《核电企业文档集约化管理体系的构建与应用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《核电企业文档集约化管理体系的构建与应用（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、核电企业文档集约化管理体系的构建与应用 强莉航 中核国电漳州能源有限公司董事会办公室、总经理办公室 摘 要： 当前核电企业建立文档集约化管理体系, 能够使企业文档工作更好地为企业发展服务、实现对庞大的文档信息资源合理开发利用、明确核电企业在项目文档管理中的核心地位。文档集约化管理体系的构建, 包括建立文档集约化管理机构、制定文档集约化管理制度、构建文档集约化管理平台;体系建成之后, 可实现知识资产的应用、资源合理的整合与流动、联合文档管理模式的应用、技术与人才的共享。应当认识到, 目前的核电企业文档集约化管理工作处于起步阶段, 工作模式需要作进一步探索。关键词： 核电企业; 文档集约化管理;
2、体系构建与应用; 集约化管理是现代企业集团提高效率与效益的重要手段, 它集中各生产要素进行统一和优化的配置, 以获得可持续发展的能力。文档集约化管理是从档案工作的角度出发应用这种管理方法, 以期建立科学的档案管理体系进行档案管理。核电企业实行文档集约化管理具有如下意义。第一, 根据核安全法规和质量保证制度要求, 核电企业档案工作要“有秩序地建立和保持记录制定, 以证明对核电厂质量有影响的各项活动已按规定要求完成, 并已达到和保持所要求的质量”。因此核电企业档案工作必须要遵从档案管理的法规、制度和标准, 确保文件控制和档案管理等各项工作有序开展, 注重档案资源的完整性与准确性, 为企业发展提供服
3、务。实行文档集约化管理, 能够有效提升文档服务能力。第二, 核电企业工程在项目建设过程中会产生大量有关核电厂建设的管理文件、技术文件和图纸等, 归档后即是核电企业的重要档案资源。要有效利用庞大的文档信息资源, 需要进行文档集约化管理。第三, 为完成核电项目档案专项验收工作, 作为业主方的核电企业要与总包方和其他项目方通力合作, 提高项目文档的管理效益。但在工作中, 总包方因档案工作的从属性而资源投入不足, 在设计、施工及设备采购分包过程中不能充分体现业主的文档管理需求, 分包单位不能按照业主方要求严格执行档案管理相关法律、法规的问题普遍存在。实行文档集约化管理, 能够有效解决上述问题。笔者所在
4、的漳州能源公司作为一家综合性的核电企业, 处于项目前期、工程建设、生产运行三个阶段并存状态。为满足多项目资料从文件到档案的全面控制和管理、保障各项目能得到文档全方位服务支持、利于展开文档知识管理以应用于不同项目阶段, 构建文档集约化管理体系进行管理的需求十分迫切。笔者以漳州能源公司为例, 探讨核电企业文档集约化管理体系的构建与应用。1 文档集约化管理体系的构建1.1 建立文档集约化管理机构当前核电企业信息文档管理机构的职责主要是文件控制与档案管理, 而面对大量技术文件、工程文件、生产文件的开发利用及数据中心数据的整合、分析、应用工作则难有作为、少有涉及, 这些工作往往只在专业部门内部开展。但由
5、于各专业部门掌握的信息和文档资料是零碎的、不成体系的, 又得不到跨部门的信息支持, 有时分析出的结论是片面的。按照“统筹规划、分组管理”的原则, 建立一个以专业文档管理机构为核心、各部门参与的矩阵式文档管理组织架构, 使其集文档管理和知识管理为一体且得到应用部门支持, 将是实现文档集约化管理的保证。专业的文档管理机构由工程文件管理、工程档案管理、知识集成管理、信息管理 (数据中心) 4 个部分组成, 文件管理和档案管理部分支持知识集成管理部分, 数据中心和知识集成部分协同发展、相互配合, 为专业技术部门提供服务, 并根据专业部门的反馈及时改进和提升。建立文档集约化管理机构, 信息文档管理体系建
6、设基础阶段和知识管理应用阶段均能得到专业部门的参与和反馈, 信息文档管理机构专业的信息与文档管理与专业部门详细的信息采集和输出要求由此结合起来, 工作效率大大提升。此外文档集约化管理机构作为知识资产集约化管理的组织者, 是推动档案及其应用转化为企业知识产权的决策者和指导者, 也是创建企业知识资产的执行者, 关系着核电企业的经济效益和核心竞争力, 在核电项目管理链条中处于重要地位。1.2 制定文档集约化管理制度根据核电工程建造质量保证大纲的规定, 漳州能源公司建立健全了项目文档集约化管理组织体系, 制定了文档集约化管理制度, 包括法规标准、质量保证大纲、项目文档管理流程和制度、承包商文档工作程序
