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1、民办院校教学秘书工作创新研究 耿雪莲 广州工商学院 摘 要： 本文从教学秘书工作的内容和性质出发, 着重分析了当前民办院校教学秘书工作效率偏低的原因, 并提出了提高民办院校教学秘书工作效率的对策。关键词： 民办院校; 教学秘书; 工作效率; 作者简介：耿雪莲 (1987) , 女, 河南信阳人, 研究生学历, 硕士学位, 研究方向为经济管理。Research on the Innovation of Teaching Secretaries Work in Private CollegesGeng Xuelian Abstract： Based on the content and natur
2、e of the work of teaching secretaries, this paper analyzes the reasons for the low working efficiency of teaching secretaries in private colleges and puts forward the countermeasures to improve the working efficiency of teaching secretaries in private colleges.Keyword： private colleges; teaching sec
3、retaries; working efficiency; 教学秘书细致、高效的工作是保证教学工作正常运行的基础, 对稳定民办院校教学秩序起着至关重要的作用。如何提高民办院校教学秘书的工作效率, 充分发挥其职能, 对于提高民办院校教学管理水平、稳步提升民办院校教学质量有着十分重要的意义。1 教学秘书工作的内容和性质1.1 教学秘书工作的内容“教学是立校之本”, 教学工作是高校工作的重中之重, 教学秘书是基层教学管理工作的管理者和执行者, 最大限度地服务于教学、服务于师生是教学秘书的根本职责, 也是教学秘书一切工作的出发点和归属。教学秘书的工作职责范围甚广, 主要包括培养计划修订、排课、教材征订
4、、教学资料收集、教学计划执行、调停课、学生成绩管理、学生学籍管理、期中和期末教学检查、学生评教、监考安排等一系列常规工作。教学秘书是联系教与学的桥梁和纽带, 是师生间的润滑剂, 既兼管教学行政性事务工作, 又有协助领导处理日常事务、做好领导助手的职责1, 这就决定了教学秘书的工作内容“繁、杂”、工作状态“忙、乱”。1.2 教学秘书工作的性质教学秘书既是教学工作的管理者, 又是教学工作的服务者, 需接受院 (系) 和教务处的双重领导, 同时, 由于教学管理工作呈现纵横交错的网络关系, 涉及到“教”与“学”的方方面面, 这决定了教学秘书的服务对象既有教务处, 又有院级领导、系 (室) 主任、教师、
5、辅导员以及学生等2。它是连接学校各部门之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带, 具有沟通上下、协调左右的作用。教学秘书的工作服务性强、原则性强、时间性强, 其工作必须建立在真诚而又耐心服务的基础上, 急教师之所急, 想学生之所想, 真心实意、全心全意为教师和学生服务。2 导致民办院校教学秘书工作效率偏低的原因教学秘书在民办院校教学管理中起着至关重要的作用, 其工作质量和效率直接影响着教学管理工作。目前, 我国民办院校中教学秘书的工作效率普遍存在着偏低的现象, 究其原因, 既有来自于教学秘书自身的内部原因, 也有来自于外部的其他原因。2.1 导致民办院校教学秘书工作效率偏低的内部原因2.1.1 工作
6、成就感低教学秘书是最基层的教学服务人员, 其工作本身就具有辅助性、服务性的特点, 难以得到民办院校的重视, 也难以受到像专职教师那样的尊敬, 同时其劳动收入又远远低于专职教师, 在民办院校中是名副其实的“无钱又无权”的一类人, 加之教学秘书的工作成果较隐蔽, 工作的价值也得不到有效地体现, 因此他们的工作成就感较低。当民办院校的教学秘书长期处于工作成就感低水平状态时, 就会产生比较消极的思想, 对工作意义的评价也极低, 这些会严重打击他们的工作热情, 从而影响他们的工作效率。2.1.2 工作压力较大教学秘书工作几乎涵盖了日常教学管理活动的方方面面, 既包含大量的日常管理工作, 又包含很多需要及
7、时处理的突发事件, 工作内容繁杂且责任重大, 每一件处理不好都可能会引发教学事故, 就会被问责, 工作压力极大。另外, 由于教学秘书工作的原则性极强, 而其服务的对象又都是有知识、有思想的人, 具有较大的差异性, 这就导致在处理一些事情的过程中难免会遇到问题, 引起他人的误解, 造成人际关系紧张, 在工作太忙而出现失误时, 也得不到相应的帮助和理解。2.2 导致民办院校教学秘书工作效率偏低的外部原因2.2.1 岗位职责界定模糊民办院校大多办学经费有限, 为节约办学成本, 一般不会增加工作人员, 由此很多民办院校各系部教学秘书往往是身兼数职, 不仅要从事教学秘书的日常性工作, 还包揽着行政秘书、
8、科研秘书等多重工作任务, 这就导致他们往往面对的不仅仅是教学工作, 更多的是处理来自各行政部门及本院系的其他行政工作。这样的岗位设置使得民办院校教学秘书的工作量大幅增加, 每天要应对十几项工作, 经常是同一个时间要处理好几件事情, 难以发挥出教学秘书应有的作用, 也很难保证教学管理工作的质量和效率。2.2.2 必要的职业培训缺乏教学管理工作具有特殊性和复杂性的特点, 这就要求教学秘书不仅要有良好的教育教学知识, 还要有较高的管理素质。目前我国民办院校教学秘书的整体状况不尽如人意, 大多都不是由教学管理或教育学专业的人员担任, 职业素质参差不齐。由于对教学秘书工作重视度不高, 很多民办院校缺乏针
