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1、*公司基建专业档案管理办法一、 职责与分工基建管理部门 负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关单位收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料；按规定向项目法人和建设管理单位分别移交建设项目的初设审查、初设审批等文件。勘察、设计单位 勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计阶段产生的可行性研究报告、工程选址报告、设计基础资料、初步设计、概算、审定概算、施工图设计、设计交底、变更文件、竣工图（含电子版） 。负责向建设管理单位移交上述文件材料。施工单位 施工单位负责收集各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，图纸会
2、检、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂工艺等文件材料。负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件，作为设计单位编制竣工图的依据。负责将上述文件材料及竣工图按照档案管理要求，全部整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。监理单位 监理单位负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。负责完成监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。按照文件材料归档
3、范围和档案管理的要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。二、 归档质量要求第 1 条 建设项目归档文件和案卷质量应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DA/T 28-2002）的要求。第 2 条 建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照供电企业档案分类表 （69 类）进行整理。1.1.1【释义：建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在本单位档案人员的指导下，按照供电企业档案分类表 （69 类分类规则）对项目文件进行分类、组卷，编目。 】第 3 条 归
4、档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。1.1.2 【 释 义 ： 归 档 文 件 材 料 的 齐 全 是 指 根 据 项 目 档 案 归 档 范 围 所 确 定 的内 容 ， 结 合 项 目 建 设 的 实 际 情 况 ， 将 建 设 项 目 建 设 全 过 程 中 应 该 归 档 的 文 件 材料 全 部 归 档 。 归 档 文 件 材 料 的 完 整 是 指 文 件 材 料 之 间 相 互 支 撑 ， 不 可 缺 少 ， 形成 闭 环 。 归 档 文 件 材 料 的 准 确 是 指 归 档 文 件 材 料 的 内 容 真 实 反 映 建 设 项
5、目 的 实际 情 况 和 建 设 过 程 ， 文 件 原 件 归 档 ， 并 做 到 图 物 相 符 ， 技 术 数 据 准 确 可 靠 ， 签字 、 盖 章 手 续 完 备 ， 文 件 材 料 形 成 的 日 期 与 工 程 建 设 同 步 。 项 目 文 件 材 料 应 根据 供 电 企 业 档 案 分 类 表 （ 6 9 类 分 类 规 则 ） 、 科 学 技 术 档 案 案 卷 构 成 的 一般 要 求 （ GB/T 11822-2008） ， 做 到 分 类 准 确 ， 组 卷 合 理 ， 案 卷 封 面 、 卷 内目 录 、 备 考 表 等 编 制 规 范 。 】第 4 条 归档的
6、文件材料应字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写、绘制。1.1.3 【 释 义 ： 红 色 墨 水 、 纯 蓝 墨 水 、 铅 笔 、 圆 珠 笔 、 复 写 纸 等 属 于 不 耐 久书 写 材 料 ， 所 书 写 的 文 件 材 料 在 保 存 时 易 发 生 褪 色 、 散 发 、 脱 落 等 现 象 ， 不 利 于长 时 间 保 存 和 利 用 。 】第 5 条 归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或
7、多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。1.1.4【释义：归档的项目文件应为原件、正本；合同、协议等需双方或多方履行签字手续的正本归档，主要体现归档文件的原始凭证和法律凭证的属性。 】第 6 条 各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告要齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档；水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。1.1.5 【释义：原 材 料 指 砂 、 石 、 水 泥 、 钢 材 等 原 始 材 料 ， 构 件 指 土 建 施工 中 采 用 的 成 品 和 半 成 品 ， 需 要 加 工
8、 和 安 装 ， 才 能 发 挥 功 能 ； 材 料 质 量 证 明 、 质保 书 、 出 厂 试 验 报 告 由 原 材 料 生 产 厂 家 或 供 应 商 提 供 ； 复 试 报 告 ， 是 指 因 工 程 建设 需 要 由 业 主 或 建 设 管 理 单 位 采 购 ， 或 委 托 施 工 单 位 采 购 的 原 材 料 抽 样 送 相 关 检测 单 位 检 测 所 出 具 的 检 测 报 告 或 复 试 报 告 ； 原 材 料 出 厂 证 明 、 质 保 书 、 出 厂 试验 报 告 和 复 测 报 告 都 应 收 集 齐 全 、 完 整 ； 证 明 材 料 字 迹 清 楚 、 内 容
