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1、 文件名称 采购档案信息管理制度文件编号 制订日期 年 月 日版 本 号 制订部门 修订日期 年 月 日编 制 审 核 审 批一、目的： 为加强对公司采购档案信息的管理，确保采购决策、执行全过程有据可查，充分发挥采购档案信息资料为采购管理工作服务功能，制定本办法。二、范围：凡采购管理决策、执行、监督各项活动均应记录，留有证据，并形成各种形式的文件资料，予以归档保存。三、权责：3.1 采购部：负责公司采购档案的收集、建档及管理各项工作3.2 档案室：负责重要采购档案资料集中归口存档管理、日常调阅等四、定义：无 五、作业内容：5.1 采购档案信息包含范围：5.1.1 供应商调查、评估、考核评鉴过程
2、记录及文件5.1.2 招标及其他方式采购过程记录及文件5.1.3 采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录5.1.4 公司采购审计记录5.1.5 供应商资质文件资料5.1.6 采购计划、资金预算及执行资料5.1.7 与供应商日常业务往来函件5.1.8 询价、比价、议价、定价等单记录5.1.9 主要材料市场价格波动表5.1.10 物料单价异动记录表电子档5.2 凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重要的
3、纪要应予以签收，且与会议资料一并归上 海 安 洋 木 业 有 限 公 司档。5.3 凡涉及供应商资质评价、考核，必须制订评价方案包括：评价方式、评价细则、评价程序、评价人员分工等，方案需经采购部负责人及分管副总审批，参与评价的人员及审批人员必须在评价结论上签名确认。经批准后，所涉及资料一并归档。5.4 凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书（公开招标）、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。5.5 合格供应商及投标供应商资质文件按照一户一档原则建档，收集范围、内容依据供应商
4、管理程序规定收集齐全，并核实无误。每年底应及时更新合格供应商相关评鉴考核等信息。5.6 所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，采购部主管及档案员应复核。5.7 采购档案管理：5.7.1 档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。5.7.2 文件盒或档案袋首页放置文件清单，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。5.7.3 一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。5.7.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记录放在上面，先存的放在下面。5.7.5 大类按年份归档，公司档案室要求归档的重要采购档案，每年采购部向其上交一次保存，档案管理人员负责保存好交接记录。5.7.6 无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存 3-5 年，其中供应商提供的标书、标样、资质类资料保存 3 年，公司内部采购资料保存 5 年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的经采购部主管、分管副总核准后，档案室负责销毁。5.7.7 采购档案的调阅及其它相关作业参看档案管理制度。六、相关文件：档案管理制度七、相关表单：无