9、对教学秘书的培训, 缺乏对正规的管理知识和必要的教育教学知识的培训。教学秘书大多都是从平时的经验中去了解和掌握教学管理流程, 往往是闭门造车, 在处理教学日常事务中缺乏系统性、科学性、规范性, 当遇到问题时也不能及时有效地处理, 给教学管理工作带来许多困难。3 提升民办院校教学秘书工作效率的策略3.1 树立爱岗敬业精神, 提升工作成就感良好的爱岗敬业精神是提高民办院校教学秘书工作效率的首要前提。民办院校的教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、形式繁琐的综合服务工作, 没有无私奉献、甘于服务的敬业精神, 很难胜任民办院校的教学秘书工作。作为一名优秀的教学秘书, 首先, 必须要热爱这个岗位, 要摆
10、正心态, 学会正确认识自己的工作, 要在思想上肯定教学秘书工作在教学管理乃至整个民办院校发展中的重要性;其次, 还要增强做好本职工作的责任心和自信心, 把全部热情和精力投入到工作中去, 积极主动地服务于领导、教师和学生, 成为领导的得力助手、老师和学生的贴心好友。只有树立爱岗敬业的精神, 才能感受到教学秘书工作带来的成就感, 进而提高工作主动性, 提高工作效率。3.2 统筹工作内容, 合理安排工作时间教学秘书所从事的工作是一项计划性强、内容繁杂琐碎又有时效性的综合服务工作, 能不能科学有效地管理、利用时间不仅关系到工作效率的高低, 更是直接影响到整个教学秩序的稳定, 影响到民办院校的发展。因此
11、, 这就需要教学秘书要了解民办院校教学管理的规律, 在工作中要能以分清轻重缓急, 合理安排时间, 不能想到什么就做到什么, 要做到统筹兼顾, 科学有序, 才能不断提高工作效率。比如在排课时, 任课教师的安排、课表的制定一定要在前一个学期预先做好;而对于学校下发的需要传达给系 (部) 主任的通知, 急需处理的要立马发送, 不急的可以运用零碎时间统一发送。另外, 每天还要花一定时间将当天所做工作按时间点记录下来, 使工作内容和时间有案可查, 也防止遗漏工作任务, 在一定程度上提高工作效率。3.3 多方面解决压力, 调动工作积极性要提高民办院校教学秘书的工作效率, 还需要多方面解决教学秘书的压力,
12、调动其工作积极性。就教学秘书自身而言, 首先要学会掌握缓解压力、调节情绪的方法。当有不良情绪出现时, 要学会调整心态, 控制不良情绪, 或是先转移注意力, 给自己一个缓冲时间再采取解决措施。教学秘书还要注重加强与师、生之间的沟通, 争取他们对教学秘书工作的理解与信任, 减少工作的误解与冲突, 从而能将更多的精力和时间花费到教学管理中。就民办院校而言, 民办院校各级领导要充分认识到教学秘书在教学管理乃至整个学校发展中的地位和作用, 要主动关心教学秘书的学习、工作和生活, 适度提升教学秘书的地位, 使教学秘书的自我成就感有所提升。民办院校还应该允许工作满一定年限的教学秘书自愿轮换到其他系 (部)
13、或行政部门, 以减少因人际关系紧张导致工作压力过大的现象。3.4 明确岗位职责, 优化教学管理高等学校教学管理要点 (教育部高教司199833 号) 中指出:“系 (院) 可设教学秘书和教务员, 在教学系主任的领导下, 处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”文件明确指出:教学秘书的岗位职责是教学管理。从优化教学管理的高度, 民办院校可以考虑把教学事务和行政事务分离, 设立专门的行政秘书, 把教学秘书从繁杂的行政事务中解放出来, 专心从事教学事务的管理, 从而达到分工合作、优化教学管理的目的。同时, 教学秘书工作不是单向的工作, 需要专任教师、学生等相关人员的响应、
14、配合才能完成, 由于民办院校的教学秘书地位并不高, 往往执行力难以发挥。因此, 在实际工作中, 还要授予教学秘书相应的管理权, 使其责任和权力相称, 这不仅可以提高教学秘书的工作效率, 还可以提升其工作的积极性。3.5 加强职业培训, 提高业务水平传统的观念认为教学秘书是没有技术含量的工作, 只要有相关工作经验的人都可以做, 随着社会对高等教育质量的要求越来越高, 这种观念已不符合时代发展的需要。现代教学秘书不仅要有丰富的实践经验, 还需要有扎实的理论基础、较高的学识水平。民办院校要在政策和经费上适当倾斜, 多渠道、多形式地为教学秘书提供必要的培训学习机会。例如定期组织教学秘书学习高等教育学、
15、人际关系学、秘书学等相关知识, 进而提高其理论知识和业务水平;组织岗位培训, 尤其是对教务管理系统软件及相关办公软件的培训学习, 以提高其运用办公软件的熟练程度;组织校内各系部教学秘书交流研讨会、短期的校外培训等, 通过同仁之间的交流, 学习借鉴先进的工作方法。此外, 还应鼓励教学秘书在工作之余不断地为自己充电, 更新知识, 完善自我, 提高教学管理水平。总之, 教学秘书在民办院校教学管理工作中起着十分重要的作用, 教学秘书工作效率的高低影响着院 (系、部) 教学管理水平的高低, 甚至还影响着民办院校的教学水平及民办院校的可持续发展。在实际工作中, 民办院校的教学秘书要不断地完善自我, 促进自身工作效率和工作质量提升, 进而推动整个民办院校教学管理水平及教学质量的全面提升。参考文献1庄佩芳.高职院校教学秘书工作内涵分析J.天津职业院校联合学报, 2010 (2) :84-86. 2张莹, 许艳红.浅析高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法J.科技创新导报, 2016 (14) :151-152.
