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1、建设工程档案管理创新策略分析 邓少云 广东省佛山市南海区道路建设管理处 摘 要： 建设工程档案管理与建设工程的投资以及质量控制等息息相关, 还涉及到工程竣工后的使用、改造和维修, 在整个建设工程项目管理的过程中, 做好档案管理十分必要且至关重要。随着我国现代化事业的不断发展, 建设工程项目的数量也呈不断上涨的趋势, 与此同时, 解决建设工程档案管理方式陈旧的问题也迫在眉睫。只有勇于创新, 不断推出适应新形势下工程建设发展需要的档案管理模式, 才能更好地为我国社会经济建设发展服务。关键词： 建设工程; 档案管理; 创新策略; 对于建设工程项目来说工程档案就相当于身份证, 里面记录了该工程从前期准
2、备、开工建设到投入使用等一系列重要资料, 也是日后该工程的维修、扩建乃至修复、重建的重要依据。建设工程档案虽然是由文字、图片、图表、声像资料等组成的文件信息, 但其价值与建成后的实体建筑是等同的, 所以进行科学规范的建设工程档案管理是非常必要的。一、当前建设工程档案管理存在的问题(一) 建设工程档案管理人员职责不明, 重视度不足建设工程档案管理对工程项目具有非常重要的作用, 从一个完善的档案中就可以看到整个工程项目各个方面的工作, 它就像一面镜子可以帮助工程人员总结优势经验, 查缺补漏。然而在现实工作中, 对于建设工程档案管理重要性的认识严重不足, 没有专人负责收集资料, 整理档案, 甚至认为
3、工程档案只是用来应付检查, 没有什么大作用。因此, 缺乏工作主动性, 造成了档案管理的一系列问题, 甚至对建设工程项目后续的管养都产生了不利的影响。(二) 建设工程档案管理不规范, 效率低质量差建设工程档案记录的内容繁多, 而且建设工程是处在一个不断变化发展的过程中的, 记录的档案自然也会随之不断增加, 这就需要进行严格规范的档案管理。而当前一些建设工程项目的档案管理要求不明确, 人员工作能力有限, 对于档案的收集、归纳的规范性较差, 不仅浪费时间, 还经常发生原件丢失、信息记录不全、归档整理不及时等现象, 从而导致档案的质量下降, 利用率偏低1。(三) 建设工程档案管理方式落后, 载体单一建
4、设工程档案包含了文字、图片、声音、图像等多种信息, 需要不同的载体来记录, 而目前的档案多是纸质资料, 缺乏影音档案, 对于互联网技术的应用也不够充分, 有的还处在手工作业阶段, 对于资料的查找和分类缺少技术性支持, 工作方式落后, 对于一些非常规载体的资料收集和整理存在困难, 各部门间缺乏沟通, 信息传递不及时, 导致一些重要资料损坏、缺失, 档案的完整性难以保证。二、创新建设工程档案管理的措施(一) 加强对建设工程档案管理重要性的认识创新建设工程档案管理的前提是要端正对工程档案管理工作重要性的认识, 工作态度不认真、工作积极性低的原因在于相关管理人员认为工程档案管理无足轻重, 很多单位只管
5、工程进度, 不重视项目档案管理。所以有关部门应加强宣传教育, 系统讲解档案管理在工程项目建设中的重要性, 从而让相关人员了解档案管理工作的重要性, 增强档案管理人员的工作荣誉感和使命感, 提高工作的积极性和自觉性。上级领导也要增强对档案管理工作的监督和指导, 促使建设工程档案管理水平不断提高。(二) 为建设工程档案管理配备专业人才建设工程档案管理工作繁复, 具有一定的技术性, 管理人员不但需要具备一定的工程专业知识, 而且需具有相关的档案专业知识及足够的耐心和责任心, 因此需要专门的工程档案专业人才负责。由于对档案管理工作重视度不足, 很多建设工程档案管理的工作都没有专人负责, 例如让工程技术
