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1、基于业务流程再造下的内部控制设计 施秋霞 瑞安融信联合会计师事务所 摘 要： 伴随着经济水平的提高, 市场竞争力的加大, 企业所面临的风险越来越多, 特别是金融危机时代。这种情况下, 内部控制问世, 不但成为企业防范、控制风险的手段, 还是保证新流程正常运行的关键。下面, 本文从业务流程再造、内部控制关系角度出发, 总结业务流程再造下的内部控制设计。关键词： 业务流程再造; 内部控制; 措施; 企业经营、管理中, 无效率的流程通常会降低市场应变力, 改变这种现象成为当前企业的管理、经营重点。这种情况, 流程再造理论问世。报告显示, 早在20 世纪 90 年代, 就开始使用业务流程再造该变革内控
2、制度, 对于提高企业的工作效率、经济效益意义重大。一、业务流程再造和内部控制之间的关系1. 矛盾冲突业务流程再造理论的问世, 要求重新思考企业的传统作业流程, 打破原有的部门智能, 战略性整合企业结构, 设计全新的业务流程。而新流程的设计, 不仅能满足业务流程管理需求, 还能提高企业价值, 促使其重新调整企业的组织结构, 提高工作效率。企业所具备的这种扁平化的结构, 除能减少业务流程, 缩短工作时间外, 还能保证各流程的高效运行, 从某种程度上提高企业各组织机构的工作效率。业务再造思想是放权, 而内部控制的终极目标是防范风险。为将企业风险控制在可控范围内, 企业各部门需明确分工, 构建完善的作
3、业流程, 只有这样才能更好解决矛盾冲突。2. 内在联系从业务流程再造、内部控制区别上讲, 两者存在一定的矛盾, 无论是两者的侧重点, 还是对员工的要求, 均有着明显的差异。而再造后的业务流程对内控制度进行重新的设计似乎无法实现。但仔细分析, 会发现两者之间的区别仅表现在形式上。而从本质上看, 两者又存在内在上的联系, 主要表现为: (1) 目标相同。业务流程再造最为主要的目标是基础通过对企业业务流程的优化, 企业机构的重新组合, 提高企业的管理效率、经济效益。但从这些目标的实现情况来看, 因各种因素的存在, 会使其目标出现不确定性, 也就是偏离最终的目标。内部控制分为事前评估、事中监控、事后考
4、核, 其中, 事中监控、事后考核是对业务流程运行结果的评估过程, 以有效预防目标、最终结果的偏差。也就是说, 无论企业采用哪种方式进行内部控制, 最终目标都是保证业务流程运行, 进而实现企业的最终目标; (2) 遵循原则相同。无论是企业的内部控制设计, 还是企业的业务流程再造, 都应充分考虑成本效益。业务流程再造后企业, 因内部组织机构的精简, 不重要岗位的撤销, 不仅能减少凭证、票据的转换次数, 还能缩短业务转换途径。由此可见, 通过对企业业务流程的再造, 能简化相对传统的内部控制手段, 减少企业的控制成本。3. 信息技术对两者的支持在科学技术快速发展的现阶段, 信息技术被广泛用于企业经营、
5、管理中, 除能改变企业组织机构的信息收集方式外, 还能提高工作效率, 使企业处于高效、系统运转状态。企业业务流程再造是在信息技术上产生的, 并且, 信息技术针对业务流程、内部控制的实施提供着先进性的技术, 使企业的内部控制更加方便、快捷, 便于更好解决传统内控制度问题, 提高工作效率。二、业务流程再造后下的内部控制设计再造后的业务流程, 因企业组织机构的简化, 流程化的内部管理, 给传统的内部控制方式带来诸多挑战。同时, 再造后的业务流程也改变着传统流程的风险分布范围, 而有效规避企业风险的关键举措就是找到易出现风险的环节, 从而实施针对性的评估风险、设计内部控制制度等工作。比如销售与收款业务
