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1、高校行政管理部门和教学队伍运作关系透析摘 要 在兴办高等学院之风兴盛，全国高校林立的今天，伴随着高等教育规模的壮大，高校教育教学管理水平的重要性也日益突显。而高校行政管理部门和教学队伍之间的运作关系一直是制约高校管理水平提高的关键因素之一。行政管理部门组织上的弊病和行政人员职业素质不高，以及教师队伍对行政部门的误解，造成两者之间沟通不畅、重复劳动，影响了教学质量的提高。本文基于实际调查，旨在分析两者存在的问题，力求找到两者之间的最优运作关系。关键词 高校行政部门 教学队伍 运作关系 对策高校的行政管理，是高等学校为了实现学校教育工作的目标，而采取一系列措施和手段，发挥其管理和行政职能，带领和引
2、导师生、员工，利用各种资源，有效地完成学校工作人员，实行预定目标的管理活动 1。因此，行政管理部门在高校中扮演着重要的角色。1行政管理部门存在的问题现代管理学认为，一个部门的组织管理水平和效率的高低，直接影响到该部门的工作质量和事业发展。而管理水平和工作效率的高低，取决于部门职能的合理配置和协调运转，取决于管理队伍的状况和管理人员的素质。我们小组以所在的珠海学院为对象，实地调查分析学院行政管理部门状况，根据归纳分析方法的原理找出存在于高校行政管理部门中的普遍的问题。背景链接：暨南大学珠海学院（以下简称“珠院” ）是 暨南大学设立在珠海的一个综合性学院，是暨南大学 办学的延伸。学院既保持和本部的
3、高度一致性，又具有其相对独立性。学院设有 13 个系部， 6 个研究所和 1 个中心， 设有学院办公室，教学科研处，学院总务处，学生工作处和安全保卫办 公室五大机构。就和教学 队伍的联系而言，直接相关的机构是学院办公室和教学科研处。学院办公室直接接受院领导的领导，负责全院的党务政务工作和全院各类人员的人事管理工作，是联结本部和珠院，发挥桥梁作用的重要机构。学院办 公室在接到学校的通知后，根据不同的内容分别下达到教学科研处，由教学科研处的行政人员具体通知教师。教学科研处是和教师队 伍联系最紧密的机构。1.1 组织结构不合理，职责分工不明，部门间缺乏配合现状描述：异地办学的珠院，行政管理机构相对精
4、简，但是在具体的职责分配上模糊不清，教师有问题找不到具体负责人。组织结构的合理与否，直接影响着组织功能的发挥。目前兴起的很多异地办学的学院，行政机构因为地域的限制通常比较精简，而忽视了明晰，出现部门职责十分笼统没有针对性的现象；而传统的高校行政部门，却存在着机构臃肿、部门重叠的现象，造成职责交叉、权责不分，遇事相互扯皮，直接导致了教师和行政人员的冲突。1.2 行政组织工作缺乏制度规范，人员流动性过大现状描述：珠院教学科研处的行政人员相对于工作总量来说较精简，每人要负责两项以上的工作。具体的职责分工并没有制定规章，而是依据行政人员自身的特点进行的划分，而且每位行政人员负责的内容也随着具体工作的开
5、展而不断变动。随着高校改革的进一步深入，高校管理队伍的建设也显得更为迫切。然而高校管理队伍的制度仍然不健全，没有建立完善的管理人员考核考绩制度和薪酬体系，绩效考核流于形式。目前，很多行政工作仍依赖于经验和主观判断，无法依章办事，往往造成管理工作的混乱。职位的设置多因人设事，岗位上的人员流动较大。这在一定程度上造成了教师和行政人员之间沟通的障碍，从而增加了教师对队行政工作的怨言。“制度问题是学院行政机构运作过程中最大的问题，它涉及到如何将规章制度规范化，将办事流程制度化。 ”学院办公室林主任如是说。1.3 信息传递层级过多，效率较低现状描述：学校的文件下达至教师，中间要经院办、教科处和系部三个环
