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1、档案信息化建设研究成果的分析与思考 杨明萍 南京工业大学 自 2002 年全国档案信息化建设实施纲要正式颁布以来, 我国档案事业信息化水平得到了长足的发展, 专家学者从各个角度对我国档案信息化建设进行了分析, 相关领域的研究成果日益丰富。然而, 这些分析或着眼于该领域的全局状况, 或从基础设施建设、管理系统建设、标准规范建设等具体方面入手, 但却都忽略了档案信息化建设在机构层面的异质性。即使是处理档案信息化建设的同一方面, 不同类型的机构主体所面临的具体问题也有所不同。所以, 研究不同机构主体的差异, 对于解决档案信息化建设中的实际问题具有现实意义。整体情况首先, 笔者在中国期刊全文数据库中,
2、 对层次为“核心期刊”和“C S SCI”的文章进行检索, 以“篇名”为检索项, 以“档案信息化建设”为关键词。检索结果显示, 该领域最早的文章出现于 1997 年, 截至 2016 年, 共有 466 篇文献。而后, 进一步筛选并剔除无关文献, 剩下 395 篇文献。最后, 我们对引用量达到 10 次以上的 60 篇文献单独进行了年度趋势分析。如图 1 所示, 我们可以将档案信息化建设的研究分为 3 个阶段:19972002 年为起步阶段, 文献发表量呈快速增长趋势;20032013 年为波动阶段, 文献发表量虽有波动, 但数量仍较为稳定;20142016 年为下滑阶段, 文献发表量呈快速下
3、降趋势。如图 2 所示。近年来档案信息化建设领域的文献被引用量也忽高忽低, 20142016 年还呈现出了趋于平稳的态势。然而, 必须指出的是, 文献发表量下降与文献被引用量下降并不意味着该领域值得研究的问题已经殆尽。相反, 随着互联网技术和大数据理念的迅猛发展, 新的问题会层出不穷。具体分析从档案信息化建设研究的领域而言, 交通档案、地下管网档案、非物质文化遗产档案等都有所涉及, 但在众多研究领域中, 相关研究者尤其关注高校、企业和政府三类机构。因此, 笔者将重点对这三类机构的档案信息化建设研究成果进行总结。1.高校高校档案信息化建设一直是档案信息化建设的热门话题。据陈忠海和孟祥喜19972
4、007 年国内档案信息化建设研究综述中统计, 19972007 年, 高校档案信息化建设的文献占全部文献的 15.26%;据刘娜和孔青青档案信息化研究综述中统计, 20002011 年, 高校档案信息化建设的文献占全部文献的14.84%。这些数据都充分说明相关研究者对高校档案信息化建设的重视。目前, 高校档案信息化建设研究还较为宏观。高校档案信息化建设存在一些问题, 很多高校的档案管理系统无法和学校自动化系统相互融合, 各部门产生的电子文件资源相对分散, 信息化档案无法被统一整合。同时, 认识误区、管理误区和目的误区等误区也制约着高校档案信息化建设。与此同时, 高校档案信息化建设的基础设施落后
5、、数字化标准不统一、管理人员技术水平不高等问题也时有出现。针对上述问题, 不同学者从硬件和软件两个方面分别提出了自己的见解。从硬件的角度来说, 应当加大经费投入, 购置数据存储服务器、图文扫描设备、数码相机、摄像机等必不可少的仪器设备。从软件的角度来说, 应当加强高校档案信息化资源体系、管理与利用体系、人才队伍体系、安全保障体系等重要体系的建设。此外, 相关研究者对于高校的人事档案、教学档案、财务档案等专门性档案的研究还较少, 笔者在此不再进行分析。图 1 395 篇文献年度趋势分析图 (19972016 年) 下载原图图 2 60 篇高引用率的文献年度趋势分析图 (19972016 年) 下
6、载原图总而言之, 当前我国高校档案信息化建设研究, 以高校档案的整体信息化建设研究为主, 而专门性的档案信息化建设研究仍然较少。2.企业据相关统计, 19972007 年, 企业档案信息化建设文献占全部文献的15.26%;20002011 年, 企业档案信息化建设的文献占全部文献的 10.68%。显然, 相关研究者对企业档案信息化建设的研究虽少于高校, 但也仍然是研究的重点。与高校档案信息化建设的研究不同, 企业档案信息化建设的研究主要以案例分析为主, 即从单个企业的实践经验出发, 探讨企业档案信息化建设的具体做法。葛红在企业档案信息化建设的实践与思考一文中, 从胜利油田档案信息化建设的案例出
7、发, 探讨了企业档案信息化建设对于及时性、有效性的严格要求。尚真和王辉在影响企业档案信息化建设的因素分析一文中, 通过对中石汽公司的案例的分析得出档案的职能分类法对于高度信息化的现代企业并不适用的结论, 从而提出采用组织机构分类法, 以便更好地适应企业档案的信息化建设。由此可见, 企业档案信息化建设更加注重实践经验, 而非理论构建。此外, 企业的专门性档案信息化建设研究不是以档案自身的类型划分的, 而是以企业的类型划分的。而且, 这一领域的档案信息化建设研究还更加强调特定信息技术的运用。相关研究者主要从国有企业和私营企业两个方面分别探讨了两类企业的档案信息化建设。总而言之, 当前我国企业档案信
8、息化建设研究更加注重案例分析, 注重对企业的实践经验的进行研究。3.政府据相关统计, 19972007 年, 政府档案信息化建设文献占全部文献的9.59%;20002011 年, 政府档案信息化建设文献占全部文献的 4.13%。政府档案信息化建设主要以建设电子政务为背景, 因此政府档案信息化建设势必要符合电子政务的相关标准。覃凤琴在电子政务环境下的档案信息化建设一文中认为, 电子政务应当以“电子”为辅, 以“政务”为主, 档案信息化建设要以政府治理为核心, 通过电子化的方式搭建政府与公民之间的沟通桥梁, 从而更好地为人民服务。与此同时, 也有学者对各地方政府的档案信息化实践进行了研究, 如陈洲
9、在电子政务条件下档案信息化建设的实践与思考一文中, 对江苏省无锡市锡山区党政部门的电子文件归档方法进行了分析;吴小蓁在电子政务背景下高层档案信息化建设的思考一文中, 对浙江省丽水市庆元县基层政府档案信息化建设实践进行了分析。但这些研究尚属于描述性研究, 仅针对各地政府的有限实践进行总结, 未能抽象总结出更高层次的全局性经验。反思为民服务是档案工作永恒的主题, 档案信息化建设在不同机构之间表现出的差异性, 主要是因为不同的机构追求不同的目标。对于以教学和科研为目标的高校而言, 理论研究是其研究的重点, 而在档案信息化建设的应用方面还有待提高;对于以营利为目标的企业而言, 案例分析是其研究的重点, 其档案信息化建设必须使各个行业的商业模式结合起来;对于服务人民群众的政府而言, 档案信息化建设主要服务于电子政务建设, 从而满足国家社会治理的目标。基于此, 笔者认为当前的档案信息化研究至少应在两个方面加以深入:其一, 应当从宏观的探讨深入到具体的层面, 对内容标准、信息系统标准、数据库结构标准等规范在各行各业之间的差异引起足够的重视;第二, 强化用户视角, 从具体的用户需求入手, 深入思考如何用“活”档案信息化, 使各类用户都能真正体验到档案信息化有助于他们的工作与生活, 从而真正实现资源的共享。
