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1、1会议纪要撰写技术沉淀文件档案管理是项目管理的一项重要内容，会议纪要作为项目组文件档案中不可或缺的部分，对项目管理具有重要意义。然而在我们日常工作中，会议纪要的撰写还存在一定问题，特别是对于新人来说，我们往往容易忽视会议纪要中的某些细节。为了能够给新同事一定的借鉴，根据近期的工作体验和经验总结，对会议纪要撰写做如下技术沉淀。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种，它是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。从秘书学的分类来看，会议纪要一般可分为两大类：第一类是决议性会议纪要，它是对领导层经过集体讨论所形成和决议性意见进行阐
2、述的纪要。它具有政策性、理论性、指导性等特点，行政约束力很强，具有明确的指示性。第二类是学术性会议纪要，这类纪要属讨论型的会议纪要，它既可以按发言人的先后顺序纪要整理，也可按问题类别进行整理。学术性纪要不具有法定的行政权威和约束力。而作为日常工作中的例会纪要，严格上讲，它不从属于以上两个分类，而是介于两者之间的一种工作函，以记载项目历程中的重大事件为主，同时指导和监督对会议形成的决议执行，具有一定的约束力。会议纪要具有纪实性、概括性和条理性三大特点： 纪实性纪实性是指会议纪要必须是会议宗旨、所议定事项的概要纪实，不能随意增减或更改内容，同时具有时间约束要求； 概括性2概括性是指会议纪要必须以极
3、为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论； 条理性条理性是指会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。在我们的日常工作当中，会议纪要是在会议主要议题的讨论基础上，通过对会议记录的整理，将会议参与者所达成的共识，会议后需解决的问题形成概括性的文件。通过每次会议纪要的发送，可以明确各方责任，梳理后期工作任务，确定各项任务完成时间，推动各方工作的完成。因此，在我们日常工作中会议纪要的作用不仅仅是对会议记录的整理与提炼，更是起到了对前段工作的总结、对后期工作计划的通报，从而推动开发商、协作公司各方工作的作用。以中珠上城项目组会议纪要模板为例，我们在撰写会议纪要
4、时应注意以下细节：一、抬头部分：通常包括致、传真号、收件人、抄送人、发件人、日期、主题、页数等事项，其中要注意的问题有：1、 致：一般为公司或组织的名称，例如：珠海中珠股份有限公司；2、 传真号：收件方的传真号码，需要写上区号，以备第三方使用；3、 收件人：一般为具体的项目组名称，例如：珠海中珠股份有限公 司中珠上城项目组；34、 抄送人：会议纪要需要抄送给会议议题中所涉及到的相关部门领导；5、 发件人：一般为我司加项目组名称，例如：世联地产中珠上城项目组；6、 日期：此处日期为会议日期，而不是会议纪要撰写日期；7、 主题：要注明会议的主要内容，如：关于*九月工作计划，而不能简单地写成*年*
5、月*日项目例会；8、 页数：在成文后，一定要核查文件的页数。很多时候在前次会议纪要模板的基础上做修改时，往往遗漏了此处的修改；另外，在本部分的格式需要注意，左右两侧的项列尽量对齐。二、正文标题：标题通常有两种写法：一是会议名称加纪要，如项目例会纪要 ；二是召开会议的单位加内容加纪要，如*项目组关于九月工作计划会议纪要 。三、正文内容：正文内容通常由会议概况、会议议题、会议议定事项、会后尚需确定事宜4四个部分组成。1. 会议概况：主要包括会议时间、地点、与会人员等。2. 会议议题：转载本次会议召开之前所发出的与会各方的会议议题，概括本次会议的主要内容。3. 会议议定事项：主要包括以下几个大方面的
6、内容： 市场动向：汇报近期市场动向，重点竞争对手的营销动作，进线上门客户情况，一级、二级及三级市场的动态，以及针对市场动态分析所应采取的应对措施；同时汇报本项目的各项相关数据。 营销活动：近期营销活动的安排，针对此营销活动的各个环节，明确各方需完成的工作任务及完成时间，同时安排和推动下一步的动作； 工程进度：根据近期营销计划，工程进度需达到何种标准，以确保营销计划的执行，因此确定工程节点完成的具体时间是十分重要的，并要保持信息同步；5 关键物料：针对营销节点，列出下阶段所需关键物料清单，并明确具体时间：如初稿时间、修订稿时间、正稿时间、制作完成时间等； 合作公司：包括广告公司、活动公司、礼仪公
7、司等各方的工作任务，以及工作任务完成时间；其中需要注意的细节有： 要正确地集中会议的意见，没有取得一致意见的一般写入会后尚需确定事宜中； 例会和办公会议的纪要需重点将会议所讨论的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清晰、简明扼要； 所议定的事项在归纳时需分层次，通过二级或三级目录的形式将议定事项分类归纳，而不是平行式的简单罗列； 由于在项目例会中，通常是与会各方工作的沟通，所以需在会议纪要中明确每一项工作任务的责任人以及明确工作完成的时间等； 不要出现模糊的措辞。如：尽快、尽可能、近期，而应该界定一个明确的时间点或时间段；4. 会后尚需确定事宜：在会议上未达成共识的重要事项可另外列入会后尚需确定事