6、节。管理沟通原理认为，信息经过的环节越多，信息受损和失真的程度也越大，并且所需的时间和人力就增多 2。传统的高校管理模式中，信息按机构层级进行传递，而非各职能机构直接进行沟通，使得效率低下。信息最终传达到教师需要很长的时间，往往会发生延误情况。1.4 行政工作人员自我定位不明，缺乏服务精神；缺乏沟通手段和沟通技巧现状描述：教师抱怨行政人员在传达信息时态度不友善，甚至是颐指气使，给他们的感受是在接受“管理” ，而非享受“服务” 。行政人员的素质是制约行政管理水平的关键因素之一，从某种程度上讲，甚至决定了管理水平的高低。目前，在高校管理中普遍漠视行政人员素质的高低，只讲求任务的完成，而忽视了任务完
7、成的质量和水平，对行政人员的吸收、培养、使用和开发都缺少应有的规划和有力的措施 3。鉴于此，行政人员缺少应有的职业培训，很多人对自身定位不明，不具备服务精神，更有甚者缺乏沟通技巧，在和教师的沟通中出现障碍甚至是冲突。1.5 上行沟通渠道不通畅，一年一度的教师座谈会流于形式，而非正式沟通的作用得不到保证现状描述：教师反映在每年的教师座谈会上解决不了实际问题，很多平时出现的问题得不到及时的解决。 “我们在出现问题的时候不知道找谁反映寻求解决途径。 ”目前高校对教师队伍的管理满足于任务的下达和完成，对教师队伍的关注度不够。没有给教师提供有效的沟通渠道和方式，一方面，信息得不到回馈；另一方面，也无法培
8、养行政人员和教师队伍的感情，从而限制了管理水平的提高。2教学队伍存在的不足2.1 系部功能不健全，未能充分发挥沟通行政组织和教师的桥梁作用现状描述：珠院教科处的行政人员对于教师的通知，大多是先通知到系部，然后由系部通知教师个人，而一些系部却认为通知工作应由教科处具体去做。两者的认识的脱节造成很多教师没有收到通知，延误了很多事情。系部作为沟通行政部门和教师队伍的中间桥梁，处于比较尴尬的地位。作为具体的教学部门，认为自己承担的是关于教师具体教学的管理工作，对教科处转交的通知工作就会选择性地承担，加之没有明确的规章制度划分这两个机构的职责，最终导致了系部与行政机构互相扯皮的现象。2.2 教师在教务管
9、理中过于被动，对学校发布的文件等关注度、重视度不高现状描述：珠院教科处一名行政人员在回答教师找不到具体行政负责人的疑问时这样说：“我们的职责是清楚的，哪件事由谁具体负责也都是公布出来的，如果老师不清楚，那是他们没有做过了解。 ”行政人员也说到，有些教师对学校发布的文件不关注，从来不浏览学院的网站，错过了很多重要任务，之后对其进行处罚时又觉得十分无辜，认为是他们行政人员没有通知到位。沟通畅通无阻的三个因素：发讯者对信息的清晰表达；信息传递渠道的通畅，受讯者对信息的顺利接收与正确理解。纵然行政人员发出了通知，期间也传送通畅，如果教师对通知视而不见，不加上心，则根本达不到沟通的目的。2.3 教师对行
10、政部门的工作有排斥心理，缺少配合精神现状描述：部分教师排斥行政人员的管理，认为他们“盛气凌人” 、 “纯粹命令” ，他们对学校安排的任务有诸多不理解，又不愿主动去做了解，就本能地抵触一些任务的完成。教师对行政工作的误解通常有两种：一，认为行政任务是教学工作之外的附属品，可有可无，不加以重视；二，认为行政工作缺乏人性关怀，是官本位思想的产物，自己是“被管理者”处处受到限制。关于促使行政管理部门和教师队伍运作关系最优的思考1 对于行政部门1.1 完善组织结构，向服务型组织转变组织结构的合理化是指组织内部各运行要素的合理有效的配置及运行机制功能的有效发挥。组织合理化的标志有四：目标设置的合理性与适应
11、性；管理层次与管理幅度的合理性；权责体系的合理界定与合理授权；职位设置的合理化和组织结构的功能优化 4。作为协助教学队伍完成教学工作的高校行政部门，在组织目标上应和教师保持一致性，以帮助教师高效率地完成教学工作为组织的终极目标；在组织结构上，多采用扁平型的结构，减少管理层级；在职位的设置上，强调因事设职而非因人设职，各岗位职责分明、条块明晰又密切联系、协助配合；促使行政部门向服务型组织的转变。1.2 加强制度建设，促进行政管理工作的规范化，强化各行政人员的职责意识和效率观念强化对管理工作的制度建设，明确各管理岗位的职责，以规章的形式规范下来。行政管理工作看似琐碎具体、忙忙碌碌、杂乱无章，实际上
