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1、电力企业推行电子招投标的方法与对策 田杰 中国能源建设集团广东省电力设计研究院有限公司 摘 要： 通过十多年的发展, 我国电子招投标在政策、法律、制度、管理和技术方面都日益完善, 电力行业向来重视企业信息化, 许多电力企业都先后实施了电子招投标系统以替代传统纸质采购。本文分析了电子招投标发展现状及电力企业实施过程中出现的问题, 认为推行电子招投标是一项系统工程, 必须未雨绸缪, 分步实施, 逐步完善, 并针对电子招投标实施的全过程提出了电力企业推行电子招投标的方法与对策。关键词： 电子招投标; 电力企业; 对策; 采购; 作者简介：田杰, 男, 汉族, 湖北省武汉市, 现在中国能源建设集团广东
2、省电力设计研究院有限公司工作, 从事采购管理、投融资及企业信息化相关工作。一、前言为了更便捷、规范、高效地开展采购活动, 提高采购工作效率, 增强市场竞争力, 电子招投标应运而生。电子招投标可以克服传统采购模式的缺点, 规范采购活动秩序, 使采购过程更加透明, 最大限度减少暗箱操作和杜绝权钱交易。1我国鼓励企业大力发展电子招投标, 促进招标采购与互联网深度融合, 提高采购效率和透明度, 降低交易成本, 充分发挥信用信息和交易大数据在行政监督和行业发展中的作用, 并制定了“互联网+”招标采购行动方案2017-2019年2, 这为电子招投标的推广提供了良好的契机。尽管电子招投标有许多优点, 也是发
3、展的趋势, 但我国电力企业在推广电子招投标的过程中还是出现了各种各样的问题, 与财务系统、办公系统等的普及程度相比, 还存在一定的差距。因此, 本文研究了电子招投标的发展现状并分析存在的问题, 提出了电力企业推广电子招投标的对策。二、发展现状1999 年, 我国首次使用电子招标方式进行了外经贸纺织品的配额招标;2001 年, 中国国际招标网在国内率先运营针对机电产品国际招标采购的“国际招标项目管理平台”和“国内招标项目管理平台”, 实现了主要业务流程的网上操作, 开启了我国电子化采购的先河。1电子招标投标在我国真正发展是在 2005 年以后, 覆盖领域从货物拓展到重大装备、建筑工程、政府、药品
4、等领域的招标采购, 功能从早期的网上发布招标公告、公示中标结果, 逐步发展到全过程的电子化采购, 呈现快速发展的态势。伴随电子招投标的快速发展, 我国出台了一系列政策和法律法规, 促进了电子招投标的健康发展。2005 年 4 月 1 日施行的中华人民共和国电子签名法被称为“中国首部真正意义上的信息化法律”, 它规范了电子签名行为, 确立了电子签名的法律效力, 自此电子签名与传统手写签名和盖章具有同等法律效力, 解决了电子招标文件、投标文件和合同文件等的合法性问题, 为电子招标投标发展奠定了基础。32012 年 2 月 1 日施行的中华人民共和国招标投标法实施条例中明确规定“国家鼓励利用信息网络
5、进行电子招标投标”。2013 年 2月 4 日, 我国发布电子招标投标办法及其附件电子招标投标系统技术规范 (第 1 部分交易平台技术规范) 。电子招标投标办法确立了电子招投标的法律地位, 电子招标投标系统技术规范统一了技术规范, 改变了建设技术标准不一的局面。2013 年 7 月 3 日, 国家发改委等部委关于做好电子招标投标办法贯彻实施工作的指导意见出台, 推动了我国电子招投标工作, 成为我国招投标行业发展的一个重要里程碑。2015 年 9 月 1 日施行的电子招标投标系统检测认证管理办法 (试行) 及附件电子招标投标系统检测技术规范 (第 1 部分交易平台检测技术规范) , 明确了电子招
