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1、中文 Excel 2000 速成教程第二部分 使用公式查询数据 第一讲 认识中文 Excel 2000 的计算公式一旦在中文 Excel 2000 中建立起了电子报表，就可以按前面课程中所述的操作计算并显示某一列单元格区域内各值的总计值。其实，中文 Excel 2000 提供有自动计算功能，如选定“工资额”列中的各单元格后，状态栏中就将显示各项数据记录的总值：求和=￥5,010.00；若选定“年龄” 列中的各单元格，状态栏中显示的总计值为：求和=184。这种显示总计的操作，也可以用于某一行，或者某几行所有或者部分单元格。这就是中文 Excel 2000 与中文 Visual FoxPro 6
2、最大不同之处，不但能轻易的建立起计算公式，还能在指定位置显示计算的结果。此外，若选定单元格后右击状态栏，然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值。若选择此快捷菜单中的“计数值”命令，中文 Excel 2000 会自动计算将要统计含有数值的单元格个数，选择“计数”命令则自动计算将要统计的已填充单元格数目。在中文 Excel 2000 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，
3、如图 1 所示。图 1 在“编辑栏”中观看计算公式这里，D9 单元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要计算的是单元格 D3 至 D9 中各数值的和，其值将显示在 D10 单元中。您一定还记得前面是如何在 D10 单元格中进行操作来显示统计数字的，若想要在别的单元格中也显示该值，而且还是让中文 Excel 2000 自动计算它，那么就单击那个单元格，接着在该单元格中输入这个公式吧！当然了，如果想在“编辑栏”进行操作也行，只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中总能准确无误的建立并使用公式的。而公式的应用法则呢又是那样的简单，如下面的公式即可将单元格 B4 中的数值加上 2
4、5，再除以单元格 D5 至 E5 单元格的数值不过，这一条公式的建立就不同了，不能使用前面的方法来建立，而需要在“编辑栏”中使用编辑的方法。注意：如果正确的创建了计算公式，那么在中文 Excel 2000 的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下 CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。一旦建立起了计算公式，中文 Excel 2000 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算，也可以使用括号更改运算顺序，而且与小学课程中四则混合运算法则相同。第二讲 创建计算公式下面将要为某公司的经营情况创建一张电子报
5、表，并使用计算公式做一些统计，请先按下列步骤进行操作。步骤一、单击屏幕左下角处的 Sheet 3 标签，然后在 A1 单元格中开始书写“北京分公司本月收支一揽表”字样，并设置好字体与字号(即字的大小尺寸)，如图 2 所示。图 2 输入新的报表标题 图 3 输入纵、横栏目与标题名步骤二、在 B2、C2、E2、F2 单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工资”、“盈利”栏目名称，如图 3 所示。接着分别在 A3、A4、A5、A6单元格中输入“第一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总结余”项目名。注：上面输入文字的操作说明，若输入的文字不能被当前单元格完全容纳时，中文 Exce
6、l 2000 会自动占用邻近的单元格。书写完毕后，通过设置较小一点字号的方法，或者扩大单元格，就可以在单元格中完整地显示它们。图 4 适当调整一下文字字号步骤三、选定 A 列与 B 列中的所有栏，并设置较小一点字号，以便在单元格中完整地显示它们，如图 4 所示。上面建立好了该分公司本月的报表，所要填入的数据资料如下表所列：部门 收入(元) 每天支出费用（元/天） 第一营业部 8000000 50000 第二营业部 7000000 30000 第三营业部 0 70000 元 这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入，如图 5 所示。下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数
7、据，此后无论什么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化。步骤四、单击 F3 单元格，选定它后单击编辑框，输入： =B3-C3*30注意：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。 如果输入了一个错误的公式，按下键盘上的 Enter 键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式，并让您选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入的正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图 5 所示。图 5 显示第一营业部的盈利值步骤五、选定 F4 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B4-C4*30选定 F5 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B5-C5*30选定 F6 单元格后在编辑栏中输入公式：=B6
8、-C6*30此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图 6 所示。图 6 自动计算并显示各营业部的盈利值步骤六、选定 A6 单元格，并在编辑栏中输入公式：=E3+E4+E5图 7 自动计算并显示“总结余”上述操作完成后，一张电子报表就制作好了。此表的最大特点是可以在变更收入/支出数据后，自动更新“盈利”与“总结余”单元格中的值。第三讲 认识中文 Excel 2000 的运算符由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号(=)开始，位于它之后的就是组成公式的各种字符。其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素操作数，各操作数之间以算术运算符来分隔的，如在上面的这个公式中就使用了加法
