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1、浅谈如何强化电力行业电子招投标项目管理 曾穗恒 广东省机电设备招标有限公司 目前在中国的电力行业, 电子招投标系统的建立已经相当完善和人性化, 每一步的工作流程一目了然, 能够让招标人、招标代理机构以及投标人更加方便快捷地去管理、编辑以及投标。以中国南方电网为例, 目前开通的南网电商系统, 已经可以为招标人从项目立项、招标采购管理到合同管理, 提供全流程的电子化服务。招标采购项目管理招标采购项目管理是为实现招标采购目标, 通过实施满足质量、时间、费用和资源等约束条件的一系列措施所做出的一次性努力, 是一个具有鲜明项目特点的独特服务过程。招标采购项目是项目中的一种重要类型, 具有项目管理的综合管
2、理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理九大任务。因为“项目”具有的特定性、临时性、不完善性与不确定性等特点, 使得“项目”的实施与一般的“运行”相比具有更大的风险, 项目管理也较一般的运行管理具有更大的困难。招标采购项目管理者要做好这一管理就必须对项目管理的定义、基础、环境与必备条件等有清晰地了解与分析, 把握好项目决策的关键点。在电力行业电子招投标项目中, 对招标项目的管理大致可分为: (1) 前期调研立项; (2) 编写方案; (3) 编制招标文件; (4) 项目评审; (5) 项目定标; (6) 项目归档。由于业主已经将整个项目管理工作委托
3、给招标代理机构, 但从业主对项目投资效益的期望及其在项目采购建设中的风险而言, 业主必须拥有诸多重大问题的决策权。现行国家法规对此类决策权限也有明确的法定要求。因此, 招标代理机构应在做好服务的同时, 协助业主充分发挥他们的决策作用, 共同做好采购管理工作。根据项目投资的性质、规模、项目建设的特点和项目的进度安排, 招标代理机构应提供项目建设的采购管理的工作计划方案, 业主对此应予审核和确认。策划方案中要有采购管理工作的各项采购内容的详细名称, 开展各项采购工作的时间、计划安排, 开展采购工作的方式 (招标、竞争性谈判、单一性询价) 。作为项目管理者, 可以通过制定有力的规划、跟踪、执行流程,
4、 来建立项目控制的基础, 争取各方面的支持, 进而在项目内全面推广。让项目团队成员参与规划和跟踪活动, 这可以争取大家的支持并提高积极性。优先的项目管理者往往会大范围地鼓励项目组成员参与, 并通过流程汇聚大家的力量。当项目成员看到自己的努力以及对项目的贡献被肯定的时候, 项目很快就从“他们的项目”变成“我们的项目”。当项目成员视项目工作为己任的时候, 项目控制和管理就会简单得多。而电力系统行业中, 电子招投标项目的物资设备采购数量较多, 对项目管理的难度也随之增加。以粤电集团为例, 其通过下属的粤电商务网, 提供了包括日常生产所需的物资、工程、服务的招标、中标、询价、估价信息, 还提供了煤炭、
5、石灰石、石膏出售等一系列信息。对于一家国有大型企业, 对于属下数十个电厂的日常采购、出售物资的管理工作是非常庞杂的。因此, 如何能够有效、有质量地管理电子招投标项目是对招标人和招标代理机构等相关人员的一个重要的问题。强化电力行业电子招投标项目管理在上述段落已说到在电力行业电子招投标项目中, 对项目管理的内容。1.在电子招投标系统中, 项目是由业主方进行立项, 前期准备工作以及周期计划必须由业主方确定, 而项目的立项以及前期调研对于后期的招标工作有着深远的影响, 因此一个项目的招标工作笔者觉得最重要的就是前期的调研准备。以笔者所做过的电子招标项目为例, 由于业主方在立项的前期没有做好相关物资设备
6、采购的充分调研, 在编制招标方案的时候把技术条件参数以及限价限制的比较苛刻, 导致在竞争市场上能够满足条件的供应商不足 3 家。也因此没有供应商来参加投标, 使得项目方案不断地进行修改、计划时间一再延期。若在电力行业电子招投标系统中能够建立一个项目调研立项数据库, 把以往的一些电力行业内与本次调研的类似项目以及技术高、难度大、较复杂的项目放进数据库。这样项目负责人便可以方便快捷地查询到过往项目采购产品的技术参数、条件设置、评分标准等, 使得项目前期调研范围更宽广, 考虑更全面。因此笔者认为在电力行业系统中的电子招投标系统能够加入此数据库, 必然会使电子招投标项目的管理准备更充分。2.当在电子招
7、投标系统中一旦立项, 业主方便可以编写招标方案。招标方案对招标代理机构编写招标文件起到了关键性的作用。在电子招投标系统中, 业主方编写招标方案的时候由于只能由一位工作人员编写, 因此在方案编写完成的时候需要项目主要负责领导的审核。在这个电子招投标系统中完全可以实现这步骤, 非常人性化。流程虽有, 但是方案的内容必须严格把关才能让整个项目的计划组织、计划实施按照预定的时间按步完成。在方案的编写中需要把整个项目的评分标准编写完成, 因此方案的内容编写需要由多方进行审核修改, 而在电子招投标系统中只能由业主方进行审核编写, 后期项目发布之后遇到需要变更评分标准的, 会大大拖慢计划进度。所以笔者个人建
8、议在方案编写的这个工作环节可以开通权限让专业的招标代理机构一并审核并提出意见修改, 这样便可以减少项目后期不必要的修改以及避免项目的实施进度。3.一个项目的评审环节完全是根据招标文件的要求来进行评审的, 因此招标文件的编写质量是对整个项目招标实施过程的重中之重。招标人 (或代理机构) 在编制招标文件和实施过程中, 对项目的质量、进度和成本的控制结果不仅体现了招标人或招标代理机构的工作质量和水平, 而且是保证项目招标采购成功、降低项目风险的重要标志。招标采购项目的质量、成本、进度之间相互制约, 相互作用, 因此合理协调三者之间的关系, 科学确定适宜的管理方法, 是招标采购项目实施与控制的重要环节
9、。因此在编写招标文件的过程中, 为了加强对整个项目的管理, 招标人和代理机构无论是谁编写的招标文件都需要由多名项目负责人审核, 这样既能做到对项目的管理由多人参与, 又能对项目的一个核心“招标文件”进行监督。由于免去了纸质文件的审核, 笔者认为在电子招投标系统中可以让更多的项目组成员对项目进行管理监督, 使得整个项目更加透明更加公平。在目前, 我国的电子招投标系统正在逐步完善和发展。随着互联网的飞速发展, 信息交流的途径不断创新, 而电子招投标也是未来的大势所趋, 信息会越来越公开, 招标采购项目也会更加透明更加公正。因此, 作为招标人和招标代理机构, 要加强自身内部管理, 严格把关管理电子招标项目, 使项目能够在计划实施时间内完成任务, 避免不必要的资源浪费。