9、 规 范 、 数 据准 确 ， 以 原 件 归 档 ； 所 购 的 钢 材 等 因 供 应 商 无 法 提 供 出 厂 原 件 只 提 供 复 印 件 的 ，复 印 件 应 字 迹 清 楚 、 内 容 规 范 、 数 据 准 确 并 加 盖 最 终 供 货 商 的 印 章 ， 并 注 明 采购 时 间 、 采 购 数 量 、 炉 批 号 等 ； 水 泥 、 钢 材 等 主 要 原 材 料 应 编 制 跟 踪 台 帐 ， 说明 其 用 在 工 程 项 目 的 具 体 部 位 。 通 过 原 材 料 的 跟 踪 台 帐 可 清 晰 的 掌 握 所 购 原 材料 使 用 情 况 和 具 体 部 位
10、， 便 于 原 材 料 使 用 情 况 的 追 溯 。 】第 7 条 各类记录表格必须符合规范要求，表格形式应统一。各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚，数据填写详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。1.1.6【释义：项目建设所使用的各类记录表格必须符合规范的表格形式要求；记录填写必须真实可靠、字迹清楚，数据填写详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要杠划，要求填写数值的必须填写数值，不能用“符合要求” 、“合格”等代替，所有签字手续必须完善，不得代签。 】第 8 条 设 计 变 更 、 施 工 质 量 处 理 、 缺 陷 处 理 报 告 等 ， 应 有 闭 环 交 代 的 详 细记 录
11、 （ 包 括 调 查 报 告 ， 分 析 、 处 理 意 见 ， 处 理 结 论 及 消 缺 记 录 ， 复 检 意 见 与 结 论等 。第 9 条 外文或少数民族文字材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。第 10 条 归档文件的纸张大小一般为 A4 幅面，装订边为 2.5 厘米。小于A4 幅面纸的应粘贴在 A4 纸张上。第 11 条 档案移交应通过档案信息管理系统进行，设计院的 CAD 竣工图应转换成版式文件通过档案信息管理系统进行移交；在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子、音像。归档的电子文件
12、应包括相应的背景信息和元数据，并采用电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002）要求的格式。1.1.7【释义：各参建单位应在档案信息管理系统上进行档案信息的著录、编目、电子文件的挂接和移交。设计院移交的电子版竣工图应为.GWF 或.TIF格式。电子文件生成单位对归档的电子文件应包括背景信息和元数据】第 12 条 电子文件整理时应写明电子文件的载体类型、设备环境特征；载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等；归档的磁性载体应是只读型。1.1.8【释义：电子文件整理时应详细著录电子文件的载体类型、软硬件环境等信息。设备环境特征：主要包括硬件环境和软件环
13、境，硬件环境主要指主机、网络服务器型号、制造厂商等。软件环境主要是指操作系统、数据库系统、相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）的型号、版本等。 】第 13 条 移交的录音、录像文件应保证载体的有效性，内容的系统性和整理的科学性。声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进行著录，并同时移交电子文件1.1.9【释义：移交的录音、录像文件应通过相关的设备进行科学而系统的整理，保证内容的真实性和载体的有效性。录音、录像文件材料在归档整理时应将有关要素信息著录完整，并将声像材料引入档案信息管理系统。 】第 14 条 竣工图的编制要求（一）凡新建、扩建、改建
14、的建设项目，在项目竣工后都应编制竣工图。（二）竣工图的编制工作由项目建设管理单位负责组织协调。（三）竣工图编制单位依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改等有关文件以及现场施工验收记录、调试记录等制作全套竣工图。1.1.10【释义：竣工图编制单位应依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改的有关文件出版全套竣工图。也可根据施工、监理单位编制提交的竣工草图编制出版全套竣工图。 】（四）竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致；编制应规范、修改要到位，真实反映竣工验收时的实际情况；字迹清晰，整洁，签字手续完备。签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。1.1.11【释义：竣工图应完整、准确、清晰、
15、规范，签字手续完备，真实反映项目竣工验收时的实际情况，编制深度应与施工图的编制深度一致；竣工图的批准人、校核人、编制人员应在竣工图上签字，不得由他人代签、不得用印章代替签名、不得用打印代替签名。 】（五）竣工图均应编制竣工图总说明。对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明，其内容应包括修改原因、修改内容及提供文件材料的单位等（六）按施工图施工没有变动的图纸，由设计单位在施工图上加盖竣工图章，并在蓝图目录上签署竣工图的编制日期。竣工图图章样式及尺寸见图 1。图 1 竣工图图章样式及尺寸（单位：mm）竣工图图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。1.1.12【释义：建设过程中按施工图进行施工未
16、作任何改动的图纸，由设计单位在施工图上加盖竣工图章（图 1） 。全部竣工图目录应重新编制，施工图阶段改为竣工图阶段，并签署竣工图的编制日期，由施工单位和监理单位审核无误后，加盖竣工图章（图 2） 。 】（七）在建设过程中发生修改的施工图应重新编制竣工图，其标题栏中的设计阶段应由施工图阶段改为竣工图阶段。图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z” 。竣工图编制单位不需加盖竣工图图章。1.1.13【释义：建设过程中发生了修改的施工图，竣工图编制单位应根据设计变更通知单或施工、监理单位编制提供的竣工草图等重新编制竣工图。重新编制的竣工图，图标设计阶段应由施工图阶段改为竣工图阶段，图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z” ，签署竣工图的编制日期；重新编制的竣工图，由施工单位和监理单位审核无误后，加盖竣工图章（图 2） 。】（八）竣 工 图 的 审 核 由 竣 工 图 编 制 单 位 负 责 ， 由 设 计 人 （ 修