12、是有章可循的。应该在实际工作中不断总结规律，形成相应的制度条律，使各项工作依章开展井然有序。避免了以往的“按经验办事” ，提高了工作的条理性和主动性，进而提高行政效率，促进管理的规范化、制度化。建立和健全行政人员的管理、考核、激励制度，切切实实实施行政人员的岗位责任制，根据管理层次的不同和工作岗位的不同，制定工作目标和具体的岗位职责要求。实施对管理人员的绩效管理，量化标准，对管理人员进行定期与不定期的，定性和定量的，多层次多形式的考评和监督管理，将其工作绩效和晋级、薪酬挂钩，奖罚分明 5。实施有效的激励制度，强调物质激励和精神激励相结合，正激励和负激励并举，以正激励为主，提高行政人员的成就感和
13、积极性。通过工作流程规范化，强化行政人员的职责意识和效率观念；通过绩效考核，激发行政人员的工作热情和进取精神，挖掘其工作潜能，逐步形成自我约束、自我激励、自我完善、自我发展的新机制。1.3 追求创新，采用新的行之有效的沟通方式，加强回馈环节优化行政部门和教师队伍的运作关系，就是要优化行政人员和教师队伍的沟通。随着现代社会工作节奏的加快，信息量激增，行政管理要获取各种渠道的大量信息，并且要迅速地进行准确地处理。行政人员需要和教师保持紧密及时的沟通。这就要求行政人员采用新方法、新工具提高处理事务的速度和质量。行政人员可以在沟通方式上大胆创新，改变传统的开大会、贴通知等低效的方式，利用互联网、电话等
14、新型信息传输通道。可以建立专门用于发布学校通知的网站，开通用于教师反映问题回馈信息的论坛和接收教师邮件的信箱，并派专人负责网站的维护和信件的处理，将信息交至相关的行政部门或人员。1.4 定期进行行政人员的培训活动，更新其关于管理和服务的观念，提高其职业素质和沟通能力传统观念上的管理就是把管理等同于僵硬的指令和一成不变的模式，没有充分认识和利用人的主观能动性，把管理与管人等同起来，施展手中的权力，通过制定的条条框框让别人“俯首称臣” 。这种传统观念一直普遍存在于高校的行政管理队伍中。然而伴随着我国高等教育的发展，建设高素质高校管理队伍的要求越来越迫切，这就要求高校行政管理人员转变观念，强化科学管
15、理。目前高校的高层行政管理人员已经强调服务的理念，要求行政人员抱着服务的态度，尽最大的力量帮助教师做好教学工作。对行政人员的培训，首先便是这种服务理念的培训。消除他们传统的官本位思想，树立科学的管理观。在具体的工作中，应仔细听取教师的工作计划和所遇到的困难，协助他们制定目标并提供各种帮助使其达成目标。对行政人员的培训，具体是要提高他们的职业素养和专业水平，使其能胜任行政工作并坚持良好的职业操守；其中预备良好的沟通能力十分重要，要强把口头表达和文字表述等最为基础的能力关。2 教师队伍2.1 优化系部设置，健全功能，合理配备工作人员系部作为联结行政部门和教师的中间组织，应该意识到自己在教学科研之外
16、所承担的职责。这是系部这一岗位的特殊性决定的，没有理由推托和不予承担。要强化系部的责任意识，需要将职责以相应的制度加以规范，明确规定系部上传下达的功能，要求系部在组织系内的教学科研等学术性活动之外，还负有将行政部门的文件传达各教师，将教师的情况要求等转达给行政部门的责任。应该安置适当的人员确保这项工作的完成。2.2 加强沟通的主动性要加强教师对行政人员的沟通主动性，首先要消除教师对行政管理工作的误解，使其认识到行政工作的目的和老师的目标是一致的，是为了其提高教学科研质量而提供的各项服务，而不是他们观念中的，为了约束教师行为而做出的种种限制性措施；其次还要改变某些教师存在的骄横心态，他们将行政部门视为高校中的附属品，是次于教师队伍的组织，认为只要将教学科研工作搞好，而对行政工作采取不配合不主动的态度。通过宣传教育，加强教师对行政工作的配合度。如果每位教师都积极关心学校的重大事件措施，密切关注学校发布的文件和完成安排的任务，就会使沟通更加顺畅，使行政管理的效果得到保证。参考文献1 刘军 对完善高效行政管理的探讨 首都
