集团公文处理办法

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1、集团公文处理办法第一章 总则第一条 为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家公文处理有关规定，结合集团的实际情况，特制定本办法。第二条 集团的公文是企业在长期的经营管理过程中形成的规范体式文本，是传达企业指令，进行经营决策，指导商洽工作，请示和答复问题，报告情况，沟通交流进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联，衔接有序的工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、简明、扼要、及时高效，准确安全的原则。第五条 集团总裁办公室/集团所属公司办公室是各类文案的管理机构，负责管理、指导集团各部门、集团所属公司所属各单位的公文处理工作。第

2、六条 公司自制文件和外来文件，由集团总裁办公室/集团所属公司办公室统一收发、审核、传递、用印、立卷和归档工作。第二章 公司常用公文种类第七条 公文种类（一） 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二） 决议 适用于经过会议通过并要求贯彻执行的重大事项。（三） 通告 适用于公布社会各有关方面，应遵守或周知的事项。（四）通知 适用于发布企业规章制度,要求有关单位周知，集团所属公司（部门）办理、执行和需要知晓的事项及人员的任免。（五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（六）报告 适用于向上级单位、政府主管部门汇报工作

3、。反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。（七）请示 适用于向上级单位、部门、领导，请求指示、批准。（八）批复 适用于答复下级单位、部门的请示事项。（九） 意见 适用于对某事项工作、问题提出见解和处理办法。（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况，要求与会单位共同遵守、执行的议定事项。（十一）函 适用于不相隶属和平行单位之间相互商洽工作，询问和答复问题。第三章 公文格式第八条 企业公文由文头、机密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门） 、正文、附件、成文期、印案、主题词、抄送单位（部门） 、印发部门和印发日期等部分组成。（一） 涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中

4、“绝密” 、 “机密”级公文还应当标明份数。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “紧急” 。（三）编号文件由发文单位名称加“文件”二字组成；非编号文直接采用单位（部门）名称。（四）发文字号应当包括企业代字、年份、序号。（五）上行文应在首页（文头）发文字号的右侧，注明签发人姓名。（六）公文标题应当准确简明地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规范名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，并注明附件顺序和名称。附件应在左上角注“附件”

5、字样。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。印章应不压正文，端正盖在公文末尾成文日期的中间。（十）成文日期以负责人签发的日期为准。（十一）公文应当标注主题词。（十二）抄送单位（部门）指除主送单位（部门）外，需要执行或知晓公文的其它单位（部门） ，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置于公文末页下端，上下标明横线。顺序为抄报、抄送、发送。（十三）公文文字从左至右横写，横排，左侧装订。第九条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm） 。第四章 行文规则第十条 对上级单位及地方上级单位和同级单位行文，以企业名义行文；第十一条 集团内部行文中，有关全局性的重要

6、工作，应以企业名义行文，一般事务可以职能部门名义行文。第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送上级单位；如需同时送其它单位，应当用抄送形式， “报告”中不得夹带请示事项。第十三条 “会议纪要”应按正式公文统一编号下发或备案，有关全面的“会议纪要”由集团总裁办公室/集团所属公司办公室拟稿；业务专题会议纪要，由职能部门拟稿。统一由集团总裁办公室/集团所属公司办公室负责核稿、会签，打印、装订、分发并备案。第五章 发文收文的办理第十四条 发文办理指以企业名义制发公文过程，包括草拟、审核、会签、签发、编号、缮印、用印、登记、分发等程序。第十五条 草拟公文基本要求：（一） 确需行文时才行文。（二）

7、 符合国家的法律、法规、政策及公司有关规定。（三） 情况确实，观点明确，表述准确，文字简练，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（四） 结构层次序数：第一层为“一” ，第二层为“（二） ”，第三层为“1” ，第四层为“（1） ”。（五） 人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明年、月、日。（六） 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和一些专用词语，必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，在同一文中，数字的使用应当前后一致。（七） 应当使用国家法定计量单位。（八） 公文中使用简称时，一般先采用全称，并注明

8、简称。（九） 拟定公文，涉及其它部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商并会签后方可行文。（十） 草拟、修改、签批公文，原则上一律用钢笔或签字笔书写。（十一） 以本单位名义制发的文件应由主持工作的负责人签发。（十二） 公文的校对原则上由拟稿人亲自校对，重要的公文由拟稿单位（部门）负责人进行二校或三校。（十三） 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备 ，附件材料是否齐全，格式是否正确、统一、规范 。（十四） 公文印制要字迹清晰，版面整洁，格式规范；公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖正式公章，视同正式文件妥善保管。第十六条 收文办理，指对收到公文的办理过

9、程，包括签收、登记、审核、批办、承办、催办等程序。（1）收到公文，集团总裁办公室/集团所属公司办公室应当进行审核。审核的重点：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及本企业的有关规定；涉及其它单位和部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（2）对符合本规定的公文，集团总裁办公室/集团所属公司办公室应当及时提出拟办意见，送总裁（总经理）批示后交有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经集团总裁办公室/集团所属公司办公室主任签批，可以退回来文单位，并说明理由。（3）审批公文时，对有具体请示的，主

10、批人应当明确签署意见、姓名和审批日起，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。（4）由总裁（总经理）批示与交办的公文，集团总裁办公室/集团所属公司办公室负责催办与反馈。第六章 公文归档第十七条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和“华陆集团档案管理规定”的要求责成专人及时整理（立卷） 、归档。第十八条 归档范围内的公文应齐全、完整，能正确反映本单位的工作情况，便于保管和利用。确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第十九条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按规定移交、清退。第七章 公文格式第二十条 排版规格与印制要求（一） 正文用 3 号仿宋体字

11、，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。（二） 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。（三） 发文字号由发文单位代字，年份和序号组成。发文单位标识下空两行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001）不加“第”字。（四） 上报的公文须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。（五） 公文标题列于红色反线下空 2 行处，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；

12、回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（六） 主送单位，应在标题下空 1 行处。（七） 公文正文，应在主送单位名称下 1 行，每自然段首行左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。（八）公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、” ） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” 。（九） 成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。（十） 公文在落款处不署发文单位名称（联合行文除外） ，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章端

13、正、居中下压成文时间。（十一） 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十二） 主题词用三号黑体字，后左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。（十三） 抄送单位（部门） ，在主题词下 1 行；左空 1 字，用3 号仿宋体字标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。（十四） 印发部门位于抄送单位之下；左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十五） 版

14、记应位于公文最后一面，版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（十六） 页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，至于下边缘之下 1 行，数码左右各放一条 4 号一字线。附件：常用公文样式附件 1（常用公文样式之一。使用文种：请示、报告）文件（左空 1 字） （发文字号、签发人为 3 号仿宋，姓名为 3 号楷体， ） （右空 1 字）2008号 签发人： 附件：1、（附件前左空 2 字）2、年月日(成文日期用汉字标识，成文日期后右空 4 字)的请示（标题为 2 号小标宋）：（正文 3 号仿宋）（主题词顶格 3 号黑体字）主题词： （词目：3 号小标宋） 抄报： （抄报前左空 1 字） 抄送： ，。 （抄送前左空 1 字） 制（前左空 1 字） 年月日印发(印发日期用阿拉伯数字，右空 1 字)注：版心实线框仅为示意；在印制公文时并不印出。附件 2（常用公文样式之二。适用文件：通知、决定、意见、批复） 文件2008号（发文字号为 3 号仿宋） 关于通知（标题为 2 号小标宋）：（正