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1、昆山地税电子档案管理与利用的思考 张莉旻 夏如明 张美芳 北京舞蹈学院 苏州市昆山地方税务局 摘 要： 在大数据共享理念下, 电子档案发挥着重要作用, 一方面为管理提供便利, 另一方面极大提高了档案利用效率。昆山地税基于建设数字档案室的实践, 在此过程中深入大数据治税工程, 积极探索税务档案电子化管理与利用模式。关键词： 电子档案; 利用; 昆山地税; 1 引言2015 年, 国家税务总局印发“互联网+税务”行动计划, 提出利用云计算、大数据、智能控制等技术治税, 苏州市昆山地方税务局 (以下简称昆山地税) 以此为指导, 深入推进大数据治税工程, 经过这几年的努力, 积极探索税务档案电子化管理
2、与利用模式。2 当前档案管理现状2.1 库房管理现状因税务系统下属分局地理位置分散, 目前昆山地税系统的档案库房较为复杂。具体档案用房可如表 1 所示。2.2 业务档案管理现状目前业务档案中, 一分局产生的档案资料由外包公司整理入库, 二至九分局由档案管理中心工作人员整理入库, 稽查局 (因涉密) 自行保存在稽查局档案室。一分局产生的档案中, 契税所资料属于“全包”资料, 即产生后便送至档案中心由外包公司进行录入扫描归档, 而一分局除契税所档案属于“半包”资料, 由各基层纳税点进行录入和扫描, 再送至档案中心由外包公司进行归档入库。表 1 昆山地税档案存放表 下载原表 2.3 非业务档案管理现
3、状昆山地税非业务档案存放于局机关综合档案室, 其中文书档案 14485 卷和 3282件, 会计档案 5055 卷、基建档案 180 卷、设备档案 32 卷、实物档案 597 件、照片档案 1062 张、光盘 104 张、权证档案 86 件。综合档案室在督察内审、风险应对、绩效考核、移交进馆等方面承担着资料查阅、提供数据等职能。2.4 档案利用与服务现状昆山地税在税务档案利用方面主要集中在档案查借阅、档案编研、档案宣传等方面。一是档案查借阅。目前督察内审、风险应对部门可直接在线查询所需档案扫描件, 其他纳税点工作人员也可根据自身权限查阅所属权限的电子档案。截至 2017 年 6 月 30 日,
4、 金三电子档案系统档案利用达 24987 次。二是档案编研。目前档案编研作品有昆山地税志、历年税收情况分析汇编、规章制度汇编、荣誉录等等。三是档案宣传。依托局机关荣誉室的实物档案以及廉政教育展示厅的老档案, 对本单位以及外单位参观人员进行熏陶和文化展示;将税收业务档案查询“一键通”下发至各单位各部门, 让税务工作人员充分了解档案查询途径, 便利纳税人。3 当前档案管理存在的问题3.1 档案用房方面一是存放地点分散。昆山地税目前有局机关综合档案室、各分局档案室、陆杨地税所档案室以及周市档案管理中心。鉴于存放地点分散, 给日常管理带来了困难, 而且部分存在严重隐患。二是库房建设考虑不够长远。周市档
5、案管理中心库房于 2013 年投入使用, 预计于 2018 年达到饱和, 目前正在着手申请新建或改建档案用房, 力争在获得立项后立即招标开工建设。3.2 业务档案管理方面一是外包质量管控难度大。招标书执行困难, 差错仍然存在。2017 年, 档案管理中心在对外包公司入库档案进行日常核查和 5 次定期抽查中发现外包公司仍然存在公司名称采集、证件号码录入、实体与扫描页数不符等错误。外包人员不熟悉业务, 容易出现“一错到底”情形。二是各分局进度不一, 从半年度绩效考核来看, 二至九分局当中, 目前只有二、三、五、七、九分局实现隔月移交。三是人员不够, 以一分局为例, 从事档案工作的人员均属兼职, 工
6、作时间可能被其他工作占用, 一分局本部、高新区个体、开发区个体 1 人做档案录入、扫描工作, 远远跟不上进度。四是工作量大, 营改增之后, 业务不减反增, 档案资料产生量加大。一分局本部以平均每月约 6500 件的档案数量在不断增加, 五、八等大分局亦是如此。6 月 1 日至 6 月 30 日, 基层办税点共移交 17819 件195518 页, 从该数据可见一斑。五是培训力度不够, 兼职档案员因女性生育、岗位调整、离职等因素, 变动较大, 新老交替中容易出现空档期, 对新档案员的培训或者指导需要强化。3.3 非业务档案管理方面一是存在突击整理情况, 综合档案室的档案类型较多, 除文书档案、照
7、片档案每年按期整理, 以往形成了“突击整理”的惯例, 例如 2016 年江苏省五星级标准复查便抽调了五人作为工作组整理档案。二是兼职档案员精力有限, 目前局机关综合档案室的兼职管理员已从办公室调整至机关工委, 除负责档案工作外, 还负责工会等事宜, 很可能出现顾此失彼的情形。三是档案整理存在些许混乱, 档案整理出现些许混乱, 特别是会计、基建等类型的档案在排架上存在不合理的情形。3.4 档案利用与服务方面一是业务档案和非业务档案未实现统一管理。目前非业务档案存放于局机关综合档案室 (玉山镇) , 业务档案集中存放周市档案管理中心 (周市镇) , 综合档案室并没有专职档案管理人员, 因此在非业务