8、宜，可以对需要进一步商议的重要议题起到提示作用，确保尚需确定事项的跟进与落实。四、本周工作计划：由于项目例会的主要作用是对后期工作的沟通，明确发展商、各协作公司6的相关工作任务。在项目例会纪要中我们往往会在最后列上本周工作计划，使会议纪要成为执行的一种有力依据。工作计划通常以表格形式按工作内容、执行人、完成时间、备注等分项列出来。五、落款：为我司项目组名称，以及会议纪要成文时间，如：世联地产中珠上城项目组，*年*月* 日。六、页眉页脚：不是必须的规定动作，但建议在页眉位置注明文档属性文件，例如“中珠上城项目组文件”等。中珠上城项目组 杨承莹2007-8-30 7附：中珠上城会议纪要模版 世联地
9、产中珠上城项目组文件 8传真 Facsimile致 To：珠海中珠股份有限公司 传真号码 Fax No：0756-8873851收件人 Attn：珠海中珠股份有限公司中珠上城项目组 抄送 Cc：陈总、颜总、谢总、傅经理、范经理； 发件人 From：世联地产中珠上城项目组 日期 Date：2007 年 08 月 23 日 主题：关于九月工作计划及形象楼书、产品手册修改建议 页数 Page(s)：共 6 页 项目会议纪要1、 会议时间：2007 年 8 月 23 日 16：3018 ：302、 会议地点：中珠上城销售中心会议室3、 参会人员：中珠地产：刘兰、王奕人、岑有策、王梁；世联地产：陈清虎、
10、赵鑫磊、张晓、杨承莹；会议记录：杨承莹一、会议主要议题1、 中珠上城九月工作计划；2、 形象楼书、产品手册修改建议；二、会议议定事项： 世联地产中珠上城项目组文件 91、 上周市场动向： 竞争楼盘情况：竞争楼盘名称 最新动向仁恒星园 上周成交两套，仅剩 4 套 200 平方米的四房； 9 月 6 日开始摇号，抽签选房，9 月 16 日开盘。 新推单位，面积为 140-200 平米三房、四房； 均价 9000 左右，带 1500 装修； 目前在持续办卡阶段，预计 8 月 31 日办卡截止。夏逸庭院 上周成交两套，仅剩 1 套 150 平方米的三房； 8 月 31 日开盘，当天推出 42 套，成交
11、 25 套，销售率60%； 新推单位，面积为 80-160 平方米两房、三房、四房； 均价毛坯 6800，当天按揭 98 折，一次性付款 97 折。城市印象 8 月 25 日开盘，别墅均价 14600 元，基本被电力高层人员定购, ；高层起价 5900 元，均价 7000； 推出单位面积为 250-350 平方米别墅，150-200 平方米三房、四房； 开盘当天共销售 51 套，其中 42 套内部认购。 一直在办家合会会员招募，无其他营销活动。 本项目情况： 8 月 20 日，销售中心开放仪式暨“尊贵客户登记”正式启动，活动当天客户签到 747 批，到场 1228 人左右, 客户对此次开放活
12、世联地产中珠上城项目组文件 10动热情度高； 活动当天申请“尊贵客户登记”505 批； 活动当天中国银行开户办卡 220 张； 活动当天开卡并存入 5 万元的客户约 95 批。2、 营销活动： 产品发布会场地与活动公司的选定： 产品发布会时间定于 9 月 29 日； 产品发布会场地选定在度假村千禧宫； 世联建议活动公司在东方彩虹与盛智两家公司中选定，并于 8 月27 日前确定； 产品发布会嘉宾邀请： 周五（8 月 24 日）邀请设计院建筑设计师、园林设计师，知会产品发布会时间以及相关演示资料的准备； 中珠于 8 月 31 日前落实集团嘉宾邀请名单；3、 工程进度： 样板房装修公司已确定为新木标
13、，样板房装修能否在 10 月 10日完成需确认； 傢俬及软饰装饰公司合同签订的跟进，于 9 月 15 日前签订合约； 与工程部确定样板房看楼路线，世联于 8 月 25 日提交看楼通道包装建议； 2、 3 栋公共大堂、电梯间、楼梯间装修于 10 月 10 日前完成； 世联地产中珠上城项目组文件 11 工程进度跟踪表:楼栋 当前进度 与工程计划对比情况1 栋 8 层 提前两周2 栋 6 层 提前一周3 栋 6 层 提前一周4 栋 地基 滞后两周5 栋 3 层 按计划完成6 栋 7 层 按计划完成7 栋 8 层 提前两周4、 关键物料： 中珠会会员卡已加印 3000 张，于 8 月 31 日前制作完成； 剩余的 500 张礼品音乐牒于 9 月 1 日前到位； 产品发布会邀请函： 产品发布会邀请函需要广告公司设计，设计完成时间 9 月 3 日； 9 月 15 日开始通知诚意客户来销售中心领取邀请函，不能亲自来领取邀请函的客户可采用邮寄方式； 产品发布会会务用品： 客户签到本需由活动公司设计制作，体现客户尊贵感，设计完成时间暂定于 9 月 15 日； 下周一（8 月 27 日）前往产品发布会活动场地实地考察，确定展板、现场导示牌的位置，数量以及设计内容； 世联地产中珠上城项目组文件 12 项目 3 D 产品扫描宣传片已出初稿，但在音乐衔接与画面上还需进一步优化；5、 合作公司： 形象宣传
