财务报销及付款管理制度

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1、重庆水木乐保洁有限公司财务报销及付款管理制度第一章前言一、编制目的为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。二、适用范围及定义本规定适用于公司及公司涉及各项目。三、本规定修改及审批本规定由总经理签批后方可执行。四、执行时间本规定于颁布之日起开始执行。第二章 管理原则2.1 归口管理原则为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：部门 费用类别 明细项目材料费日常所需的材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。运营管理部维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维

2、护材料备件等。重庆水木乐保洁有限公司低值易耗品 吸尘器，洗地机等设备。能源费 水费、电费、燃气等。运输费 物流费、快递费等。业务提成 根据公司的政策计算的项目提成。营业外支出 与经营相关的罚款等。公关费 因业务产生的一切公关费用税金 营业税、个人所得税等。财务部银行费用 手续费、利息支出等工资薪金基本工资（保底工资、绩效工资）、补贴（餐补、夜班补贴、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职工）、社会保险。其他职工福利费（如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。专业服务费 咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。办公费用 各类办公

3、耗材、饮用水、文件快递费等。员工活动 旅游、会议费、公司安排员工聚餐等。保险费各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。业务招待费 购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。人力资源部差旅费 如出差车费、餐费、住宿费等。重庆水木乐保洁有限公司通讯费 办公室电话费、宽带网络费等。外勤办事车费 如公交车费、打车费等总部固定资产 总部购置办公桌椅、电脑及配件等营业外支出 总部罚款支出等备注：(1) 未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。2.2 预算管理原则2.2.1 年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。2.

4、2.2 对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计划，根据审批权限规定，经批准后方可执行。第三章 授权审批权限规定3.1 经济业务发生前授权审批3.1.1 根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易。3.1.3 非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。非事前审批项目如下：序号 类别 项目明细 备注重庆水木乐保洁有限公司社会保险贷款利息1 委托收款水、电、气、能源费等2 已签订合同 根据合同内容固定支付，如设备的购置分期款等

5、合同已事前审批3 固定或按固定比率计算的项目税金、工资薪、贷款利息等。4 按批准生效的制度执行 员工福利,如通讯、交通补贴等物流/快递费用印刷单据表格、合同、名片、条幅。员工桶装饮用水。办公用品费汽油费/停车通行费/过路过桥费市内交通费（员工外出办事）参照相关制度执行办公电话费、网络使用费参照合同缴费5 零星费用年检费、银行手续费重庆水木乐保洁有限公司3.2 报销及付款授权审批流程3.2.1 报销或付（汇）款审批流程如下：3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额 800 元及以内的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）财务3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额 801-2000 元之间的

6、审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）财务3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额 2001-10000 元的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理财务3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额 10000 元以上的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）分管领导（业务副总）总经理董事会会签审批财务第四章 报销及付款流程4.1 报 销 及 付 款 流 程 图重庆水木乐保洁有限公司报 销 及 付 款 整 体 流 程事项申请借款业务合同签订报销业务合 同 签 订 审批 单审 批 人 财 务 会 计 / 出 纳申 请 人事 项 申 请事 项 审

7、批 单审 批借 款 申 请借 款 申 请 单报 销 / 付 款 申 请费 用 报 销 单审 批审 批登 记 入 账总 帐 凭 证总 帐 凭 证登 记 入 账合 同 评 审合 同 文 本审 批需要借款无借款付 款 请 款 单审核通过冲销借款4.2 报销及付款方式4.2.1 主 要 通 过 网 上 银 行 转 账 支 付 ， 付 款 至 外 部 单 位 ， 原 则 上 以 转 账 、 支 票 方式 付 款 ， 个 别 特 殊 业 务 除 外 。4.2.2 使 用 支 票 结 算 ， 应 自 支 票 签 发 日 十 日 内 入 账 ， 逾 期 无 效 。4.2.3 现 金 支 付 ， 内 部 员 工

8、 报 销 如 需 支 取 现 金 ， 须 提 前 告 之 出 纳 备 款 并 在 报 销单 注 明 。重庆水木乐保洁有限公司第五章报销及付款时效5.1 报 销 及 付 款 时 效5.1.1 费 用 报 销 时 效 性为 遵 循 企 业 会 计 准 则 和 国 家 相 关 财 务 会 计 制 度 的 规 定 ， 正 确 、 合 理核 算 各 期 损 益 ， 当 期 发 生 的 费 用 应 当 期 报 销 ， 具 体 原 则 如 下 ：5.1.1.1 费 用 类 业 务 报 销 时 效 ： 原 则 上 应 在 费 用 发 生 后 三 个 工 作 日 内 报 销 （ 差 旅费 应 在 返 程 后 五

9、 个 工 作 日 内 ） ， 最 迟 不 得 超 过 10 个 工 作 日 ； 当 年 发 生的 费 用 要 求 在 年 底 12 月 31 日 前 报 销 ， 由 于 特 殊 原 因 不 能 及 时 报 销 的 ，应 由 各 部 门 汇 总 应 报 销 费 用 明 细 总 额 ， 上 报 财 务 部 作 为 计 提 费 用 的 依 据 ，并 且 在 次 年 1 月 15 日 之 前 将 原 始 票 据 整 理 粘 贴 好 到 财 务 部 进 行 报 销 ；5.1.1.2 员 工 月 固 定 如 交 通 补 贴 、 通 讯 补 贴 等 以 报 销 形 式 体 现 的 福 利 ， 应 在 每月