8、档案借阅等各项制度执行方面鞭长莫及。二是对档案工作的认知惯性。目前纳税人去基层分局查询档案, 基层分局极有可能本能反应让当事人来档案管理中心查档, 其实在基层点上也可以查询, 这种认知惯性间接增加了纳税人的办事时间。五是档案编研力量不足。鉴于档案管理中心成立时间短, 且较多资料不在掌控之中, 在档案编研上基本处于停滞状态, 或者依赖其他科室加以完成, 档案编研力量以及经验不足。4 深化税务档案电子管理的对策4.1 档案用房方面4.1.1 专岗专责责任到人明确库房管理人员职责, 严格规范档案的出入库, 定期对出库档案进行盘点, 对久借不还的情况, 库房工作人员及时通知负责档案借阅人员进行催还,
9、并做好反馈工作。4.1.2 严格执行库房管理制度日常做到“八防”, 定期检查库房温湿度是否正常、防虫药是否过期、防火措施是否到位等, 确保档案安全。定期进行盘库, 防止档案丢失或者错位。4.1.3 统一存放地点特别是业务档案, 在建设库房时进行合理测算后方可着手新建或改建, 在库房基础设施齐全、制度执行到位的基础上, 真正确保了档案的集中保存, 这样有利于档案工作的中长期规划, 有利于档案工作的进一步开展。4.2 业务档案管理方面4.2.1 探索实行集中整理模式鉴于基层分局人手不够, 档案整理工作量大以及人员变动频繁等问题, 可探索实行集中整理模式, 即基层分局只做资料整理、贴条形码、录入,
10、其他工作交由档案管理中心以外包形式处理。这种做法一方面节约人力成本, 另一方面也可以将精力投入到档案编研当中1。4.2.2 配备专职人员集中整理分局负责档案工作的大部分是兼职档案管理人员, 因此可配备专门从事档案工作的人员集中处理, 这样专人专责, 由分局对档案进行统一的整理和采集, 确保档案工作质量。昆山地税每月产生应归档资料约在 15000 件左右, 按照每人每天的工作量计算, 可测算出专职人员人数。4.2.3 加大入库验收力度在现有入库验收的基础上进一步加以完善。一是时间可由原来一个月一次抽查, 改为一个月两次抽查。二是做好整改工作。抽查后及时对发现的问题进行反馈和整改, 降低错误率,
11、倘若出现一错到底的情况, 重点进行整改, 错误率超过合同约定, 可全部进行整改, 整改后再抽查, 合格方可入库上架。三是对抽查的信息进行比对。特别是对抽查错误率进行分析, 倘若居高不下, 可与外包公司负责人进行沟通, 敦促其约束员工, 确保准确率。4.2.4 严格绩效考核针对基层分局移交进度不一, 个别分局移交拖拉等现象, 可严格实施绩效考核机制, 通过考核, 一方面提升档案整理质量, 敦促各分局及时移交档案资料;另一方面也可实现对不同分局进行区分, 实现奖罚分明。4.3 非业务档案管理方面4.3.1 规范非业务档案整理按照昆山市档案局绩效考核以及江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范2实施细
12、则的相关要求, 在规定期限内对非业务档案进行整理归档入库上架, 防止出现日久积压而突击整理的情况。4.3.2 规范非业务档案管理制度严格执行非业务档案的查借阅制度和手续, 防止出现档案丢失或损毁的情形3。对借出的档案及时催还, 防止出现人为遗忘的情形。严格执行库房的进出手续, 非档案管理人员不得进入库房, 外包公司工作人员作业需签订保密协议, 确保档案的齐全完整。4.4 档案利用与服务方面4.4.1 实现档案利用的统一管理针对目前业务档案和非业务档案未归口统一管理的情况, 可尝试通过人员适应性调整配备一名专职档案人员负责局机关综合档案室, 防止兼职人员精力分散无法兼顾。4.4.2 强化工作人员
13、的服务意识将“税收业务档案查询一键通”分发各基层分局进行宣传、了解和学习并最终付诸实践, 在纳税点可以解决的查档问题, 尽量在纳税点解决, 以便利纳税人4。平时在指导纳税点兼职档案管理人员时可有针对性的将档案提供利用意识进行宣传, 引导他们积极主动对档案提供利用, 获取各单位、各部门对档案工作的重视程度以及对税收业务档案利用的主观能动意识。4.4.3 增强档案编研力量多方学习和实践, 勤思考多动脑, 对现存室藏档案进行深度挖掘, 在服务领导决策、服务纳税人方面下功夫, 分析、加工编研二次信息, 形成高质量的编研产品, 如地税志、历年税收情况分析汇编、规章制度汇编、荣誉录等等, 服务税收中心工作
14、。4.4.4 开拓视野强化沟通交流建立与档案指导部门、档案兄弟单位的业务联系, 通过实地参观、业务交流等多种途径开展业务探讨, 交流借鉴档案管理经验, 努力实现档案管理工作综合效益的最大化。积极参加档案专业培训, 了解档案前沿以及先进做法, 不断提升档案利用服务水平。4.4.5 积极主动提供利用随着全面建立自然人纳税体系, 税收档案部门将越来越多地和老百姓个人打交道。档案管理中心应积极采取主动、超前的服务方式, 主动为纳税人服务。如不定期举办税务档案展览、印发宣传小册子, 或者通过专业期刊、电视、广播等媒体来宣传介绍档案工作及其所取得的科研成果, 采用周到的服务方式提前做好迎接来访者的准备工作, 为其找到理想、满意的档案, 使利用者得到满意的切身体验。参考文献1肖润.电子档案管理系统构建研究J.档案与建设, 2013 (1) :26-29. 2冯惠玲.电子文件管理 100 问M.北京:中国人民大学出版社, 2014:20. 3刁飞.哈尔滨市税收征管档案信息化建设专题调研D.黑龙江大学, 2015. 4杨茜茜.我国文件档案“双轨制”管理模式转型澳大利亚政府数字转型政策的启示J.档案学研究, 2014 (3) :9-13.