9、、除法两种运算符。运算符就是这样的一种符号，用于指明对公式中元素做计算的类型，如：加法、减法或乘法。中文 Excel 2000 中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，它们的功能与组成如下所述。1.算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。表：算术运算符算术运算符 名称 用途 示例 + 加号 加 3+3 - 减号 “减”以及表示负数。 31 * 星号 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分号 百分比 20% 脱字符 乘方 32 （与 3*3 相同） 2.比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值
10、，即不是 TRUE(真)就是 FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。表：比较运算符比较运算符 名称 用途 示例 = 等号 等于 A1=B1 大于号 大于 A1B1 = 大于等于号 大于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1 3.文本运算符这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North & wind，结果将是 North wind。4.引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。表：引用运算符引用运算符 名称 用途 示例 : 冒号 区域运算符，对两个引用之
11、间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用。 B5:B15 , 逗号 联合操作符将多个引用合并为一个引用。 SUM(B5:B15,D5:D15) 如果公式中使用了多个运算符，中文 Excel 2000 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。表：运算的顺序运算符 示例:（冒号） 引用运算符（空格） , （逗号） (负号) 1% 百分比 乘幂* 和 / 乘和除+ 和 加和减& 连接两串文本第四讲 应用计算公式在中文 Excel 2000 中，时常用到的计算与
12、公式示例如下：1.计算收支平衡若要在中文 Excel 2000 中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子表格的一部分，就能创建公式来计算收支平衡。如假设单元格 F6 中含有上一次交易的余额，单元格 D7 中含有第一笔交易的存款总数，而单元格 E7 中含有任意的现金收入额，则要计算第一笔交易的余额，可在单元格 F7 中输入公式：=SUM(F6,D7,E7)如果又做了新的交易，那么可将此公式复制到与每一笔新的交易相对应的单元格中。2.合并“姓”和“名”通过公式能将存储在某一列中的“姓”和存储在另一列中的“名”连接起来，如假定单元格 D5 包含“名”，单元格 E5 包含“姓”，若要以格式“名 姓
13、”（如“John Smith”）显示全名可输入公式：=D5& &E5要以格式“姓,名”（如“Smith,John”）显示全名则输入：=E5&, &D53.合并日期与文本使用&（与）文本运算符即能将两个值合并（或连接）为一个连续的文本值。如若要将保存在单元格中的数字、日期或时间值与字符串相连，就可通过 TEXT工作表函数(参阅后面的内容)来达到目的。例如，如果单元格 F5 中含有 5-Jun-96 这样的一个日期值，那么可以使用以下公式显示文本：时间：5-Jun-96。=时间：&TEXT(F5, d-mmm-yy)4.按百分比增加存储在单元格中的数值还能增长若干个百分点。如假定单元格 F5 中包
14、含一个初始值，那么下列公式将让其值增长百分之五：=F5*(1+5%)如果百分点数值存储在某单元格中，如单元格 F2，还可以使用下列公式：=F5*(1+$F$2)注意：这里对单元格 F2 的引用是“单元格的绝对引用”，所以这个公式可以被复制到其它单元格，而不会改变对 F2 的引用。“绝对引用”指的是不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。绝对单元格引用的形式为：$A$1、$B$1，以此类推。（有些单元格引用是混合型？的。绝对行引用的形式将为 A$1、B$1，以此类推。绝对列引用的形式为$A1、$B1，以此类推。与相对引用不同，当跨越行和列复制公式时绝
15、对引用不会自动调整）。暂时不懂5.基于单个条件求和如果您不想只对某一行，或者某一列中数据记录求和，那就是要对某一个区域中位于不同行与列的单元格求和了，通过使用 SUMIF 工作表函数(参阅后面的内容)就能如愿了！如对于区域 B5:B25 中包含数值 Northwind 的每个单元格而言，以下公式可为区域 F5:F25 中相对应的单元格求和。=SUMIF(B5:B25,Northwind,F5:F25)6.基于多个条件求和若要对区域 F5:F25 求和，而且要以区域 B5:B25 中所包含的 Northwind，区域 C5:C25 中所包含的 Western 为条件，就可以使用公式：=SUM(I
16、F(B5:B25=Northwind)*(C5:C25=Western),F5:F25)在这个示例中使用到的中文 Excel 2000 的数组公式，这里不要求您弄懂如此高深的理论，以后有时间再说吧！第五讲 认识 TEXT 工作函数上面“合并日期与文本”公式中的 TEXT 是一个常用的工作表函数，能将一数值转换为按指定数字格式来表示的文本。与别的同类计算机程序一样，此函数也有自己的语法：TEXT(value,format_text)圆括号中的内容为操作数：Value 若为数值、计算结果为数值的公式，或对数值单元格的引用。Format_text 所要选用的文本型数字格式。即在“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式。Format_text 不能包含星号(*)，也不能是常规型。顺便说一句，TEXT 工作函数还能圆整数值，或者转换日期格式，如：TEXT(2.715
