派人员进行专项管理，防止丢失和人为损坏。造成丢失或人为损坏的要追究有关责任人的经济责任，并按设施的原价赔偿。部门或项目部丢失或报废固定资产应向公司财务部和计划控制部提交书面报告，财务部根据提交的报告办理相关手续。- 4 -第二十六条 各项目部重要设备的日常维护和修理由总监或总监指派专人负责；维护和修理的项目及费用必须得到总监的事先批准。重大
11、维修计划（月修理费用累计在￥1200 元或以上）应经公司总经理或授权的副总经理批准后统一安排实施，报销时除修理厂开具的发票并且必须附有修理厂出具盖章的维修清单，没有事先批准或维修清单的修理费财务有权不予报销。1司机应经常对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶、轮胎、外观等） 。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，如由于司机的不及时检查或保养造成的车辆损失全部由该车司机负责。2公司司机要熟悉车辆性能，搞好车辆维护，定期进行车辆保养，做到车容整洁，技术状况良好，保证安全文明行车。3车辆需要维修时，需预先填写车辆维修申请单 ，经公司领导签字同意后在指定的修理厂进行维修，未预先填
12、写车辆维修申请单私自修理的，由司机自己承担维修费用。第二十七条 在工程现场条件确实需要、合同要求、公司条件许可的情况下，为部分项目监理部配备专用交通车。配备交通车的项目监理部应建立制度，加强对交通车使用和维护的管理。1项目监理部汽车只用于项目部员工上下班和必需的工作，不得外借他人使用和驾驶：不得用于任何人练习驾驶；非项目监理部司机不得驾驶；司机未经总监同意不得擅自出车和随意改变夜间停车地点，违反规定所造成的损失由当事人全部承担。2总监应督促司机尽量选择方便、便宜的固定加油点加油；司机加油时应要求加油站在发票上标明标号、数量、金额、加油日期，并自行在发票背面注明加油车号和里程数。项目监理部的司机
13、应每季度、每年按照环境及职业健康安全管理体系要求上报汽车油耗台账。第二十八条 违反公司有关安全管理规定，造成重大、特大交通事故或严重后果的，对发生事故的项目部及个人，在交管部门依法处理的基础上，视交通事故责任情节（特大、重大、一般、轻微）进行内部处罚。1责任事故造成经济损失的，责任人要全部承担保险公司负担的以外部分，并根据相关规定对责任人进行处罚。2发生轻微事故（指一次造成 1 至 2 人轻伤或者财产损失不足 1000 元，非机动车事故不足 200 元的事故）负同等以上责任的，罚事故项目部 500-1000 元；罚事故责任人 100-200 元，并给予相应行政处罚。3发生一般事故（指造成 1
14、至 2 人重伤或者 3 人以上轻伤，或者财产损失不足 30000 元的事故）负同等以上责任的，罚事故项目部 5000-10000 元；罚事故责任人 500-1000 元，并给予相应行政处罚。4司机违章罚款应自行承担并尽快处理。拖期不处理影响公司车辆年检的，公司办公室可代为处理，- 5 -所缴罚款及相关费用由财务部从驾驶人工资中扣回。第二十九条 公司指派专人负责的固定资产及价值较高的低值易耗品的询价与采购。并建立集中采购、统一管理、领用登记、项目核算的管理制度。武汉地区各项目监理部和公司总部日常办公消耗用品由公司统一购买；武汉地区以外各项目监理部日常办公消耗用品应严格按预算和规定控制标准，经总监
15、批准后购买。由计划控制部在成立项目部时根据人员配备情况提出交财务备案，超出部分不予报销。项目部报销所购办公用品要求详见第十四条。各项目监理部应逐步建立办公用品领用登记制度。第三十条 任何人不得使用公司和各项目监理部固定电话和传真拨打私人长途电话；电话应尽量精简；工作联系应尽量使用图文传真；有条件的应尽量使用电子邮件。四、现场生活设施与生活费用第三十一条 为保证监理业务的正常开展，外地和武汉市部分有条件的项目部应常驻现场。公司应为此创造必要的生活条件和环境，保证现场员工生活的安全、卫生和方便。第三十二条 常驻现场项目部生活住房原则上由公司统一在现场就近租房解决。居住地距工程现场不应超过 5 公里
16、。人均居住面积不低于 10/人，不超过 20/ 人。居住地房租以及房租中未含的卫生费、收视费、物业管理费、水电费由公司支付。项目监理部生活住房以租赁居民单元房为主；条件许可的可租赁招待所。第三十三条 为保证现场人员生活所需的生活设施如家具、家电、炊具、卧具等，总监应根据具体情况在项目准备阶段提出配置计划和预算，报公司计划控制部。计划控制部提出调配或购置计划报分管副总经理批准后实施。项目进行过程中需要添置生活设施时，应事先报分管副总经理批准，属于固定资产购置的应报总经理批准。第三十四条 雨衣、雨鞋、劳保鞋、手套、防护眼镜、毛巾等劳保用品由员工自行购买、使用。公司每月给予 50 元/人的劳保用品专项费用补贴 (凭票报销 )，公司不再报销劳保用品开支。总监应督促员工增强自我安全保护意识，自觉购买劳保用品，并在现场使用。其中雨衣、雨鞋、劳保鞋三项必须配备；员工不购买影响工作的，总监有权代替其购买并通知公司从其工资中扣回补贴。公司本部上班员工、厨师、专
