《档案工作统计分析材料》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案工作统计分析材料（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第 1 页档案工作统计分析材料第十讲档案统计一、档案统计工作含义定义：以数字的形式揭示档案和档案工作的发展过程、现状以及一般规律的一项工作。包括档案统计调查、统计整理、统计分析和提供统计资料等内容。档案统计是档案管理工作中一项重要的环节，是监督和保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项工作，在整个档案工作中占有重要的意义。1、统计工作的对象档案统计工作的对象主要有档案机构、档案数量、档案工作人员、档案经费情况等项目。也就是说，凡是可以进行量化描述和量化研究的现象，都可以纳入档案统计工作。目前，我国档案工作的统计体系，基本上分四个层次：（1）全国档案工作基本情况统计。与工资、干部职工统计要求一样
2、，纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家统计局指导与监督。（2）专业系统档案工作基本情况统计。各个系统，如教育系统、医疗系统、交通系统等，由专业主管机关组织进行。（3）地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。由地方档案行政管理机关组织进行。（4）档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。2档案统计工作的任务一方面是及时地对档案和档案工作诸多方面、多种状况的数据进行统计调查、整理和分析，比如档案与档案工作的规模、水平、结构、速度等在一定时间、地点、条件下实际的数第 2 页量表现。另一方面向国家提供档案统计资料
3、，反映档案事业的水平，可以为国家发展档案事业提供丰富而又准确的依据。二、档案统计工作的意义（自学）档案统计工作是指导档案工作的一种管理措施和方法，是整个档案工作中必不可少的环节，历来受到档案部门的重视。1档案统计工作是科学管理档案的基础、手段和方法。2档案统计是使档案工作处于良性运行的重要保证。3档案统计工作是提高档案学研究水平的重要保证。三、统计工作的要求1准确性。我们常说，做事要做到“心中有数”，对工作而言，更是如此，准确性是统计工作的生命线，很多政策、法规的制定，都建立在对统计数据的分析之上。档案工作也是这样，数字统计不准确，就会给工作带来盲目。（20*年2月25日。国家统计局在这天发布
4、的公报显示，在“蜗居”成为流行语的20*年，全国70个大中城市房屋销售价格仅上涨了1.5%。这一数据迅即引发一场舆论风暴。人们几乎一致认为这不可思议，人们都说“可能是放错了小数点。”一个小小的数据，让国家统计局局长马建堂十多天里寝食难安。据后来国家统计局解释，他们有两套数据，一套是1.5%，加权数据测算的；一套是24%。而24%是均价涨幅。统计是一门专门的学科，我们外行人都不知道什么是加权数据，什么是均价涨幅，但是24%的涨幅恐怕更容易接受。2及时性。档案的统计要纳入日常工作轨道，将统计工作制度化。档案统计的及时性要求当然远远会低于一些密切关联民生领域的一些指标，比如，物价。第 3 页（每个月
5、，国家统计局都会公布CPI指数。城乡居民收入和消费支出数据指标，通常作为观察通货膨胀水平的重要指标。一般说来当CPI3%的增幅时就是通货膨胀；而当CPI5%的增幅时就是严重的通货膨。一些人就会问，这些数据到底从哪儿得来的？”。这个工作是这样开展的：在各个地方安排采价员，分布在近5万个采价点上对600至1000种规格品进行价格记录。要求采取记流水账的方式，日复一日、一笔一笔记录他们家庭的收入和支出数据，不能有任何遗漏，更不能弄虚作假。工作人员每月上门核实、收集账本，及时进行整理、编码、录入、审核、上报。最终，就有了国家统计局发布的城乡居民收入和消费支出数据。3科学性（统计报表的制定，各项统计指标