6、标投标系统检测认证的程序、内容、方法和准则, 为电子招标投标的合法性、安全性和可靠性提供了保障, 满足了电子采购互联互通和信息共享的需要。2017 年 6 月 1 日实施的中华人民共和国网络安全法明确提出了国家实施网络可信身份战略, 支持电子身份认证技术的互认。三、电子招投标的优势及问题(一) 电子招投标的优势电子招投标解决了长期困扰电力企业的管理流程标准化、过程审批规范化、质量控制动态化、绩效考核网络化和业务操作效率化等一系列管理和技术难题, 其优势包括:1、保障采购过程合法合规。电子招投标能够严格按照企业制定的采购管理办法定制各个环节的流程和逻辑, 保证采购过程合法合规, 使采购工作更加公
7、开透明, 促进了公平竞争。32、促进各方主体规范化管理。电子招投标引入流程管理理念, 使招标人、投标人、招投标监管部门及评标专家等各业务主体在统一平台上按流程操作, 设置角色并配置相应的操作权限, 外部人为因素无法干预系统预定流程的执行, 在关键步骤设置监察点, 采购交易的每个环节始终处在可控状态, 全部过程可追溯。3、降低采购交易成本。电子招投标能够降低招标人的招标成本, 投标人的投标成本以及相关部门的监管成本和公共服务成本, 可节约大量纸张, 减少污染和浪费, 是一种节能、环保和绿色的采购方式。44、有效提升工作效率。电子招投标实现了流程的标准化和信息化, 系统可以代替采购相关人员完成许多
8、重复性的工作, 实现了远程异地投标和评标, 缩短了招投标时间, 使采购资料和信息可以快速归档和及时查询, 提升了工作效率。5(二) 电子招投标存在的主要问题电子招投标优势明显, 但是不少电力企业在使用电子招投标的过程中仍然存在许多需要协调和解决的问题, 推广过程困难重重。经过总结分析, 本文发现主要存在以下问题:1、体制机制问题电力企业实施电子招投标牵涉范围广, 涉及部门多, 加之采购环节复杂, 除了熟悉的“招投评定”环节, 还有供应商管理、专家管理、合同管理、库存管理、物流运输、进度管理及缺陷跟踪等, 可以说牵一发而动全身, 需要各部门、各分子公司统一行动、相互配合。原有的采购管理制度需要更
9、新升级, 原有的采购业务流程需要优化升级, 信息化规划需要提前统筹布局, 而避免与采购相关的功能遍布在不同的系统中。6电力企业的体制机制没有民营企业灵活, 需要处理的问题更繁杂, 遇到的阻力更大, 需要相符的体制机制作支撑。2、法律、标准和制度问题电子招投标不同于其他信息系统, 必须遵守中华人民共和国招标投标法、电子招标投标办法等法律法规。电子招标文件、投标文件和合同文件等数据电文需要加密、认证和签名, 各个业务主体的身份需要在系统中确认, 而系统建设、安全认证、流程操作及文本格式等方面的标准有待统一和完善, 数字证书 (CA) 认证机构缺乏统一管理、CA 不能互联、数据资源不能互联共享。6电
10、子招投标领域的法律、标准和制度体系有待完善, 比如电子开标、投标、评标、档案管理缺少具体的规定。13、安全性、可靠性和稳定性问题电力企业信息化安全要求很高, 采购又是监管机构审计的重点。电子招投标作为一项系统工程, 参与人员多, 权限差异大, 电力企业高层担心电子招投标的安全性、电子文件的法律效力和重要商业数据外泄, 也害怕平台出现故障造成重要过程资料的丢失和运行不稳定影响工作。4、用户问题电子招投标用户多, 操作复杂, 除了采购人员, 还有公司领导及相关人员、供应商、评标专家等也需要使用。相关人员如果没有经过系统的培训和指导, 在使用过程中会不晓得如何操作, 或出现误操作, 或出现数据丢失,
11、 对电子招投标产生不信任。5、接口问题电力企业信息化水平在我国各行业中处于中上等, 许多企业在实施电子招投标前已在其他业务系统上开发了部分功能, 比如合同管理、供应商管理。实施电子招投标时需要将其他系统的功能和历史数据迁移至新系统, 或者做好不同系统之间的数据接口。完成功能和数据迁移、通过数据接口实现数据实时导入导出都不是一件容易的事情, 即使完成, 运营期间工作量也很大, 毕竟需求规范、接口标准不同, 不利于系统的运营管理和改造升级。四、电力企业推广电子招投标的对策推广电子招投标是一项庞大的系统工程, 必须未雨绸缪, 分步实施, 逐步完善。3基于电力企业在推广电子招投标过程中出现的问题, 本
