《高校招生考试录取档案的管理与利用探析》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高校招生考试录取档案的管理与利用探析（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、高校招生考试录取档案的管理与利用探析 王学戏 苏州健雄职业技术学院 摘 要： 高校档案是非常重要的文献信息资源, 它包括多个种类, 是一套综合性的档案体系, 尤其是对于高校招生考试档案更应该进行系统化的管理与利用, 这对于高校管理学生十分有利。文章对高校招生考试录取档案的管理与利用进行探究, 以寻求有效的高校招生考试管理方法。关键词： 招生考试; 录取; 档案; 管理与利用; 作者简介：王学戏 (1980) , 男, 江苏太仓人, 讲师, 硕士;研究方向:高校新生录取和档案管理。Discussion and analysis on the management and utilization
2、of enrollment archives in university entrance examinationWang Xuexi Suzhou Chien-Shiung Institute of Technology; Abstract： The university archives are very important document information resources, which include many kinds and is a comprehensive archives system. In particular, the enrollment archive
3、s in university entrance examination should be systematically managed and utilized, which is beneficial to the management of universities students. This paper explores the management and utilization of enrollment archives in university entrance examination, in order to find an effective method for t
4、he management of university entrance examination.Keyword： entrance examination; enrollment; archives; management and utilization; 近些年来, 我国高校招生规模不断扩大, 而高校招生考试录取档案管理也成为重点研究问题之一。但是针对高校招生考试录取档案如何进行管理, 并没有出现规范化、系统化的管理办法, 这导致高校招生考试录取档案管理工作出现了很多问题, 制约了其发展。本文阐述了高校招生考试录取档案的管理流程, 并着重阐述了高校招生考试录取档案的利用策略。1 高校招生考
5、试录取档案管理流程1.1 高校招生考试录取档案管理的时间高校招生考试录取档案还有另外一种叫法, 就是高校录取新生信息登记表 (以下简称登记表) , 内容包括:学生基本信息、学生高考成绩、学生高考志愿、学生体检等信息1。通常情况下我们需要集中现场打印一份登记表, 在打印完之后, 盖上特制的招生录取专用章或学院章。然后将这份表格先保存在学院档案室, 或交由我国各省级招生就业管理部门对其进行存档, 为了将其作为高考考生被合法录取的唯一纸质凭据2。我国教育部发布文件明确规定, 高校组织考生在报到之后会对考生进行严格的资质审查, 一旦出现各种问题, 会对考生进行退档和改录。最后为了保证考生存档数据的正确
6、性, 省级招生考试管理部门存档的登记表的打印时间一般都会在每年的 11 月份左右, 在打印完成之后, 还会留出自考生报到之后的两个月时间进行情况核实与处理, 当核实完成之后, 可以将数据进行最终的保存与处理。1.2 高校招生考试录取档案整理的流程关于对高校招生考试录取档案的整理一般是由我国各省级招生考试管理部门业务处室或者档案室进行独立的整理。具体的整理流程如下: (1) 打印登记表; (2) 在登记表上盖章; (3) 按照顺序进行规范化的排序; (4) 排序完成之后做好装订工作; (5) 将其进行编号; (6) 整理完成之后进行最后的存档工作。在整个过程中, 我们需要注意的问题是一定要保证存
7、档入库的信息要与高校招生录取的信息相一致, 这就需要各个高校设计规范严谨的档案整理程序, 并注重每一次检验和校对3。一般情况下登记表应该在高校招生录取现场打印, 打印工作需要由专门的录取服务人员完成。在招生录取工作完成之后, 会有专门人员对登记表进行再次的打印与整理, 形成有序的纸质档案, 对纸质档案整理之后直接装订成册。这一步骤完成之后, 需要专门的录取服务组人员和信息组人员对其档案进行核查, 然后交接。录取信息组根据已经存储的数据库信息对装订完成的登记表进行数据比对, 尤其要对高校录取名单以及各高校录取人数进行核查, 在保证其正确性之后签字, 并交给档案室存档。1.3 高校招生考试录取档案
8、的保护与管理工作本文所说的高校招生考试档案保护工作, 具体是指对已经存储在库房之内的档案做好日常维护与管理工作4。具体表现在以下两个方面: (1) 在维护档案时, 要保证其秩序, 让档案在存放和使用的过程中都良好有序。这就对档案管理人员提出了更高层次的要求, 档案管理人员必须要爱岗敬业、认真负责, 养成良好的工作习惯, 在档案存库之时要严格审查并做好交接工作, 同时要对档案的数量、内容进行认真的核查和清点, 在摆放档案时按照一定的顺序进行排放, 这样在查找起来的时候比较方便。在使用档案时, 要求使用者必须遵守档案使用规定, 当日使用当日必须归还, 并且必须放到其固定位置上。 (2) 在维护档案
