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1、财务共享服务中心管理模式优化 来宾 浙江企朋网络技术股份有限公司 摘 要： 随着我国经济的飞速发展, 经营范围逐渐向外地区和国家扩张, 这使得财务必须增加一些高级职能, 像比较全面的进行预算和资本的重新设置等等。传统的财务只进行记账、结账和报表等, 而目前信息系统也在不断的进行升级, 财务会计部门的升级就是必然的趋势, 它包括内部流程改革、集中管理和结算和一些资源的重新配置等等, 财务的共享服务模式也是这样产生的。财务的共享服务模式在我国企业集团进行实施的时候出现了或多或少的挑战和问题, 本文对当前的财务共享服务中心的管理模式的优化进行了简单的探讨。关键词： 财务共享中心; 管理模式; 优化;
2、 一、财务共享服务中心常见的问题(一) 组织机构的问题财务共享服务中心属集团总部直接管理, 同时也对其他业务单位服务, 可是没有任何领导一家单位的权利。这样就会导致在工作中容易出现沟通不到位的现象, 导致重大错误和失误的出现, 也找不到人来承担责任。财务共享服务中心的核算和复核的环节采取的自动平均分配的模式来进行的, 即各业务单位的审批手续完成后, 业务会自动回到财务共享服务中心, 再经过自动分配, 财务人员一次进行核算、复核、出纳和归档一系列的步骤。这样的核算模式使共享服务中心的核算效率有了显著的提高, 让管理者对这个核算流程的进度有了很好的掌控, 免除了积压的现象。但也是有问题的, 各业务
3、单位的帐套的完整性关注不够, 每个员工和不同的业务单位都在打交道, 沟通不到位会导致经常出错, 会计的核算也会增大风险。另外, 每个业务人员面对的单位人员也是不同的, 沟通成本就会大面积的增加, 其完整性也受到了一些影响。(二) 人员流失的问题众所周知, 财务共享服务中心的这种形式有着一定的特殊性, 它的职业前景没有被看好, 员工以后的发展没有明确的通道, 规划也不是很清楚。而财务人员的工作十分的单一, 每天就是把财务共享服务的会计核算的任务重复的集中在一块。这样的工作是比较乏味的, 时间长了员工的积极性就降低了, 也容易发生心里疲劳的现象, 大大增大了人员的流失率, 对财务共享服务中心来说特
4、别不利于它的健康发展。(三) 财务风险的问题财务共享服务中心的核算形式是比较特殊的, 财务有着一定的风险。因为它的这种特殊性, 共享服务中心在将业务统一的进行处理之后, 会计的核算工作都是脱离实质的。无论是中心的财务人员还是业务单位的财务人员, 对于活动没有办法完全的掌控, 所以, 共享服务中心的会计信息的真实性是存在风险的。共享的模式让财务信息都下降的是它的真实性和完整性。(四) 核算流程的问题第一, 费用报销过程工作效率低。报销单一般都是通过邮寄的方式到达财务共享服务中心。报销组的审核工程量非常的大, 而且正确率得不到保证, 效率也是很低的。审核小组对各个负责人的签名也要熟悉, 所以特别的
5、枯燥。如果有不合规的内容出现, 还要一个个的找相关人员进行沟通, 过程非常缓慢。这不但影响了工作的效率也经常会受到其他部门的投诉。第二, 应付账款流程中的付款情况不佳。共享财务服务中心付款不够及时, 有一部分原因是因为业务量太大, 通知的比较晚, 这使得共享服务中心和客户的工作效率都受到了影响。业务人员的工作知识扫描原件, 不会去检查原件, 所以到财务中心的时候会出现很多问题。再发现这些问题就是几天之后了, 再进行沟通联系, 时间很长, 工作效率受到了直接的影响。同时邮寄的时间也是比较长的, 中途也会发生丢件或者破损的情况, 任何一种差错对整个付款的流程影响都是非常大的。二、财务共享服务中心常