12、文结合电子招投标发展现状和实践思考提出了以下对策:1、必须是“一把手”工程电子招投标在前期需要投入大量人力、物力和财力, 只有一把手牵头, 才能统筹全局调配资源, 按照决策部署扎实推进各项工作。面对管理人员和一线员工的抗拒、排斥, 没有“一把手”的重视, 工作难以开展。7所以, 电子招标投标必须是一把手工程, 只有一把手重视, 才能克服初期的各种困难和阻力, 完成从传统采购到电子招投标的转型。2、提前筹划, 完善管理制度电力企业建设电子招投标系统应提前筹划, 借鉴成功经验, 吸取失败教训, 分析自身特点, 遵守电子招标投标办法等国家法律和政策, 完成企业内部管理制度的升级和招投标工作流程的优化
13、, 使电子采购流程和纸质采购流程统一, 逐步消除电子采购与纸质采购并存的“双轨制”现象。23、选择合适的供应商实施电子招投标系统可选择三种供应商, 第一种是专注于电子招投标系统的供应商, 比如必联、信源;第二种是企业信息化一体化解决方案供应商, 这些供应商的解决方案中包含了电子招投标的功能, 比如 Oracle 公司的 ERP、用友的电子商务平台;第三种是大众的软件供应商, 可以根据用户需求定制开发。选择哪种供应商建设企业的电子招投标系统, 需要综合考虑各方面的因素, 包括体制机制、业务模式、组织机构、工作流程、资金财力、人员素质、外部合作伙伴及供应商等情况。供应商的选择至关重要, 其将决定系
14、统的成败。所以, 应重点分析供应商的技术是否成熟, 功能是否完善, 是否满足安全、可靠、稳定和可扩展的需求, 是否能够通过移动端应用程序操作, 是否具备传输加密、防篡改、存储、身份识别和鉴定、访问控制、入侵防范、恶意代码防范、补丁升级、备份与恢复等功能。条件允许时应实地调研, 并与正在使用的企业进行交流。84、重视需求分析、系统测试和用户培训电力企业在建设电子招投标系统时要计划周全, 做好项目管理工作。在编制需求规格说明书时一定要征求各方意见。开发阶段应严格按照经过评审的需求规格说明书, 重视业务逻辑和界面设计, 在细节上下功夫, 使平台易用好懂, 界面美观友好, 能够扩展和自定义, 实现数据
15、互联共享和自动备份;重视增值功能的开发, 包括大数据统计分析, 历史价格和市场价格信息对比, 围标, 串标和陪标等违法违规行为的风险预警。在测试验收阶段, 不仅技术人员要参与, 还应当邀请不同部门经办不同业务类型的人员和公司领导参与, 尽可能模拟真实项目, 识别和评估电子招标投标的安全风险, 确保平台运营安全和数据安全。除了系统本身, 还应重视用户手册、系统管理员手册、需求文档、测试文档等相关文件的验收。通过验收以后, 组织相关人员参加培训, 搭建测试平台供所有人员测试, 正式平台和测试平台同时运行, 除数据库不同, 其他功能应保持一致, 让用户可以反复尝试, 并配备专业客服团队解答试运行期间
16、出现的问题。95、循序渐进推广, 做好后勤保障电力企业在推广电子招投标时应强调循序渐进, 先选择信息化普及程度高的公司和部门开展试点推广, 这样推广的阻力会相对较小, 出现问题也可将影响控制在小范围。在推广全过程中要做好宣贯、培训、咨询及运营维护等后勤保障。当用户有问题时要及时解答;当系统出故障时, 要尽快修复;当系统更新后, 应更新用户手册等文件的内容。重视电子招投标系统的推广, 全力保障系统安全稳定运行, 加强系统的风险管理。只有在试点公司和部门运行良好以后, 才适合推广到全公司。五、结束语我们处在一个日新月异的时代, 改革和创新改变着我们的工作和生活, 也改变了行业的生态和社会发展的潮流。电子招投标作为一种创新的采购方式, 颠覆了传统的采购模式, 实现了公开、公正和公平的“阳光采购”, 必将对我国电力企业产生深远的影响。参考文献1梁萍, 贺易明, 晁玉增.我国电子招投标现状分析与发展对策研究J.
