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1、第 1 页080911文件管理制度(下发稿)河北梅花味精集团文件管理制度河北梅花味精集团有限公司二00八年九月五日目录1.总则.1.1目的.1.2范围.2.职责.2.1集团文件和文秘主管2.2基地办公室主管.2.3档案管理员.2.4机要管理员.2.5各部门文件管理员.3.文件的分类和编码3.1文件分类.3.2文件编码原则3.2.1文件种类及代码.3.2.2机构代码.3.2.3（每种）文件的编码.3.3分类和编码管理办法-5-3.3.1编码原则和编码方法的制定-5-3.3.2编码的产生.-5-3.3.3新编码的制定-5-4.文件管理办法.-5-4.1拟订和签批.-5-4.2保存期限.-6-4.2
2、.1定义期限的原则.-6-4.2.2保管期限的划分.-6-4.2.3保管期限的确定.-6-4.3密级的设定.-6-4.3.1制定原则.-6-4.3.2密级标准.-6-4.3.3设定与变更审批.-4.3.4不同密级文件的管理办法.-4.4归档地点.-4.4.1文件的归档地点.-4.4.2移交办理.-4.5文件的销毁.-8-5.文件管理流程.-8-5.1文件的拟订格式要求-8-5.2文件签批.-8-5.3文件的发放.-8-5.3.1发放单位.-8-5.3.2发放范围.-9-5.3.2发放要求.-9-5.4文件的接收.-9-5.5文件的传阅及办理.-9-5.6文件的整理保存-10-5.7文件管理人员
3、的培训和文件管理监督-10-5.7.1文员的培训.-10-5.7.2文件管理的检查-10-6.附则-11-附件一：梅花集团文件的分类.-12-附件二：梅花集团机构代码-18-附件三：各类文件流程控制表.-19-附件四：河北梅花味精集团有限公司模板-25-附件五：河北梅花味精集团有限公司公文签发单附件六：河北梅花味第 2 页精集团有限公司文件发放登记表.-28-附件七：河北梅花味精集团有限公司收发文件回执单.-29-附件八：河北梅花味精集团有限公司文件接收单-29-附件九：河北梅花味精集团有限公司收文登记表-30-附件十：河北梅花味精集团有限公司文件传阅单-31-1.总则1.1目的1.1.1规范
4、公司文件格式，统一文件类别与编码；1.1.2严格文件管理流程，提高办文速度和发文质量；1.1.3加强公司文件的科学管理，有效保护和利用文件。1.2范围1.2.1梅花集团日常经营活动所产生的所有文件和记录及所有文件和记录的管理（以下简称文件）；1.2.2包括集团档案室、河北基地档案室、通辽基地档案室、财务档案室、营销档案室（以下简称档案室）；1.2.3包括集团各部门、基地各部门和分公司（至车间）、营销各部门等所有单位（以下简称部门）。2.职责2.1集团文件和文秘主管2.1.1组织制定文件管理工作的发展规划；2.1.2制定文件管理制度，并监督落实执行情况；2.1.3建立集团公司档案和保密管理系统，
5、并制定档案室及保密内部运行管理制度，保证系统的正常运行；2.1.4组织制定文件工作计划，指导检查工作；2.1.5组织协调公司文件管理人员，进行系统培训。2.2基地办公室主管2.2.1参与制定并组织落实文件、档案和保密制度，并监督基地各单位落实情况；2.2.2落实集团文件检查工作，并制定基地实施细则；2.2.3组织协调基地文件管理人员，进行系统培训；第 3 页2.2.4负责基地档案室的全面管理，对档案管理员的工作进行指导；2.2.5针对文件落实情况提出建议，提高管理水平。2.3档案管理员2.3.1按照公司档案管理规定，开展档案管理各项工作，对所分管档案的保管负有主要责任；2.3.2负责档案材料的
6、收集、整理、立卷、归档、保管工作；2.3.3及时补足档案内容，分类存放整理新增内容；2.3.4如期清查档案内容，所缺部分及时向领导汇报；2.3.5编制文书档案检索工具和档案参考资料提高档案的利用率，坚持做好借阅和利用效果登记；2.3.6负责库内温湿度记录，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节，维护档案室各种设施的正常运转；2.3.7保持室内卫生清洁。2.4机要管理员2.4.1负责机要文件处理工作；2.4.2负责机要文件的整理、编目、装订和立卷归档工作；2.4.3负责机要文件的收发、保密工作；2.4.4协助主管领导制定和全面实施公司保密工作规划；2.4.5指导、协调、检查、监督公司其它部门单位的保