6、见问题的优化方法(一) 组织机构出现的问题的优化方法第一, 对分公司财务的监督职能进行强化。财务的核算模式从传统的模式到财务共享服务的模式转变中, 财务的职能从财务核算向财务监督转变。如果出现问题, 共享中心和当地业务单位相互的了解情况, 各地财务的职能要非常明确, 奖惩要分明;第二, 各地分公司财务的具体化要求。举个例子, 在进行应付账款的过程中, 各地分公司是需要对发票进行扫描的, 为了能够避免工作的大量堆积, 依照发票量的多少商量出一种适中的发票的扫描的频率, 这大大提升了财务共享中心的工作效率;第三, 对管理人员进行优化。积极的清理财务共享服务中心人员的分工问题。就发展的长远目标来说,
7、 一部分的职责需要重新进行确定和界定。支撑型的岗位多加入一些, 这些人员在财务核算上为了能够提高核算的完整度和准确率是要进行监督的。并且, 核算的流程需要不断的梳理, 从中容易发现哪些点容易出错和哪些点是关键点, 再针对这些点重点的进行关注, 做到及时发现及时解决。(二) 人员流失的优化方法第一, 员工的职业生涯也要考虑。职业生涯以后的发展渠道也要为员工计划好, 这样能够激励员工更好的进步, 让他们在业务能力、薪资水平上都可以获得有效的提升;第二, 加强自身员工的培训工作。财务共享服务中心对员工的培训和学习也是足够的重视, 财务人员素质的提高, 财务、税务、管理和会计等专业知识的提高;第三,
8、人才的培养依靠相互交流来实行。对财务共享服务中心的财务人员, 定期的组织学习, 进行参观和交流, 交流的过程中, 财务人员在共享服务这种模式下能够参与到流程的处理当中。在当地业务单位的参观和沟通, 亲身经历之后, 信息传递的效果就好了很多。(三) 财务风险的优化财务共享中心自身的检查和监督工作要足够的重视, 在能够控制风险的基础上, 将核算质量进行改正。质量的监督工作安排专门的人负责, 制定出不同的管理体系进行, 会计信息质量的监督和复核、质量管理的复查和季度的抽查。另外, 关键的指标还需要定期的进行巡查。各种指标和科目每天也要进行巡查, 进行统计, 有问题的地方做到惩罚要明确, 责任落实到个
9、人。和业务单位的交流上, 新的业务做到随时更新随时了解, 为了能够支撑好企业, 各业务的关键点一定要处理好。(四) 核算流程的优化方法第一, 费用报销过程的优化靠信息技术的自动可以解决费用报销的问题, 公司内部的系统每个人都在报销申请模块来改进。需要报销的员工通过自己的帐号可以自行查询费用报销的流程, 这样方便了很多也顺畅了很多;第二, 应付账款的优化首先可以增加发票的初步检查程序, 当地扫描员在扫描之前看一下发票合不合规定、有没有重复和有没有经过审批工作等等, 从中降低沟通成本和增加工作效率。其次控制好票据的处理时间, 工作人员对采购和入库也要经常的关注。发票一定要及时的扫入发票的系统当中,
10、 有过期没有处理的发票及时通过系统向业务人员报备。最后, 和供应商之间随时的保持联系, 及时对应付账款情况进行了解。依照每个账款的截止日期及早的安排付款, 在业务单位审批之后再进行付款工作。这样在付款成功之后, 再依照系统给供应商发送通知, 供应商的查询时间和人力方面都能够有效的减少。三、结束语综上所述, 财务共享服务中心是财务系统新出的一种管理模式, 它比传统的财务管理模式的优势多的太多了, 它不但使财务会计和管理会计有效的分离了, 也让企业有效的降低了成本增加了效益, 使企业的核心竞争力得到了提高。当然, 财务共享服务中心管理也有一定的困难性和复杂性, 从中也存在着不足, 所以, 对财务共享服务模式还要不断的进行优化, 让它的优势能够充分的发挥出来。参考文献1石慧.财务共享服务中心模式浅析J.青岛职业技术学院学报, 2006 (19) . 2温哲.财务共享服务中心应用分析与研究J.现代经济信息, 2014 (23) :224-225. 3范晓蓉.浅析财务共享服务模式下企业绩效管理问题J.现代商业, 2012 (05) . 4刘婷媛.企业财务共享服务管理模式探讨J.财会研究, 2007 (02) .
