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1、1公文管理办法（暂行）第一章 总则第一条 为进一步推进公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，切实发挥公文以文辅政的作用，推动各项工作高效有序运转，依据中共中央办公厅、国务院办公厅党政机关公文处理工作条例 （中办发201214 号） 、西安交通大学公文处理办法 （党办发20131 号）结合公司实际，制定本暂行办法。第二条 本暂行办法适用于公司的公文处理工作。第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第二章 公文的种类第五条 公司公文的种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决
2、策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。2（三）公告。适用于向社会、公众宣布重要事项，公布董事会决议等。（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十一）函。
3、适用于和公司不相隶属的单位或个人之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文起草第六条 公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门的意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政3策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。如有分歧，由主办部门负责人协调，仍不
4、能取得一致时，主办部门应当列明各方理由或依据，报请主管领导决定。公文在有关单位之间征求意见或会稿时，各协办部门应在 1 个工作日内答复或会稿，对紧急公文应第一时间处理，避免造成工作延误。（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并负责审核本部门起草的公文。（八）起草涉密公文应当在涉密计算机上操作或通过纸质进行，并应符合国家、公司相关保密制度的要求。（九）公文格式见附件 1：公文格式要求 。第四章 公文审核第七条 公文在发文前必须进行审核，审核的重点为：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公
5、4文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第八条 各部门以公司名义起草的公文，须报行政部进行审核。未经行政部审核，公文不得直接送领导签发。第九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。第五章 公文签发第十一条 公文报送必须按要求签发。（一）重要公文、上行文和以公司名义印发的公
6、文由总经理或授权的常务副总经理签发。以部门名义印发的公文部门负责人签发，重要公文应报请总经理或授权的常务副总经理批准。（二）凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议通过的公文，应当标示“经 会议讨论通过（或决定） ”。会议纪要原则上由参加会议的公司领导会稿，由主持会议的公司领导签发。（三）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。5第六章 公文办理第十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第十三条 收文办理主要程序是：（一）签收。公文办理部门对收到的公文应当逐件清点，核对无误后填制来文登记表 （附件 2） 。如发现问题，应当及时向
7、发文单位查询，并采取相应的处理措施。（二）登记。公文办理部门对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，填制文件拟办单 （附件 3） 。机要公文应当按照相应的保密管理规定进行登记。（三）初审。公文办理部门对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文，应由部门负责人提出拟办意见，报总经理或授权的常务总经理批示，或转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应
8、当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示，传阅过程中填制文件传阅单6（附件 4） 。办理公文传阅应当掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。机要公文应当按照国家及公司有关保密管理规定进行传阅。（六）催办。公文办理部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关部门。第十四条 发文办理主要程序是：（一）复核。已经签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、
9、格式等进行复核，重点复核联合发文的文件会签单 （附件 5）以及发文稿纸 （附件6） ；文稿内容原则上不得改动，需作实质性修改的，须报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，须确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。各部门以公司名义起草的公文由行政部登记编号，由公司统一规定。（三）印制。公文正式印制前，拟稿人应当认真校对。公文应按规定份数印制。使用公司公文版头的公文由行政部印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当严格遵守保密制度印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的发文必须签收。外寄的请示、重要7报
10、告必须用特快专递或挂号发出。涉密公文按照国家及公司有关保密管理规定分发。第十五条 归档。公文办理完毕后，应及时归档。（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据档案工作的法律法规以及公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）公文由主办部门整理、归档（包括电子留档） 。（三）联合办理的公文，原件由主办单位归档，其他部门保存复制件。部门负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。第七章 公文管理第十六条 公司各部门应当规范本部门公文管理，并确定专人统一管理公文。第十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应
11、当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级部门决定。第十八条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。第十九条8（一）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定，并经行政部负责人审核，总经理或授权的常务副总经理批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。（二）复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位
12、戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。第二十条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第二十一条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。第二十二条 不具备归档和保存价值的公文，经各部门负责人批准后可以销毁。涉密公文必须由单位组织统一销毁，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第二十三条 部门合并时，公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章 附则第二十四条 公司公文含电子公文。电子公文法律效力等同纸质公文。电子公文处理办法按照公司有关规定执行。9第二十五条 公司各部门公文处理工作依照本办法执行。第二十六条 本办法由行政部负责解释。第二十七条 本办法自印发之日起施行。
