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1、文件号码 修订号码ZQPE-16C 3品质文书管理作业标准书中山市船井电子厂制定: 2002年 11月 26日修订: 2008年 09月 10日部门长承认 作 成修订经历修订号码 修订内容 修订页 修订日 作成 审核0 初 次 发 行 王绍军 北川1 样式修订，及引用二级文件追加 全部 2003.01.18 王绍军 北川2 软件的管理规定追加 全部 2008.04.18 陈志新 蒲原3 参照文件编号变更 全部 2008.09.10 陈志新 蒲原文件号码 修订号码 页码ZQPE-16C 品质文书管理作业标准书 3 1/5文件号码 修订号码 页码ZQPE-16C 品质文书管理作业标准书 3 2/5
2、1. 目的对在生产技术部使用的文书作成。承认，登记，配布，改订，保管以及回收等事项进行明确的管理。2. 适用范围适应于中山市船井电子厂生产技术部文书制作和管理工作。3. 职责生产技术部各担当：文书的制定和修改，外部文书的执行生产技术部门长:外部文书的接收，内部文书的承认生产技术文书管理中心: 文书的管理.登记.配布4. 引用文件/参考文件 ZQRQ-08C5. 定义本标准书按内部文书，其他部门文书，外来文书三大类进行管理内部文书：由生产技术部内作成及发行的日常业务使用的文书其他部门文书：由厂内其他部门作成，生产技术部内业务使用的文书外来文书：由厂外作成，而厂内业务使用的文书文件号码 修订号码
3、页码ZQPE-16C 品质文书管理作业标准书 3 3/56. 文书管理手顺6-1).内部文书管理6-1-1.内部文书的作成担当者根据外部文书资料或实际需要作成文书原稿， （例如:厂内产品规格，品质管理工程图，手顺书，联络书，部品表，点检定检表等） ，在文书原稿作成并盖印后，向管理责任（组长或主任）提出， （参考作业手顺书作成标准书ZQPE-01C,工程出库部品表作成标准书ZQPE-04C 等） 。6-1-2.内部的文书的承认管理责任者（组长或主任）确认文书原稿正确后盖印，同时需得到文书原稿上规定的相关部门的同意并盖印后，再交于部门长确认和承认，在确认和承认的过程中如果不符则担当者需再次修改。经
4、承认的文书正本需交由生技部文书管理中心。6-1-3.内部文书的登记担当者提出的文书得到承认者后，交由生技部文书管理中心.由文书管理中心对文书的名称，管理编号，制作日期，版本号，等在文件管理台帐 （ZE-016*）上进行登记.登记后在原稿的背面盖正本文件 MASTER COPY红印识别管理，然后夹入文件夹管理。6-1-4.内部文书的配布生产技术部文书管理中心根据原稿文件上的规定，或自部门的要求进行配布，配布的文书上盖“配布生产技术部”的红印，把文件名，文件编号，版本等记入(ZE-114*) 中,得到部门长的许可后进行配布，受领的部门需要在(ZE-114*) 中签名.签名后的 (ZE-114*)由
5、生产技术部文书管理中心保管。6-1-5.内部的文书的变更当有实际生产的要求后外部文书的指示要求变更时，我们内部文书就要变更.文书变更时，变更的日期，变更的内容，变更的个数，变更者，还有变更理由或根据的外部指示文书的编号全部要写在文书内，并在修改履历管理台帐(ZE-018*)中进行登记管理，修改履历中也要注明以上变更内容。文书变更后发行与文书最初发行的程序一样进行。6-1-6.文书最新版管理和旧文件的处理文书管理中心得到承认完毕变更的文书时，在文件管理台帐(ZE-016*)和(ZE-018*) 中进行登记，旧的文件原稿正面盖 “失效 文件 OBSOLETED COPY红印以区别管理，失效文件保管
6、期限为 3年。文件号码 修订号码 页码ZQPE-16C 品质文书管理作业标准书 3 4/56-2).其他部门文书管理6-2-1.其他部门文书的接收由厂内其他部门作成的配布给我们使用的文书（例如:小日程计划表等）经生产技术部部门长接收后交文书管理中心，在文书管理台帐ZE-016*)上登记直接夹入文书夹中管理。6-2-2.其他部门文书的配布文书管理中心根据配布的使用要求，把要配布的文书名，文书编号，版本号记入(ZE-005*) 上,配布的文书上盖“配布生产技术部”的红印.(ZE-005*)得到部门长的许可后，进行生产技术部内部的配布。6-2-3.其他部门文书最新版管理和旧文书的处理当其他部门文书有
7、变更发行时(ZE-016*)和(ZE-018*)中进行登记，旧文件直接废弃。6-3).外部文件管理6-3-1.外部文书接收从外部来的文书由部门长承认后，交由生产技术部文书管理中心。6-3-2.外部文书管理文书管理中心把外部文书的文书名，文书编号，接收日期，版本号等内容登记到(ZE-050*) 上进行管理。登记后在原稿的背面盖 正本文件 MASTER COPY红印识别管理。然后夹入文件夹管理。6-3-3.外部文书配布外部文书配布的方法与内部文件的配布方法一样。.6-3-4.外部文书最新版管理和旧文件的处理文书管理中心根据变更的外部文书的文书编号在 (ZE-050*)和(ZE-018*) 上登记，
8、旧版文件原稿正面盖 失效文件 OBSOLETED COPY红印识别管理。然后夹入文件夹管理。6-3-5外部的软件管理对于软件的使用，版本的更新都要进行管理。相关使用部门要及时的更新配布方式同文件的配布一样。7. 记录 ZE-016* ZE-050* ZE-114* ZE-018* ZE-005*8. 改废本作业标准书修改与废弃由生产技术部部门长决定。文件号码 修订号码 页码ZQPE-16C 品质文书管理作业标准书 3 5/5文件管理流程文书作成 变更文书确认文书承认台帐管理 文书登记保管旧文书处理 文书配布配布文书使用保管 修订要求外部文书外部文书接收担当者管理责任者部门长文书管理中心各部门内部文书 外部文书NGNGOKOK其他部门文书接收其他部门文书其他部门文书配布文书使用内部使用生技内部配布管理记录配布管理记录表
