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1、第六章 Access 2003关系数据库的使用,本章主要任务,任务一：学生管理数据库的建立,任务二：使用Access 查询数据和建立窗体和报表,任务一：学生管理数据库的建立,初始图,成型图,知识技能点：(1) 掌握Access2003的启动方法。(2) 熟悉Access2003数据库基本组成。(3) 掌握建立数据表的常用方法。(4) 熟悉修改表结构的基本操作。(5) 掌握在数据表之间建立一对一关系的方法。(6) 通过实例操作了解参照完整性的含义。,任务一：学生管理数据库的建立,实施步骤1 ：,任务一：学生管理数据库的建立,分析 “学生管理”数据库的功能 由于完成本工作，在采集数据前，我们首先建
2、立一个命名为“学生管理”的数据库并分析其功能，在这个数据库中建立二个数据表“学生”表、“学生成绩“表。,实施步骤2 : 建立并保存数据库文档“学生管理”1启动Access 2003 1）单击“开始”按钮，打开开始菜单。 2）将鼠标移动到“程序”项，这时出现级联菜单。 3）在此菜单中单击“Microsoft Access”，启动Access 。2、建立数据库在主画面出现（图6-2）：,任务一：学生管理数据库的建立,图62,任务一：学生管理数据库的建立,单击“新建文件”按钮，打开63：,图63,任务一：学生管理数据库的建立,选择“空数据库”打开新建数据库对话框64：,图64,任务一：学生管理数据库
3、的建立,在对话框中输入数据库文件的路径、名字，系统会创建一个新文档，文档名是“学生管理mbc”，如图65：,图65,任务一：学生管理数据库的建立,观察此窗口的组成，回答以下的问题：1）学生管理数据库由几个对象组成，分别是什么？2）标题栏上显示的文档名是什么？,图65,任务一：学生管理数据库的建立,实施步骤3 :建立数据表学生、学生成绩。,图66,任务一：学生管理数据库的建立,1.1建立表 表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重要的位置。为了使用Access管理数据，在空数据库建好后，还要建立相
4、应的表。Access表由表结构和表内容两部分构成，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。我们在吴老师的工作过程中。了解一下表的建立，包括Access数据类型、建立表结构、向表中输入数据、字段属性的设置以及建立表与表之间关系等内容。,6.1.1Access数据类型 吴老师在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。Access数据类型见表6-7。,任务一：学生管理数据库的建立,表67 Access数据类型,任务一：学生管理数据库的建立,任务一：学生管理数据库的建立,注意：“数字”、
5、“日期时间”、“货币”以及“是否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。,任务一：学生管理数据库的建立,6.1.2建立表结构建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表向导”创建表结构。一、使用“数据表”视图(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。(2)请单击“对象”下的 ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新 建”按钮。,(3)双击“数据表视图”选项，将
6、显示一个空数据表。(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。,(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。(6)在数据表中输入数据。,任务一：学生管理数据库的建立,将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作一个字段)。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空
7、字段。(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。,(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能惟一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能惟一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。在“学生管理”数据库中，使用“数据表”视图建立“学生”表，学生表结构如表6-8所示。,任务一：学生管理数据库的建立,表68“学生”表结构,任务一：学生管理数据库的建立,学生成绩结构如图69：,图69,任务一：学生管理数
8、据库的建立,二、使用“设计”视图(1)双击“使用设计器创建表”，打开表“设计”视图。,图610,任务一：学生管理数据库的建立,(2)在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。(3)定义完全部字段后，设置一个字段为主键。(4)单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。(5)在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称“学生”。(6)单击“确定”按钮。 例61在“学生管理”数据库中，使用“设计”视图建立“学生”表，学生表结构如图6-11所示。,任务一：学生管理数据库的建立,图611“学生”表结构,任务一：学生管理数据库的建立,“学生成绩”结构如下所示：,图
9、612学生成绩,任务一：学生管理数据库的建立,三、使用“表向导”(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。(2)请单击“对象”下的 ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建 ”按钮.,(3)双击“表向导”选项。(4)按照“表向导”对话框中的提示进行操作。如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。6.3.1向表中输入数据在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。,任务一：学生管理数据库的建立
10、,一、使用“数据表”视图直接输入数据在“学生管理”数据库中，向“学生”表中输入两条记录，输入内容如表613所示。,表613“学生”表内容,任务一：学生管理数据库的建立,表614“学生成绩”表内容,任务一：学生管理数据库的建立,四、获取外部数据 如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文档等。五、字段属性的设置 表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字
11、段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。 字段大小通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。例62将 “学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。如图615：,任务一：学生管理数据库的建立,图615,任务一：学生管理数据库的建立,注意： 如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数
12、据，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，Access自动将小数取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。六、格式 “格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。例题63“学生”表中“入学成绩”字段的“格式”设置为“整型”；,任务一：学生管理数据库的建立,图616,任务一：学生管理数据库的建立,七、默认值 “默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。例题61将 “学生”表中的“性别”
13、字段的“默认值”设置为“男”；“入校日期”字段的“默认值”设置为系统当前日期。注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。八、有效性规则“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。例题64将“学生”表中“年龄”字段取值范围设在1470之间。,任务一：学生管理数据库的建立,九、输入掩码
14、在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。定义输入掩码属性所使用的字符见表617。 表617输入掩码属性所使用字符的含义,任务一：学生管理数据库的建立,任务一：学生管理数据库的建立,表618显示了一些有用的输入掩码以及可以在其中输入的数值类型：,任务一：学生管理数据库的建立,618输入掩码示例,任务一：学生管理数据库的建立,6.2.5建立表之间的关系,图619表的关系,任务一：学生管理数据库的建立,一、表间关系的概念在Access中，每个表都是数据库中一个独立的
15、部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。表之间有3种关系，分别为：一对多关系、多对多关系和一对一关系。(1)一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。(2)在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成。(3)在一对一关系中，A表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相关列都是主键或都具有惟一约束，则可以创建一对一关系。,二、参照完整性参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：(1)如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是，可以在外部键列中输入一个Null值。,任务一：学生管理数据库的建立,(2)如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。(3)如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：(1)主表中的匹配列是一个主键或者具有惟一约束。(2)相关列具有相同的数据类型和大小。 (3)两个表属于相同的数据库。,
