办公室内务管理

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1、办公室内务管理办法一、院办电话处理 接电话 1.接电话时必须问清单位、姓名，重要通话内容应做好记录，并提出拟办意见。 2.对上级部门来电，应问清对方单位并记录部门、姓名、电文，然后及时报告院办主任，转有关领导。来 电 记 录 表密级（绝密、机密、秘密、普通 ） 缓急（特急 急 一般）来电时间 年 月 日 时 分 来电号码来电单位 联 系 人来电内容处理意见处理结果受电单位 受电人备注打电话 传达院领导指示，发布电话通知，要求对方复诵内容、通报姓名，记录备查。 二、文件、信函、通知、材料的发送 凡“党字”、 “院字”文件，均由秘书填写好文件发送单，按文件发送单的发送范围和份数下发。对外发送的文件

2、由文书写好信封，装好文件交收发室，一般按挂号信寄出。 院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后，按照规定必须及时送出，并请接件人在发文单上签字，最后将发文单存档备查。 外单位寄来的公函，若需有关职能处或系承办处理的，由文书将函件送至相关部门。且必须登记备查。 三、办公室资产与办公用品管理 院办的资产管理包括：行政办公、旅差经费的使用，固定资产的管理，津贴、 补助的 发放，特支经费的管理与使用；( 包括院领导办公室的资产)办公用品管理等。 行政经费的使用和管理 1.院办的行政办公、出差经费控制，由院办主任负责。 2.院办添置新设备，购买消耗品，出差借款等，均须由院办主任事先请示主管院

3、长，征得同意后，按规定的额度支出。 固定资产的管理 1.归口管理及院办使用的固定资产的管理由院办固定资产管理员负责。固定资产管理员应认真将固定资产登记造册。凡新添置的设备均须由固定资产管理员验收登记，本人签名并注明领用时间，然后交给领用人员保管和使用。 2.院办的消耗用品，应经常清点，发现遗失和损坏，当事人应说明原因，院办行政事务干事要及时报告院办主任消耗品的需求情况。 3.固定资产的添置应由院办主任请示主管院长后方可购置。 特支经费的使用和管理 学院特支经费由院办主任统一管理。各部门因工作需要宴请或对来宾进行伙食补贴的须先行书面报告，提前送交院办主任报分管领导批准，然后由主任办理来宾用餐通知

4、单，部门送往食堂准备客饭或外出宴请。 办公用品的管理 院办行政事务干事负责办公用品的购买和发放。 1. 行政事务干事应注意掌握院领导及院办办公用品的需求情况，及时购买。 2. 行政事务干事购买办公用品后应登记造册。院办人员领用时应填写名称、数量、领用时间 。 3.除打字室用的纸张、打字蜡纸领回交打字室保管外，其余均存放于办公室库房内，行政事务干事一定要妥为保管，不能自行处理，领用时，需经过主任同意。 4.介绍信由文书管理和使用。 四、车辆管理 1.院办小车是专为院领导服务的工作用车，原则上不向外派车；面包车可安排部门使用。 2.安排用车范围：院党政领导、党委和行政重大活动用车统一由院办安排。其

5、它情况用车由车队长安排。 3.安排用车程序：院领导用车可经院办主任或行政干事通知司机，亦可自行通知；学院重大活动涉及到的用车，须经车队长通知司机；其它情况用车亦须车队长批准。 4.各单位用车直接与车队长联系。 五、院办打字室管理 学院党委和院行政文件由院办文书统一登记、编号，送打字室安排打印。打字室系机要重地，未经同意请勿进入打字室。 打字室一般只负责以下材料的打字： 1.以“中共山 东外贸职业 学院委员会”“山东外贸职业学院”名义制发的党政公文 2.院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料 3.院领导指示打印的各种文字材料 校对、送印一般由拟文单位负责。 六、催办 催办目的 及时了解各项工作

6、的执行情况和各有关部门的基本工作情况，确保上级下达的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。 催办范围 1.上级下达的各项任务； 2.党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作； 3.院领导交办的工作。 催办单的处理 催办单(形式如后) 由文书根据领导要求填写后交院办主任。院办主任根据工作性质，确定催办人办理。 催办人职责 接到通知后，及时了解情况与承办单位取得联系，落实工作项目负责人，在完成期限前进行催办，及时向领导反映执行中出现的问题并协助解决，填好催办记录，工作完成以后向领导汇报。附件 1：行政会议决定事项催办登记簿( )办第 号会议名称 会议时间主持人 记录员会议决定事项摘

7、要办理部门或人员催办情况备注山东外贸职业学院会议管理办法及组织程序一、学院大型会议的筹备大型会议的类别学院大型会议包括党代会、教代会、校庆、 团代会、经验交流会等。会议的组织与筹备1.组成秘书机构。会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、 组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。文字 组，负责撰写工作报告、决 议、决定草案、会 议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、 简报 、文件袋、 发言目录 、会议名单等。行政 组，负责印制会议代表证、列席 (特邀 )代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医 疗、 车辆、会场、文娱 活动等。组

8、织组 ，负责印制选举名单、 选票、准备票箱，起草选举主持人主持词， 组织实 施选举等。宣传组 ，负责新闻报道、会 场音响，书写并张挂( 贴)会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。保卫组 ，负责会议的安全保卫工作。2.会前准备工作。预案制定，即 拟定议题内容、会 议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。会场 布置，主席台座次要事先标明或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路 线等。议程安排，秘 书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好食宿、车辆 、医 疗、保 卫

