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1、办公室秘书岗工作标准及要求第一节 多方面CAPABILITY 要求一、要有精明的办事CAPABILITY办事首先是指自己的工作，办事 CAPABILITY 也是工作CAPABILITY，就一般情况而言，办事 CAPABILITY 还指一个人对接受的任何一项任务的完成情况和临机处理的 CAPABILITY。很强的办事 CAPABILITY 缘于经验丰富、知识面广、头脑清楚、思路敏捷、手脚勤快。事实上办事 CAPABILITY 又是由多种 CAPABILITY综合而成，往往反映出一个秘书的综合素质，这些综合素质应当包括：1、专业CAPABILITY首先要熟悉工作，掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对
2、象，了解自己，工作自如。秘书主要应当熟悉会务、文书、查办、信访、接待、收集信息等专业。2、理解和领会CAPABILITY日常工作中办公室秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交代的意图。同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。理解和领会 CAPABILITY 的高低直接决定了秘书的办事水平。3、分析和驾驭CAPABILITY秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。这就需要具备条理和驾驭事务的CAPABILITY。4、应变C
3、APABILITY秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，把预定方案完全打乱。这就需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置，达到预期目的。5、交际CAPABILITY交际 CAPABILITY 是处理好人际关系的重要因素。秘书要在不违纪和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人际关系，的确有一定的难度，但是必须明确，善于交际，使人容易接近，容易被人信赖，办事成功率就高，速度就快，反之则不然。交际CAPABILITY 也反映出一个人的思想性格修养，大多为人称道的秘书人际关系都是很好的。6、语言CAPABILITY
4、说话 CAPABILITY 与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、来访、洽谈工作等等，都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、明快条理、繁简得当、态度诚恳。同时还要有点说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。要明确认识到语言 CAPABILITY 是办事成败的一个重要因素，通过说话可以把各种事情办得利利落落。二、要有较强的文字CAPABILITY文字工作 CAPABILITY 的基本要求是，有较丰厚的文化知识、较高的政治理论水平，能尽快地熟悉党和国家的政策，熟悉法规，头脑清楚，思路
5、敏捷，有较强的认识、分辨 CAPABILITY 和逻辑思维 CAPABILITY，加上丰富的词汇、流畅的文笔等等。秘书不仅要经常动手用文字向领导反映一些重要的情况和重要的意见，而且要经常代领导审阅一些汇报材料、报告等等，必要时还要把好文字关和起草文稿。没有一定的文字工作 CAPABILITY 是难以胜任的。三、具备一定办公自动化CAPABILITY随着办公设备现代化的发展，对掌握技术的要求已不仅限于专职人员。如操作计算机录入、输出和编辑文件，应是每个秘书都应掌握的技术。掌握一定的技术手段，对于提高工作效率、加快思维节奏，以适应工作需要有着明显的积极作用。第二节 智力要求智力是才干的基础，有较好
6、的智力就必然有较高的才干，智力高下也是衡量秘书素质好坏的一项重要标准。尽管为领导所配备的秘书都是智力基础较好的人员，但智力基础好也仅仅是具备了为领导服好务的一个基础，还必须在实际工作中加强提高智力训练，不断地增长才干。智力训练主要包括知识积累、思维训练、临机应用等几个方面。一、知识积累国际政治、国内政策、历史文化、逻辑科学、现代管理理论，以及对其服务的领导所分管的专业有关的知识等等。有所侧重的方面要懂得更多、更深一点，其他方面一般熟悉就行。知识积累还包括熟悉管理方法、民主集中制原则及决策科学。工作经验、社会阅历也是知识，而且是对开发智力、才干更有益的知识。勤奋好学是知识积累的前提，对于处在现代
7、科学文化迅速发展，新情况、新问题繁杂纷呈的今天，勤奋好学，迅速积累知识，就更有必要。二、思维训练思维训练主要是指前面提到的多种 CAPABILITY 的训练。一个秘书既要经常同领导人打交道，又要不断同各界人士打交道，就极有必要加强自己的思维训练。逻辑 CAPABILITY、分辨CAPABILITY、认识 CAPABILITY 都是思维 CAPABILITY 的要素。训练思维 CAPABILITY，就是使人能熟练地运用科学的世界观和方法论辨别、认识事物的本质和现象。秘书人员应当把这种训练变成自觉的、主动的、有意识的活动，其方法就是读书、研究、工作实践。三、临机应用临机应用是指临机处置事务的智力，
8、泛指在一切情况下所表现出的反应迅速、思路清楚、 “处之泰然” ，即沉着、冷静、机智灵活的智力。这应由知识、经验、思维 CAPABILITY 做后盾，但也有心理素质和行为智力。秘书工作内容丰富，既有繁杂的日常事务，又随时可能面临突发事件，如各种灾情及社会动乱、交通肇事、人员伤亡等等，倘若漠不关心、动作迟缓，或麻木不仁、推出不管，那结果会不堪设想，同时也说明秘书人员的智力训练极差。要做到临机表现出优秀的精神状态，即：机灵、沉着、干练，就必须加强智力训练，不仅靠思维开发，而且在实践中也应不断加强学习和锻炼。四、增强反思CAPABILITY智力训练还有一点很重要，就是要加强反思 CAPABILITY，
9、要善于不断回顾自己，经常反思，自省每一次言行，智慧和才干就会在这种不断总结中增长起来。第三节 良好个人修养要求秘书除了要有精明的办事 CAPABILITY、较高的智力之外，还须有良好的个人修养。一、要不断培植自信心自信心是做好工作的一个重要的心理因素。自信心来自对自己、对环境的清醒分析，不是盲目的自信。要看到自己的长处和不足，要不满足、不陶醉长处，也不要忌讳短处。正视自己是自信的前提，正视自己才能知道自己应发挥什么，应补足什么。当然，也要了解对象，分析对象，择善而处之。二、要胸襟坦荡，宽宏大度秘书要随时牢记自己为之奋斗的远大目标，切不可将一己私利置之首位，从而斤斤计较，自寻烦恼。秘书人员做工作
10、绝不可能事事如意，诸如对上面的批评，下面的责怪，还有同事的误会等等。正确的批评、责怪要善于全盘接受，坚决改正。但有些批评、责怪有时还会是无理的，甚至是蛮横的。碰到这种情况也要宽宏大度，冷静处置，从而把关系搞好。另外还要善于看到他人的优点和长处，并能容纳别人的缺点和短处，这就非有坦荡的襟怀和宽宏大度的处事态度不可，秘书一定要具有“腹中天地阔、常有渡人船”的胸怀，从而永葆乐观主义精神。三、要有谦和之处世态度秘书身居中枢，上接触领导，在领导成员中周旋；下接触各方各界人士和群众。处理好各种关系的重要原则是谦虚平等，绝不可孤傲怪僻，盛气凌人。这就需要秘书人员随时摆正自己的位置，应当有谦和平等的性格及处事态度，这也是做好秘书的一个很重要的条件。最后，秘书还要有一个好的仪表，即做到外表整洁、穿戴合适，既不过分讲究，也不衣冠不整，要给人以良好的外表形象。