10、24 日 前 报 销 ；5.1.1.3 预 付 款 业 务 报 销 时 效 ： 以 预 付 款 方 式 发 生 的 经 济 业 务 ， 原 则 上 应 在 接收 物 品 或 服 务 后 5 个 工 作 日 内 报 销 冲 账 。5.1.1.4 月 结 付 款 业 务 ： 通 常 情 况 按 合 同 约 定 的 付 款 日 期 进 行 支 付 ， 但 各 部 门应 将 本 月 所 接 收 的 物 品 或 服 务 按 发 生 时 间 、 实 际 接 收 数 量 、 合 同 约 定单 价 、 金 额 等 进 行 明 细 汇 总 ， 并 于 月 末 最 后 一 天 提 交 至 财 务 部 ， 以 便作

11、 为 存 货 、 成 本 入 账 的 依 据 。5.1.1.5 所 有 原 始 凭 证 必 须 为 原 件5.1.2 财 务 部 受 理 时 间各 部 门 将 费 用 报 销 单 /付 （ 汇 ） 款 申 请 单 交 至 财 务 部 的 时 间 为 ： 周 一 至 周重庆水木乐保洁有限公司三 。5.1.3 付 款 周 期 ： 审 核 原 始 票 据 及 付 款 信 息 无 误 后 3-5 个 工 作 日 内 ， 特 殊 情 况另 行 通 知 ；5.1.4 付 款 时 间 ： 对 完 成 审 批 流 程 的 报 销 或 付 （ 汇 ） 款 申 请 于 每 周 五 进 行 付 款 。如 违 反 上

12、 述 规 定 ， 财 务 部 有 权 拒 绝 办 理 。第六章 员工借款6.1 借款条件及额度6.1.1 借 款 额 度 不 超 过 人 民 币 3000 元 ；6.1.2 因 发 生 的 地 点 、 场 所 不 固 定 无 法 确 定 固 定 的 业 务 往 来 单 位 ， 如 差 旅 费 、业 务 招 待 费 、 新 项 目 考 察 、 员 工 活 动 费 、 停 车 费 ， 加 油 费 、 过 路 费 等 ；6.2 备用金借款6.2.1 定 额 备 用 金 ： 公 司 人 员 因 业 务 需 要 ， 需 频 繁 使 用 现 金 ， 可 申 请定 额 备 用 金 ；6.2.2 员 工 调

13、动 、 离 职 、 降 职 、 停 职 前 ， 必 须 先 到 财 务 部 归 还 备 用 金 ， 方 可 办理 相 关 变 动 手 续 。 如 未 及 时 归 还 ， 财 务 部 可 以 通 知 人 力 资 源 部 在 其 工资 中 直 接 扣 除 。6.3 临时性借款6.3.1 临 时 借 款 ： 是 指 员 工 因 公 出 差 发 生 的 食 、 住 、 行 等 费 用 ， 或 者 备 用 金 不 足以 支 付 的 特 殊 事 项 。 例 如 差 旅 费 、 新 项 目 考 察 、 员 工 团 体 活 动 等 。重庆水木乐保洁有限公司6.4 管 理 规 范 ：6.4.1 因 出 差 而

14、需 临 时 性 借 款 ， 需 附 审 批 后 的 出 差 申 请 表 原 件 ， 并 根 据 批准 额 度 填 写 借 款 单 ， 财 务 根 据 审 批 同 意 的 借 款 单 据 办 理 借 款 ；6.4.2 借 款 原 则 上 以 通 过 网 上 银 行 转 账 支 付 ， 如 因 特 殊 情 况 需 支 付 现 金 请 在 借款 单 中 注 明 ；6.4.3 所 需 现 金 金 额 超 过 人 民 币 3000 元 的 需 提 前 一 天 通 知 财 务 部 ， 以 便 备 款 ；6.4.4 借 款 人 须 在 业 务 办 理 完 毕 后 三 个 工 作 日 内 完 成 报 销 或

15、退 还 借 款 手 续 ；6.4.5 定 额 备 用 金 必 须 于 每 年 12 月 31 日 前 办 理 退 还 手 续 ， 并 根 据 业 务 需 要 重新 审 批 办 理 ；6.4.6 员 工 借 款 账 龄 不 得 超 过 30 天 ， 如 有 特 殊 原 因 可 适 当 延 长 ， 超 过 60 天（ 特 殊 情 况 除 外 ） ， 财 务 部 将 通 知 上 级 主 管 ， 并 在 当 月 工 资 中 扣 减 ， 直至 扣 完 为 止 ；6.4.7 原 则 上 ， 借 款 管 理 执 行 “前 款 不 清 ， 后 款 不 借 ”的 规 定 。6.5 借 款 单 据 填 写 规 范

16、 ：6.5.1 公 司 员 工 借 款 时 统 一 填 写 公 司 印 制 的 借 款 单 ；6.5.2 借 款 单 联 以 及 用 途 ：6.5.2.1 借 款 单 一 式 三 联 ， 第 一 联 ： 付 款 凭 证 联 ； 第 二 联 ： 结 算 凭 证 联 ； 第三 联 ： 结 算 回 执 联 ；6.5.2.2 付 款 凭 证 联 ： 财 务 付 款 及 会 计 挂 借 款 人 借 款 处 理 的 原 如 凭 证 ， 严 禁 退还 借 款 人 ；6.5.2.3 结 算 凭 证 联 ： 借 款 人 报 销 或 还 款 时 的 原 始 凭 证 ； 会 计 根 据 此 联 做 账 冲 销借 款 ；重庆水木乐保洁有限公司6.5.2.4 结 算 回 执 联 ： 借 款 人 报 销 或 还 款 时 ， 此 联 给 借 款 人 ， 作 为 结 清 借 款 的 原始 凭 证 ；6.5.3