6、的设置、范围、内容要做到规范。科学）4法治性（夸大成绩、缩小失误，虚报、瞒报、伪造）（一些公司为了少交税，将工资数据少报；一些贫困县，为了争取国家财政补助，将经济指标也往少里报，不愿摘掉“贫困”的帽子；一些单位，还常常有吃空晌shang,将一些离职创业、或者退休死亡的职工的编制空挂，正常领取财政拨款）相对来说，档案统计数据的弄虚作假，其危害程度要小一些，但是也要纳入法制的轨道，对统计违法行为依法制裁。档案统计指标与步骤档案统计指标是进行档案登记、统计、分析的基础，发挥档案信息咨询，监督工作的条件，它的作用和意义都特别重大，所以对档案统计指标的选定，要遵循一定的原则，不可随意：一、常见档案统计指
7、标及其运用（一）档案统计指标的选定原则1客观性。2统一性。第 4 页3稳定性。4可比性。（二）档案统计指标的内容1有关档案馆藏或室藏方面。大体包括以下几点内容：一是档案馆（室）所藏档案总量；二是档案结构分量统计，即对不同种类、不同时期、不同保管期限、不同整理状况的档案数量的分别统计；三是馆藏资料情况等。2有关提供利用方面。一般有两种：一是利用者情况统计；二是利用服务情况。3有关档案经费及结构建设方面。包括档案事业经费、机构设置情况、基本建设情况、档案库房面积以及档案室（馆）内设备等方面。4有关档案工作人员基本情况方面。包括档案室（馆）工作人员总体数量（定编）和档案人员结构分量：按年龄段、文化程
8、度、档案专业文化程度以及专业技术职称等情况。5有关档案方面专业教育基本情况方面。包括普通高校、成人教育、中等学校等教育机构的学生和师资情况等方面的统计。（三）档案统计指标的应用1绝对数。用以揭示档案和档案工作现象在一定时间、地点条件下的规模和数量。比如建馆的总数、档案库房面积、案卷数等等。比如，一个某档案馆，库房面积390平米，案卷数20*0册，文书档案15000卷，科技档案4000卷，实物档案160卷等等都是绝对数。所以说绝对数是最基本的档案统计指标。2、相对数：一个时期相对于另一个时期，一个地区相对于另一个地区，部分对整体，实际对计划等指标的对比中，都会得出相对数。第 5 页比如，1983
9、年全国29个省、直辖市、自治区的县级档案馆有2193个，这个数值是绝对数，只能反映当时县级档案馆的实有数，并不表明它的发展速度，如果将这个数据与1959年县级档案馆的736个这一数据比较，则可以看出，在35年间，我国县级档案馆增加进2倍。3平均数平均数是表明一般或总体典型水平的统计指标。主要是便于对比分析，反映出各地区、各系统在发展速度等方面的差别。算术平均数是平均数中最常用的形式。档案室（馆）的登记和统计训练一、档案室的登记和统计工作档案室主要通过以下形式去统计：1卷内文件目录：登记和统计单份文件的数量、卷内文件的页数；也可以从案卷封皮上“本卷共多少件多少页”直接统计。2案卷目录：登记和统计
10、案卷的数量。通过案卷目录可以统计档案的总量或某类档案的案卷数量状况。卷内文件目录和案卷目录是档案最基本的登记和统计形式。3总登记薄：这是用来登记档案收进、移出等变化情况和实存数量的登记、统计形式，控制着档案室全部档案的总量和变化情况。（教材196页）二、档案馆的登记和统计工作档案馆是永久保存档案的地方，档案馆每年按规定向上级业务主管机关报送本馆的基本情况。1、进收登记簿主要登记档案在何时、何地接收了多少档案进馆的情况。2、全宗名册用来统计档案馆保存档案的全宗数量，固定全宗顺序号的表册。3、案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号的表册。第 6 页三、统计报表的
11、编制。另外，还有档案数量、档案借约利用情况、本年编研档案资料、设备（台）等。（见档案管理学第241页）统计时注意：1要认真阅读说明和指标解释，了解指标的含义、范围、计算方法，指标之间的关系，等。如表中“现有专职人员”是指企业档案部门的全部固定职工；2使用的计量单位应该符合要求，如“现有库房面积”“档案数量”的内容和计量单位都作规定和说明。3以前档案数量常用“卷”来计量，但由于卷的厚度不同，因此不太准确，现逐渐采用国际做法，采用“米”做单位四、档案事业管理机关的统计工作各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况，应该具体、精确、系统地了解，