6、部门的工作人员来临时代替, 一旦他们本职岗位需要, 那么档案管理工作就会被延误, 导致资料收集不及时, 进而影响档案组卷工作。所以, 组建专门的建设工程档案管理队伍非常有必要, 明确对档案管理人员的分工, 坚守岗位做好工作2。(三) 提高建设工程档案管理人员的业务能力要加强对建设工程档案管理人员业务能力的培训, 鼓励他们多参加各类型的档案管理专业及工程相关专业的培训班, 提高自身的综合能力。可以邀请经验丰富的工程档案管理人员进行现场指导, 讲述工作心得, 这样既可以帮助提高档案管理人员的业务水平, 还能使他们找到工作归属感, 提高工作的积极性。此外, 还可以带领相关人员参观其他施工单位的档案管
7、理工作, 以便从中学习更多的工作方法和技巧。(四) 规范建设工程档案管理制度建设工程档案管理不规范是导致档案管理效率低下、工程档案质量差的重要原因, 为此应不断规范建设工程档案管理制度, 创新建设工程档案管理模式。对于建设工程档案的管理要实行责任制度, 明确划分每一位员工的工作职责和工作范围。与此同时, 还要根据实际情况不断调整和更新档案管理的工作程序和工作方法, 确保建设工程档案的完整性和有效性。还要建立合理的奖惩制度, 提高档案管理人员的工作积极性, 减少资料不全、记录不及时等不良现象的发生。(五) 加强沟通协调, 改变工作作风建设工程档案的管理涉及到很多的部门和环节, 如果缺乏有效的沟通
8、与协调, 会使档案管理工作滞后的难题依旧得不到解决。因此, 在现实工作中, 档案管理人员需加强同各参建单位相关人员的沟通和交流, 要经常深入施工现场指导基层施工、监理资料员规范地收集、整理资料, 及时解决各种工作难题, 提高工程档案的质量。(六) 强化监督管理机制, 长期跟踪检查指导创新建设工程档案管理还需建立健全的相关监管机制, 对于建设工程档案管理操作过程中的不规范及不合理之处要有专门的人员负责监督和检查, 切实督促相关单位及其负责人重视并加强档案管理工作。同时, 还要注重对建设工程档案管理的跟踪和指导, 不断完善相关规章制度, 指导建设工程档案管理人员实现工作程序标准化, 使档案管理的各
9、项工作都能做到有章可循。在监管过程中, 建立长期的跟踪指导计划, 强化对档案管理人员的责任考核, 对不符合规范的行为要给予严厉的惩戒3。(七) 将现代网络技术应用到建设工程档案管理工作中当今社会是一个互联网技术占据主流发展的社会, 建设工程档案管理工作要想改革创新, 也应借上互联网的东风, 实现自身新的飞跃。由于建设工程档案所包含的形式内容复杂, 文字、声像等多种信息交杂, 其记录的载体也各不相同, 急需建立一个信息化的网络管理平台, 在丰富工程建设档案载体形式的基础上, 利用信息网络, 最大程度地便捷档案的收集、整理、归档, 实现档案查询与共享的简捷化、快速化。随着城市化步伐的不断加快, 工
10、程项目数量日益增多, 对于规范、有效、有质量地实现建设工程档案管理的要求也日益迫切。针对当前建设工程档案管理存在的诸多缺失, 我们必须找到行之有效的解决办法, 创新建设工程档案管理模式, 加强对建设工程档案管理重要性的认识, 提高档案管理人员的业务水平, 完善相关制度规范。同时, 还要善于利用互联网技术, 不断更新档案管理形式, 提高工作效率和档案质量。参考文献1折巧玲.研究建设工程档案管理的创新策略J.科学管理与决策, 2012 (15) . 2潘忠.建设工程档案管理的常见误区及其应对措施分析J.科学管理与决策, 2012 (5) . 3任跃芝.建设工程档案归档管理创新路径J.科学管理与决策, 2017 (1) .