7、密工作；2.4.6开展保密宣传教育活动；配合有关部门查处泄密案件。2.5各部门文件管理员2.5.1落实文件管理制度，规范部门文件格式；2.5.2负责本单位文件的收发、传阅、办理、归档、装订等工作；2.5.3及时收集本单位文件，按时装订成卷，移交相应档案室；2.5.4参加文件管理培训，提高文件管理专业知识和技能；第 4 页2.5.5参与文件检查工作，对文件管理工作提出建议或意见。3.文件的分类和编码3.1文件分类公司的文件可分为规划、规章制度、计划总结、公文、会议纪要、合同协议、图纸、操作规程、资料、工作记录、报表等几大类。具体分类见附件一：梅花集团文件分类3.2文件编码原则文件统一采用十六位编
8、码，编码的规则如下：种类（二位）机构代码（二位）分类标准（四位）日期（六位）序号（二位）3.2.1文件种类及代码按照公司文件的种类，并分别用两位英文大写字母表示，可以分为以下类型。规划GH规章制度ZD管理手册SC程序文件CX计划总结JZ公文GW下页080911文件管理制度(下发稿)会议纪要JY合同协议HX图纸TZ操作规程CG资料ZL记录JL报表BB3.2.2机构代码按照公司组织架构，使用2位阿拉伯数字，不同层级的单位给定号码段表示，具体划分参见附件二：梅花集团机构代码。3.2.3（每种）文件的编码3.2.3.1规划：（GH）规划（二位）机构（二位）名称版本（四位）日期序号GH02（行政中心）W
9、J01（文件管理体系规划第一版）日期01（文件序号）GH02（行政中心）DA02（档案管理体系规划第二版）日期02（文件序号）3.2.3.2规章制度（ZD）制度（二位）机构（二位）名称版本（四位）日期序号ZD02（行政中心）YJ05（印鉴管理制度第五版）日期01（文件序号）ZD02（行政中心）FY07（费用管理制度第七版）日期第 5 页02（文件序号）3.2.3.3计划总结（JZ）计划总结（二位）机构（二位）层级类型（四位）日期（六位）序号JZ26（客服中心）A001（个人计划文件,第一位为二级以下的机构,后三位为部门内人员编码）日期01（文件序号）JZ08（工程技术中心）A010(第一位为二
10、级以下的机构,01代表总结类型，指项目编号；若是部门总结，则直接A000）日期02（文件序号）3.2.3.4公文（GW）公文（二位）机构（二位）层级类型（四位）日期（六位）序号GW02（行政中心）TB01（集团层级通报文件）日期01（文件序号）GW03（人力资源部）RM02（各部层级任免文件）日期02（文件序号）公文的类型包括：指示ZS、决定JD、公告GG、通知TZ、通报TB、报告BG、公函GH、请示QS、批复PF、意见YJ、传真电报CD3.2.3.5会议纪要（JY）会议纪要（二位）机构（二位）会议类别届数（四位）日期（六位）序号JY05（物资供应部）LH00（例会00）日期01（文件序号）J
11、Y01（董事会）0100（前两位指战略决策、人力、审计、经营、重大事项）日期02（文件序号）3.2.3.6合同协议（HX）物资供应部合同编码方式：合同（二位）机构（二位）物料客户（四位）日期（六位）序号HX05（物资供应部）Y001（原粮嘉禾公司合同）日期01（文件序号）第一位为合同类别，例如原粮、原煤、五金、包装等，其他三位都给供应商每位用0-9加上a-z顺序表示，共计363636=46656个编码营销公司合同编码方式：合第 6 页同（二位）机构（二位）产品区域（四位）日期（六位）序号HX27（营销国贸）0101（欧洲味精合同）日期02（文件序号）按照产品类型和区域划分其它合同编码方式：合同
12、（二位）机构（二位）类型客户（四位）日期（六位）序号HX03（人力资源）JX00（合同内容：绩效、招聘、培训）日期02（文件序号）3.2.3.7图纸（TZ）种类（二位）机构（二位）工艺设备类型（四位）日期（六位）序号TZ57（通辽一公司）010101（工艺设备类型）日期01（同种设备序号）第一个01是大工艺（车间），01是小工艺（岗位），第三个01代表设备类型。种类（二位）机构（二位）工艺设备类型（四位）日期（六位）序号TZ08（工程技术）01A0（项目编号图纸类型）日期01（文件序号）01代表项目编号，在项目章程中确定这个项目的编号，A代表图纸类型，主要有总图、土建、构造、隐蔽、安装等。3.