6、循环内部控制点:1. 销售预算企业需根据市场变化, 借助科学、合理的方法预测销售, 并根据自身情况设定最终的销售目标, 编制销售品种、单价等预算。销售预算期间极有可能因市场调研不到位、脱离企业实际等因素的存在影响预算结果, 增加决策风险。基于此, 企业需安排市场调研部门、财务部门等共同参与到预算编制中, 形成的相关报告上交董事会审核。2. 信用审批企业根据客户订单评估其信誉、资金, 结合自身的风险承受情况确定信用等级, 确定赊售额度。信用审批过程中可能会出现这样几个风险:不够了解客户的信用状况, 未制定合理的客户信用评估体系等, 导致无法按时回收未付款项, 降低企业的经济收入。针对这种情况,
7、企业可借助有效手段调查客户信用, 科学划分客户信用额度, 严格执行信用审批, 建立完整的信用档案等。同时, 还需及时更新、维护客户档案。3. 签订合同合同是企业、客户之间所签订的法律文件, 也是保证企业经济效益的基础。该过程极易因合同问题的存在影响企业权益。因此, 企业需制定这样几点措施:合同签订之前, 企业安排专业人员和客户交流, 明确双方义务、权利, 用书面的形式体现出来;健全合同的签订、审批制度, 落实责任人。4. 发货发货是满足销售、合同履行需求的关键, 该过程易出现的风险包括:发货前未授权, 货物质量、数量、发货时间等不符合合同需求, 货物运输、装卸期间因管理不当造成损失。这种情况下
8、, 需要求销售部门、仓储物流部门、财务部门等处于统一协调状态, 货物流转期间重视审查、复核, 保证和原始合同一致, 落实货物的发货责任;财务部门通过和其他部门的协调, 详细记录发货环节, 复核、归档各单据、合同副本;完善流程的管理、控制, 若货物运输期间出现缺损、丢失现象, 及时找寻责任人。5. 收款收款是企业、客户之间的结算环节, 也是保证企业经济效益的关键。收款环节所面临的风险包括:由于收款流程不够严谨, 岗位相互混淆, 使舞弊现象频繁出现。比如:企业销售经理私吞货物, 会计随意截留货款等。再比如, 未及时跟踪、管理应收账款, 催款不力造成坏账。这种情况下, 需选用有效的结算方式, 健全票
9、据管理制度, 全程监控票据的流转, 情况允许时强化授权、审批;企业收入的现金、汇票等及时存入银行, 并登记入账, 及时和客户核对来往账目;企业财务部门建立款项的分析体系, 销售部门建立款项的催款体系。三、小结综上所述, 通过对企业内部控制制度的优化, 能及时发现经营、管理中的潜在性问题, 降低企业风险。并且, 再造后的业务流程还会拉近企业各部门之间的关系, 预防徇私舞弊、差错等现象的出现, 为内部控制制度的设计奠定基础。另外, 内部控制作为动态性的过程, 实际设计中会出现各种不足, 导致新情况持续出现, 比如:法律法规变化、市场环境变化、企业战略性发展变化、企业内部管理变化等, 使企业现存制度
10、无法满足实际需求。基于此, 需根据企业的实际情况, 适当修改、完善内部控制设计方案, 以在提高企业内控效果、质量的同时, 促进企业可持续发展。参考文献1李江, 齐天华.基于业务流程再造下的内部控制设计J.哈尔滨商业大学学报:社会科学版, 2011, 12 (6) :75-79. 2张国品.从业务流程再造的角度探析人工成本管理的内部控制J.商情, 2013, 22 (34) :125. 3王春燕.ERP 在企业内部控制中的应用以采购业务为例J.现代商业, 2011, 15 (36) :128-129. 4牛金辉.基于企业流程再造的内部控制再造J.科学与财富, 2014, 21 (2) :205-205, 206.