9、时要让档案处于理想化的状态。也就是说我们在存放和使用档案的时候要保证档案不受人为或者自然因素的损害, 并且还要想方设法延长档案的自然寿命。所谓的档案管理, 就是维护档案的管理秩序5。首先, 对档案的库房进行管理, 也就是要保证库房十分的坚固、牢靠, 让其具备防盗、防火、防虫以及防高温等设备, 建立严格的库房管理制度, 并对库房定期进行检查。其次, 要设置专门的库房管理人员对档案库房进行认真负责的管理, 一旦库房出现问题时就能够及时发现并解决, 不会由于疏忽大意使库房里的档案造成损害。最后, 要对库房档案实施流动性管理, 做好各个流动环节中的档案管理工作, 防止档案丢失。这需要档案室建立严格的档
10、案查阅制度, 并加大力度实施与执行, 不能因为人情关系随意外借档案, 对档案实施模糊化管理。除此之外, 想要增强纸质档案的寿命, 可以使用新技术, 如档案复制和档案修补等技术对档案进行高效管理。2 高校招生考试录取档案的利用2.1 高校招生考试录取档案具有重要性我国各省级招生考试管理部门之所以对登记表进行存档, 最主要的作用就是为了高校在补办登记表时作为依据或者对报考本校的考生进行资格审查和毕业审查6。尤其是对各省级招生考试行政管理部门而言, 各个单位都应该将考生的入学途径作为认定的权威部门之一。由此可见高校招生考试录取档案具有一定的重要性。2.2 高校招生考试录取档案难以管理登记表的重要性不
11、言而喻, 它作为高校录取考生的重要名册之一, 以汇总表格的形式将考生信息进行了详细的记录。在传统的高校招生考试档案管理中 (登记表) 一般都只提供给单位内部使用, 并且绝不会向外提供相应的复印件和影像件。但是随着社会的发展, 人们对于学历和个人诚信愈发的重视, 这也就导致各个单位都要求省级考试管理部门提供登记表的复印件。而关于登记表究竟该不该对外公开, 成了社会关注的热点问题。如果单单只是从档案保护这一角度出发, 过度的查找和使用这些纸质档案, 会对档案造成一定的损害, 并不利于档案的长久保护。2.3 构建高校招生考试录取档案的利用程序在登记表是否需要对外公开这一问题上, 我们应该进行慎重的研
12、究。首先, 应该清楚登记表可以对外开放, 但是必须要经过保存单位同意。换而言之, 保存单位也可以拒绝对外开放的请求。因为在档案法中并没有明确规定保存单位必须要对外进行开放7。单位或者个人在查询录取档案的时候, 大多都是与人事档案相关的, 而作为保存登记表的唯一一个考试机构, 它与其他机构相比, 具有较强的公信力, 受到单位以及来自社会的高度认可。同样, 登记表作为高校招生考试录取的汇总表, 一旦对外开放确实容易泄露个人隐私。在此等情况之下, 我们十分有必要构建和完善高校招生考试录取档案的利用程序。首先, 应该制定登记表的具体查询条件, 最好出台相关的规范性文件, 这样在进行查询时可以有所依据。
13、其次, 应该制定清晰明确的查询工作流程, 如将复印登记表这一要求改为由各省级招生考试部门开具录取证明8, 而不是如同原来的对其进行复印。在这种录取证明上, 可以将登记表中的各种信息都标注清楚, 并让其与登记表具有同等的作用。最后, 单位在想要查询登记表时, 必须要凭借单位公函或者个人身份有效证件提出申请。当招生考试机构在收到申请之后, 可以针对情况向其所申请的单位或者个人给出明确时间, 让其进行查询。并将申请、回复等相关文档进行存储。2.4 完善高校招生考试录取档案查询的保障机制在对待高校招生考试录取档案查询这一问题上, 必须要明确录取档案查询的责任主体和监督主体, 目的是为了防止在档案查询工
14、作中有人因为工作疏忽、权责不明确等推卸责任, 为档案管理工作造成阻碍。同时完善其保障机制能够将档案查询的工作责任具体进行落实。首先在对纸质档案进行查询和取档时应该由两人负责, 同时查询人必须要出具单位证明信息或者个人有效证件, 以确保纸质档案的安全。其次, 档案管理人员要积极参与到高校招生考试档案管理工作当中来, 积极主动学习, 自主去了解当前最新的招生动态和相关的业务情况, 这样有利于招生录取信息工作的完成, 更有利于科学地将招生信息编制成册, 进行保存和研究。2.5 高校招生考试录取档案电子化管理和利用在对高校招生考试录取档案进行管理和利用时, 除了实施纸质档案管理之外, 还可以对高校招生
15、考试录取档案进行电子化管理和录用, 这也是现代档案管理的一种发展趋势。通过电子档案, 可以将学生的影像、文字甚至声音等信息转化成数码进行存储, 在查阅时只需要通过对相关信息软件技术进行应用就可以还原查阅。一般来说, 在高校招生考试电子档案的初步形成阶段, 作为工招生人员, 就应该积极参与到电子档案的管理和设计当中来, 这样所形成的电子档案在使用的过程中才能够更加符合规定要求。同时, 当电子档案形成之后, 招生工作人员在对其进行管理时, 会比较容易上手, 不会由于对操作系统的陌生而迟迟无法掌握电子档案的管理技能。招生工作人员也可以及时针对电子档案管理中存在的问题提出针对性的有效建议。3 结语对高
16、校招生考试录取档案进行管理和利用具有一定的现实意义。我们十分有必要针对这一问题进行分析和研究, 并寻找出有效的管理方法, 做好高校招生考试的录取档案的管理工作。参考文献1汪梦姗, 马莉萍.重点高校招生名额分配基于 20092013 年 12 所“985”高校招生数据的实证研究J.清华大学教育研究, 2016 (2) :64-71. 2张小萍, 张良.中国高校“支援中西部地区招生协作计划”实施成效分析“985 工程”高校为例J.清华大学教育研究, 2015 (3) :48-56. 3潘昆峰, 马莉萍.央属高校跨省招生名额分配行为研究引力模型假设及其验证J.高等工程教育研究, 2013 (6) :114-121. 4卢岩红.高校招生考试录取档案的管理与利用J.现代教育, 2016 (4) :47. 5陈丽.学籍管理对高校档案管理的重要性浅谈J.课程教育研究, 2015 (7