13、2.3.8操作规程（CG）种类（二位）机构（二位）车间类型（四位）日期（六位）序号CG57（通辽一公司）0301（发酵车间设备操作规程）日期01（文件序号）CG86（河北二公司）0402（味精车间工艺操作规程）日期01（文件序号）前两位代表车间大工艺，后两位代表规程的类型，规程里面有设备01、工艺02、安全03、检验04四类3.2.3.9资料（ZL）种类（二位）机构（二位）名称属性（四位）日期（六位）序号ZL01（行政中心）ZJ00（证件，前两位为资料类型，后两位不再编号，用00表示）日期01（文件序号）3.2.3.10记录（JL）种类（二位）第 7 页机构（二位）名称属性（四位）日期（六位）
14、序号JL03（人力资源部）ZP00（招聘过程文件，前两位为记录类型，后两位不再编号，用00表示）日期01（文件序号）3.2.3.11报表（BB）种类（二位）机构（二位）名称属性（四位）日期（六位）序号BB01（人力资源部）KQ00（考勤表，前两位为记录类型，后两位不再编号，用00表示）日期01（文件序号）3.3分类和编码管理办法3.3.1编码原则和编码方法的制定3.3.1.1文件编码原则与编码方法由集团行政中心文件和文秘管理主管负责起草、拟订，经行政中心经理审核后，提交集团总经理审批后执行。3.3.1.2编码每半年检查和调整一次，如果需要随时调整。行政中心每年6月份及12月份收集各部门文件管理
15、人员在编码实际操作过程中存在的问题，征求意见，并汇总需进行修订或新增的编码，经行政中心经理审核后，提交总经理审批下发执行。在日常工作中，集团、基地、营销公司各部门文件管理人员发现编码问题后，立即提交，集团行政中心根据实际情况进行合理的调整。3.3.2编码的产生3.3.2.1各部门在起草文件时即根据文件分类和编码原则对文件进行编码。3.3.2.2对于政府、社会、协会、组织机构等外单位发送给企业的文件，各部门在接收后即按类别和编码原则进行编码。第 8 页3.3.3新编码的制定在日常文件管理中，若出现文件不属于目前分类范围的，由各部门专职或兼职文件管理人员到集团行政中心申领新编码。4.文件管理办法4.1拟订和签批4.1.1集团行政中心统一制定文件格式，在格式无法满足需求时，各部门文件专职或兼职管理人员根据部门情况提出申请，报集团行政中心，由集团行政中心统一规范后下发；4.1.2不同的文件类别由不同层级的人员进行审批，具体审批权限见附件三。4.2保存期限4.2.1定义期限的原则中华人民共和国档案法等有关法令。文件的重要性，对企业的影响程度。4.2.2保管期限的划分4.2.2.1分为永久保存、10年保存、5年保存、1年保存四类保存年限。4.2.2.2定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算。4.2.3保管期限的确定4.2.3.