7、与岗位操作手册, 形成文档集约化程序体系, 制定出项目各类文件的编码规则, 建立起各类文件的标准模板, 并明确规定了文件从产生到归档等环节的各项工作, 保证了文档管理工作的规范性。1.3 构建文档集约化管理平台文档集约化管理系统构建的关键是管理平台的建设, 这需要实现信息资源和管理手段的共享, 以及建立有效的信息服务管理体系。漳州能源公司为满足工程公司同业主之间的数据传输需要、保证工程文档的高效移交, 采取数据接口的方式, 实现双方系统的数据交互, 并分阶段实施接口;采用与总包方建立标准化数据库和数据接口的方式, 促进管理平台的建设;通过加强人员技能培训、优化项目管理机制和信息服务体系, 提高
8、管理平台驾驭大型项目的管控能力和服务能力。2 文档集约化管理体系的应用2.1 知识资产的应用文档集约化管理能够加强各项目风险管理的信息沟通和经验反馈, 这将对企业知识资产的积累和应用能力的提高起到十分重要的作用。如漳州能源公司在开展核电项目征地征海工作时, 在场址选择阶段组织地方政府对陆、海域的物产和拟征海区养殖资源进行了摸底调查, 这样在征地征海费用赔偿谈判过程中处于有利地位, 控制了抢种抢养部分的赔偿规模。根据文档集约化管理的要求, 公司及时收集相关文件材料, 并对工作经验进行总结。这项工作经验在公司抽水蓄能项目的征地工作中得到应用, 根据征地征海工作时形成文件, 公司对农、林、塘、坟进行
9、了摸底调查, 从规模和费用上制定了谈判策略。2.2 资源合理的整合与流动漳州能源公司管理体系设置表现为管理体系和管理方法既契合项目特点又有共享性。因为管理体系由同一套管理组织进行适宜性实践, 所以在不同项目中应用结果具有可比性, 其各类管理信息分析结果具有实际意义, 可指导工作进行策略性调整。而通过文档集约化管理进行资源优化配置, 可以提高各项目管理体系的有效性, 实现资源合理的整合与流动。2.3 联合文档管理模式的实现联合文档管理模式指项目业主方文档部门与总包方文档部门联合, 由业主方与总包方文档人员参加的文件与档案全过程控制的文档管理活动。联合文档管理中心使项目各主要参与方、各管理内容和各
10、管理阶段有机结合起来, 实现各项目组织机构、项目资源、项目目标、项目责任与企业利益的一体化, 进而实现项目各参与方之间的有效沟通与信息共享。构建文档集约化管理体系, 能够实现联合文档管理模式。2.4 技术与人才的共享文档集约化管理实现了技术及人才共享效应。漳州能源公司以核电项目作为主业, 集中人力资源完善管理体系, 并借鉴核电管理经验完善生产管理文件。相对于核电项目, 风电项目、抽水蓄能项目因项目较小, 配置的员工少, 有经验的管理人员更少, 且技术门类不全, 但经过文档集约化管理, 风、蓄项目可以较好地借鉴核电项目的生产、管理程序与经验, 其采购、后勤管理等工作可纳入同一管理单元进行一体化管
11、理, 在急需短缺技术工种时或维修、运行领域需要技术支援时, 可以得到核电项目相关领域人员的及时支援。漳州能源公司通过文档集约化管理, 理顺了信息流, 实现了信息共享与资源集约化配置, 从而实现技术与人才的共享。3 几点思考当前核电企业文档集约化管理工作处于起步阶段, 工作模式需要作进一步探索。为提高文档集约化工作的有效性, 应在以下几点持续发力:第一, 在战略上重视文档集约化管理工作, 策划好工作规划及实施途经, 确定数据采集、整合、分析、应用的方法;第二, 进一步完善文档集约化管理机构, 赋予更明晰的职责, 配置更丰富的资源;第三, 开展信息化工作时, 应重视数据应用的实用性, 并设置具有分
12、析和综合功能的模块, 经整合可直观指导相关工作开展;第四, 重视文档和数据库二次开发工作, 建立开发成果实用机制, 配置专门的知识资产管理人员。参考文献1宫晓东.企业档案管理体系的建设与运行M.北京, 中国工商出版社, 2016:4-12. 2张晓.现代企业文档管理制度建设研究J.档案学研究, 2010 (6) :45-46. 3中核国电漳州能源有限公司安全质量处.一体化管理体系构建与实施.2016. 4任红, 邱杰峰.全生命周期文档管理模式在核电项目的应用J.中国档案, 2010 (8) :44-46. 5胡键.“核”“风”花开并蒂莲中核国电漳州能源有限公司能源开发纪实J.中国核工业, 2013 (1) :30-34. 6王迎苏.发展核电需要专业化管理J.中国电力企业管理, 2012 (10) :54-55. 7汪逸乐.文档一体化在工程项目管理中的运用J.学理论, 2012 (18) :112-113. 8陈文彬.J 公司组织结构优化研究D.电子科技大学, 2014.