9、 、文娱活动等。文件准 备工作，起草开、 闭幕词、工作报告、决 议以及会议须知、作息时间表等。其它，如准 备入场卷、代表证、工作证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄 影等活动的组织工作。3.会前检查工作。应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。4.会务工作。安排好会议时间、用车、行 车路线、停车地点、来 宾住房；接待 报到、登记；安排来 宾伙食、文 娱活动， 协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；整理代表的提案、批评、建 议，送交大会研究处理；协助主持人组织确定大会发言，做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。5

10、.会议后的整理工作。根据会 议情况写出会议纪要，编发新闻报道稿件；总结 会务工作，撰写会议日志；安排院外代表的离校，若是省外来宾应提早了解登记其返程日期，并代购车、机票；各类 文件该归档的归档，该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、 转办、催办，特 别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。二、学院党、政工作会议会议的种类学院党、政工作会议一般有：1.党委会、党政联席会议、院长办公会议。会议内容一般为讨论决定学院的重大发展、改革、增减机构等重要事项；2.学术委员会、教师职称评审委员会等会议。会议内容一般为研究咨询审议学院的校务、教学、科研、教 师职称等方面的重大问题；

11、3.系主任(处长) 工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究系、处的工作；4.党委书记、院长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些具体问题；5.院领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为了解信息、调查研究，处理一些基层的实际问题。会议的组织工作学院每周主要会议(活动)安排的程序党、院 办 每周五下午下班前向党委书记、院长征集下周所要召开的会议内容、要求，提出下周会议安排意见。落实 会议地点，通知有关人员出席会议。会议的准备工作1.会议须事先确定好会议的主要议题。一般由党委书记、院长或其他院领导提出议题，另外也可由院办将各职能处、系需提交会

12、议讨论决定的问题进行审查提出建议。各职能部门必须在每周五前将本部门需要在党委会、院长办公会议上讨论的问题，书面提交党办、院 办。注意：对所提 议题，有关系、 职能部门是否按要求履行完规定的程序；对所提 议题，有关 职能部门是否提出处理意见或建议( 有争议的问题最好提出两项或两项以上的方案供领导抉择)；重要 议题是否经有关咨询机构论证并提出方案；主管院 长是否同意所提议题在这些会议上讨论。手续齐备后方可排入会议议程。2.会议材料的准备。由各职能处、系提交上会讨论的问题，若需人手一册，一般应由各职能处筹办，院 办文书督办。需会议上研究的文件，如学院规划、年度工作计划、院长工作报告、各种重大改革方案

13、、建设方案、预决算方案、重要人事安排、机构设置问题、重要规章制度的建立、修改和废除等，一般应在会议前两天把材料送发给参加会议人员，并通知准备意见。会议的记录工作1.学院重要会议的记录，一般由院办主任承担。院办主任必须提前到会，检查到会人员情况，对未及时到会的同志再行催办。与会人员较多的会议， 应进行 签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予转达。2.认真做好会议记录。重要会议要录音，并将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，主任可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。3.会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。写出会议纪要后送主持会议的院领

14、导审批，存档。会议决定的落实1.会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神，应撰写纪要(时间 一般不超过三天)。纪要撰写好后，应送院领导审阅。并经主管院长签发后由院办文书编号，然后打印下发(时间 不超过一周)。对于尚待进一步讨论研究才能确定的事项或暂需保密的内容不发纪要。2.会议做出的规定，超出“纪要”的发放范围，可以用文件的形式(如“ 通知” 、“规 定”等 )下发。一般需由有关业务部门 按照会议提出的意见修改，经主管院长审核后印发。3.须再议事项。应注意排入下次会议。4.将会议决定了又需催办的重要事项填入党、政会议决定事项催办登记薄，并根据 办理中的难易填写催办日期。会议文件的归档1

15、.会议记录由秘书统一立卷归档。2.秘书会后应及时整理会议记录，备齐附件，编写顺序号，填好档案卷内目录。 卷内目录“ 标题”栏内应扼要地填写此次会议的主要内容。3.年终应编好页码交档案室立卷归档(每卷在 200 页以下，超者可分两卷)。4.卷内目录的复印件和“纪要” 的余份应分 别装订成册存在党、院办以备查考。三、接待校外会议为了保证学院工作的正常开展，保证各类会议的顺利进行，应对校外会议的接待工作进行统一的管理。会议主办单位(含院内承办联系单位，下同。)必须提前二个月向院办公室递交接待校外会议书面申请。申请中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承 办单位、会议规模、外地代表人数、经费来源及会议

16、经费预算等内容。院办根据学院情况、会议对学院的影响报院领导研究是否接受。会议承办单位在接到院办关于接受校外会议的批准单后，方可通知主办单位发会议通知，并与院内有关单位接洽。无院办的同意，各单位不得自行接待校外会议；自行接待者，有关单位应拒绝安排食宿、交通、会场等。由于自行接待会议而对学院工作、声誉造成不良影响的，要追查有关单位负责人的责任。会议通知必须提前 15 天发出，以便与会人员进行各方面的安排。四、会议室的管理学院办公楼三楼、五楼会议室，由院办统一管理，安排使用。使用范围办公楼会议室主要用于全院性的会议，一般不安排院内的其它活动。特殊情况(校外租用) 需 经院办主任批准。优先使用的次序1.院办安排的重要会议；2.各业务部门召开的全院性会议；3.挂靠在学院的单位召开的会议；4.其它会议。附件 1：山东外贸职业学院党委、院