12、以便根据单位的实际情况，进行业务指导工作。档案事业管理机关的统计工作，一方面依靠所属档案馆（室）填报登记、统计报表和卡片，另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析，按照工作需要拟制填写其他统计表。档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表、档案机构人员情况调查表等。（1）全宗卡片。它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。卡片由档案馆填写，并向档案事业管理机关报送。档案事业管理机关收到全宗卡片后，要进行全面检查，然后按档案馆集中，以全宗顺序号排列保管。（2）全宗变化情况年度报表。档案馆向档案事业管理机关报送全宗卡片后，每年应向
13、档案事业管理机关报送全宗变化情况年度报表，第 7 页说明每一全宗内档案增减变化情况，档案事业管理机关将报表反映的情况填在全宗卡片上。（3）档案机构、人员基本情况统计表。是档案部门统计档案工作人员的具体情况的一种报表，是对单位档案管理人员的变更情况及基本信息详细登记填写，不仅方便了档案业务指导工作的开展，也便于档案行政部门对各立档单位档案人员队伍开展针对性的建设。篇二：关于做好公司档案统计与管理的工作计划关于做好公司档案资料统计与管理的工作计划为了完善公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，在公司领导的指示与
14、领导下，我将负责开展档案统计与管理事宜。档案统计与管理是一项涉及部门广、档案类别多、持续时间长的工作，为了做好这项工作，现拟定以下工作计划：一.制定档案管理制度并监督执行。建议公司发布档案管理制度作为日常工作守则，让全体员工意识到档案管理的重要性和长久性，为档案统计与管理做好宣传工作。（我已起草了网通电子商务有限公司档案管理制度，全文附工作计划后，请公司领导审阅和指正。）二.做好档案资料统计与保管的条件准备工作，包括档案存放位置选址，档案柜、档案盒、装订机、打孔机、防火消防栓等相关物品的采购。（此项需要公司安排指定存储地点，并由有关部门负责采购档案盒、防火、防潮等相关物品采购。）三经公司领导审
15、核，确定需要统计与管理的档案类别，制定档案统计与管理登记表，包括档案统计汇总表、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。我已初步拟定了档案第 8 页统计汇总表模板，计划从档案类别、档案编号、档案名称、档案所属部门、保密等级、存放位置、归档时间等方面开展统计工作，档案统计汇总表模板附后。1.档案类别分大类和小类，大类分以下五类：1)文书类2)资质证书类3)合同资料类4)公司内部资料5)公司对外申报资料2.为了方便查阅，对上述五类进行了以下细分：1）文书类a)公司发文a)公司资质证书b)公司荣誉证书2）资质证书类c)员工资质证书d)知识产权类证书a)采购合同b)销售合同3）合同资料类d)业务合作合同e)
16、施工合同a)公司注册备案类b)人事档案资料4）公司内部资料c)财务档案资料d)技术档案资料e)公司管理文档f)其他a)科技项目申报资料b)知识产权申报资料5）公司对外申报资料c)项目年检验收资料d)贷款申请资料e)荣誉资质申报资料3.档案拟统计的部门：1)总经办2)行政部3)人力资源部4)采购部5)销售部6)招商部7)市场部8)产品推广部9)客服部10)技术部11)产品部12)运维部13)设计部14)财务部15)投资与数据管理部16)跨境贸易部4.根据档案形式可分为以下四种：1）实物类档案（奖杯、锦旗等）2）声像类档案（视频、摄像等）3）电子类档案（电子光盘、电子文档等）4）纸质类档案（书册、图纸等）5.根据档案内容进行保密等级划分，拟分为以下四种：1)一般机密（可公开存放、外借、对外展示的一般性资料）2)中级机密（涉及个人及公司信息或协议关键条款、具有法律举证价值）3)高级机密（不可公开、丢失或损坏后对公司运营有潜在损害）4)机密（公司最高机密，正常情况下不
