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1、批量制作带照片的证件张平娃 【摘要】： Word 中的邮件合并功能和 IncludePicture 域使用是 Word 的一项高级功能,使用该功能除了可以方便地批量处理信封和信函之外,还可以轻松地批量制作毕业证、准考证、成绩单以及带照片的证件等。本文详细的介绍了邮件合并功能的概念和应用,并结合准考证的制作过程,阐述了使用邮件合并功能和 IncludePicture 域制作带相片的证件的方法和技巧。【关键词】：批量制作 邮件合并 IncludePicture 域在日常生活和工作过程中,经常需要打印大批量的主要内容相同、格式固定的文件。如打印“准考证、荣誉证书”之类的带照片的证件等。这些文件的主要
2、内容和格式都相同,只有少量内容不同,如果用传统逐个打印的方法,工作量大,而且繁琐、易出错。使用Word 的邮件合并功能可以轻松、准确无误地快速完成这些工作。Word 的邮件合并功能将包含有相同内容的主文档和包含变化内容的记录表合并成所需要的多个文档,达到节省时间,提高效率的目的。目前关于邮件合并功能应用的文章,几乎都是仅涉及文本内容的合并。对于带照片的邮件合并功能的应用的相关文内容很少。下面,以制作带照片的“准考证”为例,详细介绍使用邮件合并功能批量制作带照相片的证件的方法。邮件合并是指在 Office 2003 中，先建立两个文档：一个 WORD 包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信
3、封等）和一个包括变化信息的数据源 EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等） ，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为 Word 文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。一、使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律：（一）是我们需要制作的数量比较大；（二）是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。二、 “邮件合并”的应用领域（一）批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地
4、址和收件人打印出来。（二）批量打印请柬： （三）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 （四）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在 WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 （五）批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库） ，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从 WROD 中用邮件合并功能打印出来。三、“邮件合并”的基本过程（一）建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如准考证中工种、级别等对每个考生都不变的内容。如图 1 所示（二）准
5、备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表和照片，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是 Word、Excel、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。这里说明的是要删除掉固定不变的数据和标题行，只保留变化的数据和标题行。如图 2 所示（三）把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并”工具栏进行。1、启动 Word2003，打开如图 1 所示的母版文件，在“工具”菜单中选择 “信函与邮件”菜单 “邮件合并” ，并打开“邮件合并”工具栏。
6、如图 3 所示准 考 证姓 名 性别准考证号身份证号工作单位考 场工 种 计算机操作员 级 别 初级理论考试时间 2012 年 8 月 18 日上午 9：00-11:00理论考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室实操考试时间 2012 年 8 月 18 日下午 2:00-6:00实操考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室图 1图 22、选择“信函” ，单击“下一步：正在启动文档” 选择开始文档中“使用当前文档” ，单击“下一步：选取收件人” 如图 4 所示3、单击“浏览” ，打开数据源，选择数据源所在的工作表，如图 5 所示，单击“确定”如图 6 所示，选择要打印的数据，单击“确定” ，继续下
7、一步“撰写邮件” ，如图 7 所示图 3图 4图 5图 6图 7图 6图 54、单击“其他项目” ，如图 8 所示 单击“插入” ，导入变化的数据到对应的母版单元格中，然后设计主文档、排版、设置纸张，排版结果如图 9 所示5、照片域的实现：打开“邮件合并”工具栏。需要注意的是在数据源所在的表格中输入照片的完整路径，并将“”改为“” 如图 2 所示。先把光标定位在要插入照片的地方，单击“插入”“域”在“域名”处选择“Includepicture”在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“1”单击确定。如图 10 所示，再单击“确定” 。 单击刚才插入的“域”按下“shift +F9”
8、键选择“1”点击准 考 证姓 名 姓名 性别 性别准考证号 准考证号身份证号 身份证号工作单位 工作单位考 场 考场工 种 计算机操作员 级 别 初级理论考试时间 2012 年 8 月 18 日 上午 9：00-11:00理论考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室实操考试时间 2012 年 8 月 18 日 下午 2:00-6:00实操考试地点 礼县职业中等专业学校计算机室 图 8图 9插入照片的位置“插入域”插入“照片”如图 11 所示，点击“合并到新文档”选择“全部”“确定”如图 12 所示，单击“保存” （在主文档同一目录下）按“ctrl+A” 键全选按“F9” 。在同一页纸中出现了多个准考证。如图 13 所示，这就是整个准考证的制作过程。图 10邮件合并工具栏 插入域 合并到新文档图 11图 12邮件合并是一个非常有用的工具，正确的加以应用，可以提高工作的质量和效率。本文以实例介绍了“邮件合并”功能的使用方法，希望对大家有所帮助。【参考文献】1、杨晓平.计算机应用基础中级教程M.清华大学出版社，2002 .72、杜军.科技信息，2010 年 34 期图 13
